Przewodnik dla początkujących po imprezach wakacyjnych

Podczas gdy strony wakacyjne mają pozwolić pracownikom na mieszanie się i wypuszczać w sposób, którego nie mogą zrobić w biurze, mogą być trudne do zaplanowania i zapewnienia, że każdy ma wspaniały czas. Impreza wakacyjna powinna być integracyjna, rozrywkowa i satysfakcjonująca dla wszystkich zaangażowanych. Ciężar często spada na zespół HR lub właścicieli małych firm, aby magia się wydarzyła.

Przygotowujesz się do zorganizowania firmowego przyjęcia wakacyjnego? Ten przewodnik zawiera wskazówki i narzędzia, które zapewniają radość i lekkość, a jednocześnie zapewniają pracownikom bezpieczeństwo i zadowolenie.

Co To jest przyjęcie świąteczne?

Przyjęcie świąteczne to święto dla pracowników firmy. Ma moc budowania silnego poczucia wspólnoty wśród członków zespołu. Impreza na koniec roku to również idealny czas, aby docenić ciężką pracę i poświęcenie każdej osoby dla firmy. Większość świątecznych imprez oferuje przekąski, gry lub zajęcia, a niektóre formy rozrywki, takie jak muzyka.

Podstawy świątecznej imprezy

Przyjęcia świąteczne mają kilka niezbędnych elementów. Wykonaj następujące kroki, aby uchwycić podstawy:

#1. Ustalanie budżetu

Zanim zaczniesz planować, powinieneś mieć na uwadze budżet na swoją imprezę. Zacznij od budżetu bazowego, który Twoja firma czuje się komfortowo. Ten budżet może być regulowany później, jeśli zdecydujesz się poprosić pracowników o wkład w Napoje, koszty biletów lub cokolwiek innego. Podczas tworzenia budżetu należy uwzględnić koszt:

  • Jedzenie i napoje
  • Miejsce
  • Rozrywka
  • Odznaczenia
  • Nagrody uznania
  • Catering, animatorzy, fotografowie i inne wynajęte usługi
  • Planowanie imprez, jeśli zlecone
  • Godzinowe wynagrodzenie pracowników, jeśli impreza wakacyjna jest obowiązkowa

Aby trzymać się swojego budżetu, spróbuj zaoszczędzić pieniądze, gdzie to możliwe. Na przykład możesz zapytać swoich pracowników, czy mają połączenia z artystami lub fotografami,aby uzyskać zniżkę. Lub niech każdy przyniesie posiłek, a nie chleje na koszty cateringu, jeśli pasuje to do kultury Twojej firmy.

Pamiętaj tylko, że imprezy świąteczne nie są koniecznie obowiązkowe (chyba że je tak uczynisz), a jeśli poprosisz o pomoc w kosztach lub wyżywieniu, możesz mieć pracowników, którzy nie będą przyjeżdżać.

#2. Zdobądź zatrudnienie

Uzyskaj wstępną liczbę osób, które planują wziąć udział, jeśli organizujesz opcjonalne Przyjęcie świąteczne. Uzyskanie dokładnej liczby bez ustalonej daty może być trudne, ale nawet oszacowanie terenu pomoże Ci w kolejnych etapach planowania.

Użyj SurveyMonkey, aby utworzyć bezpłatną ankietę po zarejestrowaniu konta basic. Wyznacz pola imienia i nazwiska pracownika oraz odpowiedź ” Tak ” lub ” nie ” na to, czy zamierza uczestniczyć. Miej na uwadze kilka dat lub zakres dat i uwzględnij je w ankiecie, aby dać każdemu respondentowi lepsze wyobrażenie o czasie. Ustal termin ukończenia ankiety na 48 godzin, aby rozpocząć kolejną fazę planowania.

#3. Wybierz motyw

Twój motyw może pomóc ci nadać ton pozostałej części świątecznej imprezy, więc dobrze jest zdobyć ten zestaw tak szybko, jak to możliwe, zanim zaczniesz planować. Gdy już masz motyw, możesz go wprowadzić do dekoracji, jedzenia, rozrywki i nagród. Burzy mózgów kilka pomysłów i poprosić o sugestie od członków zespołu. Zorganizuj szybkie spotkanie, aby omówić pomysły wszystkich i zawęzić opcje.

