Bez względu na wielkość firmy, jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie pracowników szczęśliwych, lojalnych i produktywnych jest świetny pakiet świadczeń pracowniczych.
Jeśli pracownicy muszą przejść przez skomplikowaną serię obręczy, aby uzyskać dostęp do swoich świadczeń, lub jeśli zapisy dotyczące świadczeń są niedokładne, jest to frustrujące dla obu stron. Posiadanie przejrzystego procesu konfiguracji programu świadczeń złagodzi tę frustrację, upewniając się, że wszystko odbywa się poprawnie podczas procesu wdrażania.
Tworzenie i zarządzanie programami świadczeń pracowniczych staje się znacznie łatwiejszym procesem przy korzystaniu z oprogramowania HR. Najlepsze oprogramowanie HR zmniejsza formalności i ryzyko błędów, jednocześnie umożliwiając pracownikom dostęp do aktualnych informacji, gdy ich potrzebują.
Trzy korzyści z ustanowienia Świadczeń Pracowniczych
Chociaż może się wydawać, że automatyzacja świadczeń pracowniczych wymaga dużo czasu i wysiłku, jest to czas dobrze zainwestowany. Istnieje również wiele korzyści, gdy zarządzasz programem za pomocą oprogramowania HR. Poza tym, że administracja jest bardziej zautomatyzowana, korzystanie z oprogramowania HR daje inne równie pożądane rezultaty.
Zmniejszenie szans na błędy
Kiedy zautomatyzujesz zarządzanie programem świadczeń pracowniczych za pomocą oprogramowania, szanse na błędy maleją. Polegając na oprogramowaniu, a nie na dokumentach papierowych, występuje mniej błędów.
Gdy oprogramowanie, którego używasz, pozwala pracownikom śledzić status ich własnych świadczeń, pracownik Zwykle dostrzega błąd szybciej niż ktoś z działu HR. Naprawianie tych błędów w odpowiednim czasie sprawia, że pracownicy są zadowoleni i skupieni na swojej pracy, a nie martwią się o pakiety świadczeń.
Oszczędność Czasu
Skonfigurowanie pakietu oprogramowania do śledzenia korzyści znacznie oszczędza czas pracownikom działu HR firmy. Pracownicy działów HR nie będą musieli ręcznie wprowadzać danych tak często, co skraca czas potrzebny na zarządzanie świadczeniami.
Pracownicy, którzy mogą sprawdzić status własnych świadczeń, również potrzebują mniej indywidualnej pomocy działu HR. Pracownicy działu HR nie będą odpowiadać na te same pytania raz po raz, co pozwoli im skupić się na innych ważnych zadaniach.
Z pakietem oprogramowania, takim jak Gusto, oprogramowanie obsługuje rozwiązanie świadczeń, gdy pracownik opuszcza organizację. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas personelowi HR, ale także zapewnia, że zwolniony pracownik nie będzie przez pomyłkę nadal otrzymywać świadczeń.
Dodawanie korzyści dla całej firmy
Kiedy firma decyduje się na dodanie nowego świadczenia dla pracowników, takiego jak ubezpieczenie stomatologiczne lub ubezpieczenie na życie, pracownicy to doceniają.
Oprogramowanie HR upraszcza ten proces. Administrator oprogramowania może przypisać nową korzyść grupie lub wszystkim, zamiast iść osoba po osobie.
Wystarczy dodać korzyści dla całej firmy lub dla niektórych poziomów pracowników, a oprogramowanie zajmie się resztą.
Trudne aspekty tworzenia Świadczeń Pracowniczych
Nawet w przypadku oprogramowania do świadczeń pracowniczych utworzenie pakietu świadczeń zajmuje trochę czasu. Oto niektóre z trudniejszych części tworzenia tych świadczeń.
Obliczanie kosztów świadczeń
Bardzo niewiele firm pokrywa cały koszt świadczeń pracowniczych. Firma może oczekiwać, że pracownik wniesie wkład w koszty ubezpieczenia zdrowotnego na przykład dla pracownika i osób pozostających na jego utrzymaniu.
Ustalenie dokładnej kwoty, jaką firma powinna wpłacić pracownikowi, może być trudne. Firma nie chce wnosić tak dużego wkładu, że trudno jest utrzymać ten wkład w przyszłości. Pracownicy stają się nieszczęśliwi i sfrustrowani, gdy firma musi zmniejszyć lub zawiesić świadczenia.
Podobnie, zmuszenie pracowników do wnoszenia ponadprzeciętnego procentu do własnych świadczeń może sprawić, że firma stanie się niekonkurencyjna w sytuacjach zatrudnienia.
