Dokumenty firmowe są niezwykle ważne, zawierają cały szereg różnego informacji o firmie, o usługach, cenach, a także dane klientów, które bardzo często są po prostu wrażliwe. W pierwszej kolejności powinniśmy zadbać o to, aby bezpiecznie przechowywać dokumenty, z drugiej zaś, aby je sprawnie niszczyć. Najbezpieczniejszym sposobem na niszczenie dokumentów jest wykorzystanie specjalnej niszczarki.
Prowadzenie własnej firmy to przede wszystkim cały szereg obowiązków, który spoczywa na przedsiębiorcy. Wśród nich można wymienić między innymi konieczność prowadzenia dokumentacji firmowej. To niezwykle istotny czynnik, który ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy, proces obsługi klientów.
Firmowe archiwum oczywiście może być różne, wszystko zależy od wielkości firmy, ilości klientów, branży, w której firma funkcjonuje. Przechowywanie i niszczenie dokumentów są niezwykle istotne.
Jak niszczyć dokumenty w firmie?
Przede wszystkim musimy być pewni tego, że dane dokumenty nie będą nam już potrzebne. W tym celu można przeprowadzić np. cyfryzację firmowego archiwum.
Jeżeli firma jest mała, posiada mało dokumentów, nie zawierają one danych bardzo wrażliwych, można je niszczyć w niszczarce. Ważne, aby mieć pewność, że nikt ze ścinków danych nie odczyta. Takie ścinki można wyrzucić później do śmieci.
W przypadku dużych firm, najlepiej podjąć współpracę z wyspecjalizowaną firmą, np. https://medienpartner.pl/. Zadaniem firmy jest przemysłowe niszczenie dokumentów, w niszczarkach, które mają odpowiednią klasę.
Zobacz także: https://papierowemysli.pl/gdzie-mozna-oddac-firmowa-makulature/
Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?
Jeżeli mamy do zniszczenia bardzo dużo dokumentów to firma, która podejmie się tego zadania, powinna nam przede wszystkim dostarczyć nam specjalne pojemniki, do których będziemy wrzucać niepotrzebne dokumenty. Zabezpieczone pojemniki zostaną przetransportowane do siedziby firmy.
Następnie:
– nastąpi otworzenie pojemników,
– zostanie wykonane niszczenie dokumentów,
– cały proces może być nagrany lub fotografowany,
– po skończeniu zlecenia klient otrzyma dokumentację oraz zaświadczenie potwierdzające wykonanie
zlecenia.
Ważne, abyśmy podejmowali współpracę z doświadczonymi firmami, które wiedzą, jak chronić informacje, jak również dysponują w pełni profesjonalnym sprzętem. Kluczowa jest niszczarka. Ona powinna posiadać odpowiednią moc, wielkość, klasę (potwierdzoną certyfikatem), jak również powinna niszczyć dokumenty w dokładnie taki sposób, który całkowicie uniemożliwi odczytanie danych.