Wybór motywu na imprezę wakacyjną może być trudny, ponieważ ważne jest, aby pozostać integracyjnym. Dlatego zazwyczaj najlepiej jest unikać obchodzenia konkretnego święta i zamiast tego wybrać motyw, który świętuje porę roku. “Zimowa kraina czarów” lub “brzydki sweter” może być bardziej odpowiednim wyborem, z którym każdy może się bawić.

#4. Ustaw datę

Impreza wakacyjna powinna mieć datę i godzinę, która działa dla jak największej liczby osób. Jednak jest to praktycznie niemożliwe, aby pomieścić wszystkich, więc zamiast tego należy skupić się na uczynieniu go dostępną datą dla większości.

Aby to zrobić, zacznij od kilku dat i godzin poza zwykłymi godzinami pracy, które Twoim zdaniem będą działać. Wyślij firmowy e-mail lub link do formularza Google z prośbą o preferencje pracowników. Po ustaleniu daty wyślij zaproszenia e-mail z co najmniej miesiąc wcześniej. Następnie rozważ wysyłanie e-maili z przypomnieniami co tydzień poprzedzających wydarzenie.

Jeśli planujesz imprezę w dniu roboczym, pamiętaj, aby ustawić czas, który daje każdemu pracownikowi wystarczająco dużo czasu, aby wrócić do domu z pracy, uspokoić się i przygotować się do imprezy. Pozostawić na 3-4 godziny, jeśli to możliwe,po zakończeniu działalności. Pozwól swoim pracownikom wyjść wcześniej, aby to uwzględnić w razie potrzeby.

#5. Wybierz miejsce

Twój temat i data będą miały wpływ na miejsce, które wybierzesz. Niektóre miejsca są lepsze dla optymistycznych imprez, podczas gdy inne działają dobrze na kameralne, relaksujące wydarzenia. Wybierając miejsce, upewnij się, że szukasz miejsca, które pasuje do ogólnej atmosfery, którą chcesz mieć na imprezie. Inne ważne kwestie obejmują:

  • Dostępność w wybranym terminie
  • Liczba uczestników i wielkość obiektu
  • Korzyści z lokalu, takie jak parkowanie samochodu i wliczona rozrywka
  • Lokalizacja obiektu w porównaniu do lokalizacji pracowników
  • Zasady lokalu, takie jak polityka dotycząca alkoholu i korzystania z innych dostawców
  • Z jakim wyprzedzeniem należy zarezerwować miejsce
  • Jeśli koszt mieści się w Twoim budżecie

Twoi pracownicy mogą mieć sugestie miejsc, z których korzystali w przeszłości, które działały na firmowe przyjęcie świąteczne, więc pamiętaj, aby poprosić o opinie.

#6. Zaplanuj Jedzenie i napoje

Użyj liczby pracowników, aby określić, ile jedzenia i napojów potrzebujesz. Jeśli zatrudniasz firmę cateringową, możesz podać szacunkową liczbę uczestników. Firma cateringowa może następnie zdecydować, ile zarabiać w oparciu o twój asortyment.

Upewnij się również, że wiesz o wszelkich alergiach pokarmowych, ograniczeniach i preferencjach swoich pracowników przed spotkaniem z firmą cateringową. Niektórzy pracownicy mogą przestrzegać ścisłych diet wegańskich, podczas gdy inni mogą mieć alergie na orzechy ziemne lub soję. Jest to doskonałe pytanie, które należy uwzględnić w ankiecie dotyczącej liczby pracowników. Konieczne jest upewnienie się, że wszyscy pracownicy mają opcje, nawet jeśli musisz poprosić firmę cateringową o kilka specjalnych posiłków.

#7. Rozważ Rozrywkę

Rozrywka na żywo nie zawsze jest konieczna na firmowych przyjęciach świątecznych, ale niektóre firmy decydują się na to. Nawet jeśli zdecydujesz, że nie jest odpowiedni dla Ciebie, nadal będziesz potrzebować jakiejś formy rozrywki, aby goście byli zadowoleni. Może to być muzyka, gry lub pokaz slajdów firmy. Twoja rozrywka powinna pasować do ogólnego klimatu imprezy, od optymistycznej po bardziej swobodną lub zaniżoną.