Gusto może prowadzić scenariusze dla firmy, pomagając określić odpowiednią kwotę, aby wymagać od pracowników wkładu.
Przytłaczające obowiązki HR
Duża firma może mieć dedykowany dział HR, często z wieloma pracownikami. W przypadku małej firmy osoba prowadząca HR i nadzorująca programy świadczeń pracowniczych może również mieć inną pracę.
Z zapałem pracownik ten będzie potrzebował mniej czasu na wykonanie pracy HR. Pomaga to temu pracownikowi poświęcić więcej czasu na regularne obowiązki poza pracą HR.
Dodatkowo oprogramowanie HR upraszcza zarządzanie programami świadczeń pracowniczych. Oznacza to, że osoba zajmująca się HR i inną pracą nie musi być ekspertem HR, aby móc zarządzać programem.
Pomaganie Pracownikom W Zrozumieniu Ich Korzyści
Wyjaśnianie pracownikom korzyści może być czasochłonne dla pracowników działu HR. Jednak gdy pracownicy lepiej zrozumieją korzyści, które otrzymują i wartość, będą szczęśliwsi i bardziej skłonni do uczestnictwa.
W ramach Gusto administratorzy mogą umieszczać dokumenty wyjaśniające na pulpicie pracownika. Dokumenty te mogą wyjaśniać korzyści dla pracowników, dając im dostęp do informacji, gdy tylko ich potrzebują. W związku z tym pracownicy będą mieli mniej pytań do zespołu HR.
Oferowanie Spersonalizowanych Korzyści
W rozwijającej się organizacji możliwe jest zatrudnianie pracowników na bardzo różnych etapach życia. Młodsi pracownicy mogą nie potrzebować świadczeń z ubezpieczenia na życie. Starsi pracownicy mogą chcieć ubezpieczenia zdrowotnego dla całej rodziny.
Jeśli organizacja pozwala pracownikom wybierać korzyści, które chcą lub poziom, na którym uczestniczą, śledzenie tego może być mylące.
Oprogramowanie HR takie jak Gusto upraszcza proces tworzenia spersonalizowanego pakietu świadczeń dla każdego pracownika.
Zapewnienie spełnienia wymaganych świadczeń
Przepisy rządowe wymagają od firm oferowania określonych świadczeń pracownikom, którzy spełniają te kryteria. W zależności od wielkości firmy, niektóre z tych korzyści mogą obejmować:
- Rodzinny urlop Medyczny
- Ubezpieczenie zdrowotne
- Czas wolny dla ławy przysięgłych
- Czas wolny na głosowanie
- Czas wolny od służby wojskowej
Ponadto pracodawcy muszą płacić w imieniu swoich pracowników Ubezpieczenie od bezrobocia i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracowników bez obciążania pracowników. Pracodawcy muszą dopasować składki pracowników do podatków na ubezpieczenia społeczne i podatków Medicare.
Oprogramowanie HR może zapewnić, że firma przestrzega zasad dotyczących wszystkich tych wymaganych świadczeń, zapobiegając ewentualnym naruszeniom.
Krok 1: wyświetl pulpit pracodawcy
Po zarejestrowaniu się w oprogramowaniu Gusto HR administrator HR może korzystać z Pulpitu Nawigacyjnego Gusto. Pokazuje to wszystkie opcje tworzenia i zarządzania planem świadczeń pracowniczych dla firmy. (W przyszłych przykładach użyjemy Gusto specjalnie do wyjaśnienia, jak działa ten proces.)
Zobacz Informacje o firmie, aby uzyskać korzyści
Administrator pakietu świadczeń HR może korzystać z Pulpitu Nawigacyjnego Gusto, aby przeglądać ogólne statystyki i dane dotyczące oferty świadczeń firmy. Niektóre z informacji, które administrator może wyświetlić, obejmują:
- Odsetek zatrudnionych pracowników: Za pomocą Pulpitu nawigacyjnego zobacz, ilu pracowników uczestniczy w różnych częściach planu świadczeń firmy. Jeśli jeden lub dwa świadczenia mają niski procent udziału, korzyści te mogą wymagać ulepszenia.
- Szacowany Koszt: Gusto będzie obliczać koszty dla firmy dla planu świadczeń pracowniczych każdego miesiąca. Wykorzystuje liczbę zatrudnionych pracowników i kwotę wkładu firmy, aby obliczyć w czasie rzeczywistym. Wraz ze zmianą poziomów uczestnictwa zmienia się również kalkulacja, dostarczając najdokładniejszych informacji.
- Faktury za pokrycie: Gusto umożliwia zarządzanie zakładowymi rachunkami świadczeń, w tym automatyczne potrącanie wynagrodzeń dla pracowników. Jednak Gusto nie dokonuje płatności za usługi dla firmy. Administratorzy mogą korzystać z Gusto, aby przeglądać faktury od dostawcy planu 401 (k) lub dostawcy planu ubezpieczenia zdrowotnego. Ale będą musieli wysłać swoje płatności za faktury poza interfejsem Gusto.
- Korekty odliczeń: Jeśli administrator HR kiedykolwiek zauważy błąd w odliczeniu świadczeń pracowniczych, Gusto dopuszcza korekty. Administrator może rozłożyć te kwoty korygujące na wiele okresów płac, więc pracownik nie ma znacznego spadku płac w jednym okresie płac po korekcie.
Zobacz Informacje o świadczeniach dla pracowników
Niektóre informacje, które administrator HR może przesłać do Pulpitu Nawigacyjnego Gusto, które pracownicy mogą zobaczyć i wykorzystać, obejmują:
- Koszty Pracownicze: Firmy mogą dać pracownikom możliwość zobaczenia prognozowanych miesięcznych składek na świadczenia. Może to obejmować kwotę, którą pracownik zapłaci na przykład za różne poziomy składek na ubezpieczenie zdrowotne lub ubezpieczenia stomatologiczne.
- Procent Wkładu: Stwórz listę składek, które firma wniesie na świadczenia pracownicze, aby pracownicy mogli zobaczyć pozostałą odpowiedzialność. Składki, które mogą wnieść firmy, obejmują część składek na ubezpieczenie zdrowotne, część składek na ubezpieczenie dentystyczne i procentowe dopasowanie konta emerytalnego 401(k).
- Data wejścia w życie pokrycia: Nowi pracownicy muszą zrozumieć, kiedy ich świadczenia pracownicze wchodzą w życie, czy to bezpośrednio po zatrudnieniu, po 30-dniowym okresie oczekiwania, czy po innym okresie oczekiwania.
Przesyłanie i przechowywanie dokumentów związanych z korzyściami
Przesyłając do Gusto dokumenty dla pracowników, zespół HR nie musi odpowiadać na regularne pytania dotyczące planu świadczeń pracowniczych.
Zespół HR może również przesyłać dokumenty bezpośrednio do Pulpitu nawigacyjnego pracownika, które wymagają przeglądu i podpisania. Mogą one obejmować na przykład dokument dotyczący założenia konta 401(k) lub zapisania się do planu zdrowotnego.
Aby przesłać dokument do pracownika, zacznij od sekcji ludzie Gusto. Kliknij na imię i nazwisko pracownika.
Na stronie pracownika kliknij na Dokumenty. W sekcji przesyłanie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zapisać dokument na pulpicie nawigacyjnym pracownika. Po wypełnieniu dokumentu przez pracownika na pulpicie pracodawcy pojawi się powiadomienie.
Krok 2: Skonfiguruj plan zdrowia
Jednym z najbardziej podstawowych świadczeń, jakich oczekują pracownicy, jest plan ubezpieczenia zdrowotnego. Z Gusto firmy mogą znaleźć pakiet ubezpieczeń zdrowotnych, który pasuje do finansów firmy i potrzeb pracowników.
Rozpocznij nowy plan ubezpieczenia zdrowotnego
Podczas korzystania z Gusto wybór nowego planu zdrowia jest łatwym procesem.
Gusto stworzyło zbiór kilku potencjalnych planów ubezpieczenia zdrowotnego, które oferuje firmom, które subskrybują Gusto. (Abonenci mogą przynieść własny plan ubezpieczenia zdrowotnego też, które omówimy dalej.) Dostępne plany Gusto sprawdzą się w firmach o znacznie różnej wielkości.
Po zarejestrowaniu się w programie ubezpieczenia zdrowotnego za pośrednictwem Gusto, oprogramowanie HR obsługuje odliczenia płac dla pracowników. Może również odliczyć za ubezpieczenie wzroku, życia i stomatologiczne, gdy firma oferuje te korzyści.
Odliczenia występują automatycznie w Gusto, a dział HR może zsynchronizować te odliczenia z przebiegami płac. Gusto obsługuje również wsparcie zgodności dla planu zdrowia.
Migracja istniejącego planu zdrowia
Dla firm, które już oferują ubezpieczenie zdrowotne i które chcą rozpocząć korzystanie z Gusto, mogą przenieść istniejący plan ubezpieczenia zdrowotnego do zarządzania nim w Gusto.