Dobrym sposobem, aby Twoi współpracownicy poczuli się włączeni, jest pytanie, czy ktoś ma talent lub formę rozrywki, którą chciałby się podzielić. To może być ich ulubiona lista odtwarzania lub komedie, które napisali. Dzielenie się swoim talentem powinno być całkowicie opcjonalne, bez presji na osobę do wykonania. Chcesz, aby impreza była zabawna dla Twoich pracowników, a nie miała ochoty na więcej pracy.

3 narzędzia do usprawnienia imprez wakacyjnych

Oprócz dostarczania oprogramowania HR dla zespołu, rozważ dodanie jednego lub więcej z poniższych narzędzi do zestawu narzędzi. Są to doskonałe opcje, aby pomóc zespołowi HR—lub sobie-zaplanować udane przyjęcie wakacyjne.

#1. Trello

Trello to narzędzie do planowania i organizacji o różnych zastosowaniach. Chociaż wielu używa go do planowania redakcyjnego i zarządzania projektami, działa również jako darmowy planer wydarzeń.

Podziel główne elementy świątecznej imprezy, takie jak Rozrywka, Jedzenie i napoje oraz dekoracje, na plansze. Następnie możesz użyć kart do dalszego podziału i przypisania zadań związanych z każdym komponentem. Na przykład tablica rozrywki może być wypełniona zadaniami dotyczącymi przesłuchań, wyboru i rezerwacji zespołu na żywo lub DJ-a.

#2. Canva

Wypróbuj Canva, aby utworzyć zaproszenia, ulotki i inne materiały informacyjne lub wizualizacje, których możesz potrzebować na świątecznym przyjęciu. Można go również używać do tworzenia znaczników nazw, elementów zastępczych tabel i programów zdarzeń.

Darmowe narzędzie zawiera narzędzie do projektowania typu “przeciągnij i upuść” oraz mnóstwo szablonów na początek. Wyszukaj typ produktu, który chcesz utworzyć, A Canva prawdopodobnie ma dla niego szablon bazowy. Wybieraj spośród tysięcy darmowych grafik, obrazów i czcionek, aby dostosować swój projekt przed jego zapisaniem i wydrukowaniem.

#3. SocialTables

Jeśli potrzebujesz bardziej kompleksowego planowania niż to, co zapewnia Trello, SocialTables zrobi sztuczkę. To oprogramowanie do planowania wydarzeń jest najlepsze dla firm z częstymi wydarzeniami, chociaż możesz wypróbować je na jednym wydarzeniu z maksymalnie 150 uczestnikami za darmo.

SocialTables pomaga zarządzać uczestnikami, tworzyć wizualne wykresy miejsc, odkrywać najlepsze miejsca i umożliwiać gościom zameldowanie się. Możesz także wydrukować wykresy miejsc siedzących i inne wykresy.

4 sztuczki na świąteczne imprezy

Wypróbuj te praktyczne wskazówki, dzięki którym każda impreza firmowa będzie udana.

#1. Ankieta dla pracowników

Sprawianie, że pracownicy czują się wysłuchani, to najlepszy sposób na promowanie zdrowego środowiska w firmie każdego dnia. Rozważ wprowadzenie tej otwartości do planowania świątecznego. Zbieranie opinii od osób, z którymi pracujesz, może odciąć od ciebie część obowiązków związanych z planowaniem, więc jest to korzystne dla obu stron.

Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego jest szybka ankieta co najmniej kilka miesięcy przed wielkim dniem. Możesz użyć darmowego narzędzia, takiego jak Formularze Google, aby zadawać pytania i udostępniać link za pośrednictwem firmowych wiadomości e-mail. Zastanów się nad pytaniami takimi jak:

  • Jakie masz propozycje lokali?
  • Czy impreza powinna być przyjazna rodzinie?
  • Jaki rodzaj motywu chciałbyś, jeśli w ogóle?
  • Czy są jakieś daty lub godziny, w których nie możesz uczestniczyć?
  • Czy byłbyś otwarty na przekazanie czegoś, jak pieniądze lub przekąski,na imprezę?