W momencie rejestracji firmy do Gusto, personel HR może wprowadzić informacje o aktualnym planie ubezpieczenia zdrowotnego. Gusto zajmie się procesem dokonywania potrąceń z wynagrodzeń pracowników i dopasowywania ich do czasu pracy.
Krok 3: Skonfiguruj Plan 401 (k)
Inną popularną opcją świadczeń pracowniczych jest plan emerytalny 401 (k). Pozwala to pracownikom wpłacać część swoich wypłat przed opodatkowaniem, budując pieniądze na emeryturę. Pracodawcy zapewniają odpowiednie fundusze.
Dostępnych jest wiele rodzajów inwestycji dla kont 401 (k), co pozwala pracownikowi dopasować inwestycję do apetytu na ryzyko.
Rozpocznij nowy Plan 401 (k)
Gusto oferuje plany 401(k) za pośrednictwem swojego partnera, Guideline. W tym partnerstwie firma zapisująca się do Gusto może rozpocząć plan 401 (k) oferujący swoim pracownikom. Guideline ma plany, które mogą pasować do niemal każdej wielkości firmy i potrzeb pracowników.
Administratorzy mogą rozpocząć proces wewnątrz Gusto klikając na Korzyści tab. W sekcji 401(k) kliknij na Oferuj Nowe Korzyści link. Następnie kliknij Następny. Dodaj żądaną informację przed kliknięciem Rozpocznij guzik.
Gusto wyśle administratora do strony głównej. Administrator będzie mógł zbadać i wybrać jedną z kilku różnych opcji w planach kont emerytalnych.
Migracja istniejącego planu 401 (k)
Dla firm, które już oferują swoim pracownikom 401 (k) emerytalne plany oszczędnościowe, mogą śledzić plan w Gusto bez zapisywania się do planu wytycznych.
W zakładce korzyści poszukaj sekcji 401(k) i kliknij Dodaj. Postępuj zgodnie z instrukcjami aż do Zarządzaj 401 (k) z gustem link pojawia się na stronie. Kliknij na niego.
Gusto poprosi o informacje na temat aktualnego planu firmy. Wprowadź żądane informacje zgodnie z monitem, w tym informacje, aby Gusto rozpoczął zarządzanie automatycznymi potrąceniami płacowymi.
Krok 4: Skonfiguruj Pulpit Nawigacyjny pracownika
Jedną z zalet korzystania z oprogramowania HR, takiego jak Gusto, jest to, że pracownicy mogą samodzielnie zarządzać niektórymi aspektami zarządzania świadczeniami pracowniczymi. Każde zlecenie nie musi być przekazywane do działu HR, co oszczędza czas.
Administrator HR może określić, jakie rodzaje informacji pojawiają się na pulpicie pracownika. Administrator kontroluje również, jakie zmiany może wprowadzić pracownik za pośrednictwem Pulpitu nawigacyjnego.
Niektóre elementy, które pracownik może zobaczyć i kontrolować na pulpicie nawigacyjnym, obejmują:
- Szczegóły Planu Zdrowia: Pracownicy mogą zobaczyć informacje na temat planu zdrowotnego odliczeniu, out-of-pocket maksymalny koszt, wszelkie koasekuracji należnej, wszelkie copayment należnej, koszty dla lekarzy w sieci, koszty dla lekarzy poza siecią, i koszty leków na receptę.
- Dokumenty: Po przesłaniu przez pracodawcę dokumentu do podpisania przez pracownika jest on dostępny za pośrednictwem Pulpitu nawigacyjnego pracownika. Pracownik może przesłać go z powrotem do pracodawcy za pośrednictwem Pulpitu nawigacyjnego.
- 401 (K) dane konta: Pracownicy mogą kliknąć na Korzyści zakładka, aby wyświetlić informacje o istniejącym koncie 401 (k), w tym saldo konta.
- Wkład 401 (k): Jeśli firma zarządza swoim kontem 401 (k) za pośrednictwem Gusto i Guideline, pracownicy mogą wprowadzać zmiany w swoich składkach procentowych na listy płac za 401(k). Mogą również dostosować rodzaje inwestycji, które dokonują.
- Płatny urlop: W przypadku pracowników, którzy wypłacili urlopy lub zwolnienia chorobowe, mogą zarządzać tymi świadczeniami na pulpicie nawigacyjnym. Mogą zażądać częściowego lub pełnego dnia wolnego i mogą wybrać wiele dni. Po złożeniu wniosku administrator będzie musiał zatwierdzić lub odmówić WOM w Gusto.