Ustal otwartą przestrzeń odpowiedzi dla respondentów, aby oferować sugestie na wszystko, o czym mogłeś nie pomyśleć. Pamiętaj, aby zebrać nazwiska w formularzu, aby skontaktować się z pracownikami, jeśli masz jakieś pytania lub chcesz uzyskać więcej informacji na temat ich sugestii.

#2. Limit Alkoholu

Alkohol może powodować problemy z odpowiedzialnością na firmowym przyjęciu świątecznym. Jeśli planujesz wypić alkohol na imprezie, powinieneś wcześniej ustalić pewne podstawowe zasady. Nie wymaga to zbyt wielu pracowników planujących wziąć udział w przeglądzie i podpisaniu polityki odpowiedzialności i zachowania firmy na dzień lub dwa przed polisami. I upewnij się, że kierownictwo daje dobry przykład, pijąc odpowiedzialnie.

Możesz wybrać się na imprezę bezalkoholową i zaoferować bezalkoholowe repliki ulubionych napojów Twojego personelu. Jednak wielu pracowników postrzega imprezę firmową jako miejsce, w którym można się trochę zrelaksować i cieszyć się zabawną imprezą towarzyską, a nawet może spodziewać się napojów alkoholowych. Możesz ograniczyć liczbę drinków na osobę, wystawiając bilety na drinki przed imprezą lub ustalając godzinę zamknięcia baru.

#3. Wyczyść Zaproszenia

Im bardziej przejrzyste zaproszenia, tym łatwiej będzie wszystkim przestrzegać wszelkich zasad obowiązujących dla imprezy. Na przykład, aby mieć odpowiednią liczbę uczestników, których można się spodziewać, możesz ograniczyć każdą osobę do jednego gościa, zaznaczając na zaproszeniu, że jest to wydarzenie plus-one.

Jeśli wydarzenie jest wolne od dzieci lub prosisz każdą osobę o zabranie przykrytego naczynia, zwróć uwagę na te prośby na zaproszeniach.

#4. Pokaż Swoje Uznanie

Najlepsze imprezy świąteczne wymagają czasu, aby podziękować pracownikom za wspaniały miniony rok i docenić osoby za wybitne osiągnięcia w pracy. Może to zwiększyć morale firmy i stworzyć zachęcającą i satysfakcjonującą kulturę, której pracownicy chcą być częścią. Nie musi to być najdłuższa część twojej imprezy, ale powinno to zająć wystarczająco dużo czasu, aby upewnić się, że wszyscy czują się doceniani.

Wykorzystaj ten czas, aby wygłosić przemówienie o osiągnięciach pracowników i firm przez cały rok i rozpoznaj co najmniej kilka osób, które Twoim zdaniem wyróżniły się na ich stanowiskach. Możesz również rozdawać bonusy firmowe i nagrody indywidualne.

Co dalej

Impreza wakacyjna nie jest korzyścią, jak firmowe Plany emerytalne i ubezpieczenie zdrowotne, ale jest to kolejny sposób, aby pokazać pracownikom uznanie rok po roku. Z silnym naciskiem na planowanie imprezy wakacyjnej z myślą o wszystkich pracownikach, powinna być udana, że każdy może cieszyć. Rozważ użycie oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Trello, aby z łatwością zorganizować i zaplanować niezapomniane przyjęcie.

Po imprezie zaproś swoich pracowników do podzielenia się opiniami na temat tego, co im się podobało, a czego nie. Możesz nawet mieć gotowe karty do wypełnienia i umieszczenia w polu opinii przed opuszczeniem imprezy. Wykorzystaj ich opinie, aby dostosować przyszłoroczną imprezę świąteczną, potencjalnie czyniąc ją jeszcze lepszą.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

Jak zrobić Payroll

Prowadzenie listy płac może być trudne, zwłaszcza jeśli jesteś początkujący i nie masz dedykowanego działu płac. Między Federalnym…