Zwalnianie pracowników jest częścią prowadzenia firmy. Jednak wielu menedżerów waha się zwalniać pracowników zarówno z powodów prawnych, jak i osobistych.
Niektórzy pracodawcy obawiają się bezprawnych pozwów o rozwiązanie Umowy, podczas gdy inni są po prostu zbyt uparci, aby odciąć Ciężar własny od operacji. Prawda jest taka, że zwolnienie kogoś nigdy nie jest łatwe – ale często jest konieczne.
Niezależnie od scenariusza, ten przewodnik nauczy Cię, jak z łatwością zwalniać ludzi. Niezależnie od tego, czy chcesz zwolnić jedną osobę, czy zwolnić cały dział, będziesz profesjonalistą, jeśli zastosujesz się do tych wskazówek i najlepszych praktyk.
Co to znaczy zwalniać pracowników
Istnieją dwa rodzaje wypowiedzenia pracy-dobrowolne i mimowolne.
Dobrowolne wypowiedzenie ma miejsce, gdy pracownik decyduje się odejść z pracy, rezygnując lub przechodząc na emeryturę. Mimowolne wypowiedzenie jest wyborem dokonanym przez pracodawcę.
Zwolnienie pracownika jest tylko jedną z form mimowolnego rozwiązania stosunku pracy i ma miejsce, gdy pracownik ponosi winę.
Podstawy zwalniania pracowników
Przyjrzyjmy się bliżej podstawowym składnikom zwolnienia pracownika.
Zrozumieć różnice między zwolnieniem, zwolnieniem i zwolnieniem
Niektórzy pracodawcy błędnie zwalniają pracowników, ponieważ nie rozumieją ich opcji. Klasyfikowanie różnicy między zwolnieniem, zwolnieniem i zwolnieniem sprowadza się do dwóch rzeczy-statusu zatrudnienia i tego, kto jest winny.
Kiedy ktoś zostaje zwolniony, oznacza to, że zrobił coś złego. Decyzja może być związana z kiepskimi wynikami, naruszeniem polityki lub innymi przyczynami, ale pracownik ponosi winę, a zatrudnienie zostaje rozwiązane.
Na przykład menedżer może zwolnić pracownika za przewlekłą opieszałość i nieusprawiedliwioną nieobecność.
Zwolnienia są kolejną formą rozwiązania stosunku pracy, ale nie z winy pracownika. Pracownik, który został zwolniony, musi zostać ponownie zatrudniony przed ponowną pracą na tym samym stanowisku.
Restrukturyzacja organizacyjna byłaby przykładem zwolnienia. Pracownik może stracić pracę, jeśli firma zdecyduje się pozbyć określonego działu, nawet jeśli ta osoba nie zrobiła nic złego.
Pracownicy zwolnieni są nadal zatrudnieni, ale nie mogą pracować ani otrzymywać wynagrodzenia. Jest to tymczasowy, ale obowiązkowy urlop. W zależności od sytuacji pracownicy zwolnieni mogą nadal kwalifikować się do świadczeń pracowniczych i pobierania zasiłków dla bezrobotnych.
Pracownicy mogą zostać zwolnieni podczas wolnych sezonów, gdy nie ma wystarczającej ilości pracy, aby ich zająć. Zamiast rozwiązywać umowę o pracę, pracodawcy mogą zwolnić pracowników z oczekiwaniem i zamiarem przywrócenia ich do pracy, gdy jest praca do wykonania.
Zanim kogoś zwolnisz, sprawdź, czy jest to odpowiednie działanie. Jeśli pracownik nie ponosi winy lub nie narusza czegokolwiek, lepszym rozwiązaniem może być urlop lub zwolnienie.
Zatrudnienie Do Woli
Większość stanów w USA oferuje zatrudnienie “do woli”. Oznacza to, że pracodawca lub pracownik może rozwiązać związek z dowolnego powodu—lub bez powodu—w dowolnym momencie.
Obie strony mają swobodę wypowiedzenia stosunku pracy bez konsekwencji prawnych, o ile pierwotna przyczyna nie była nielegalna. Na przykład nie można zwolnić kogoś ze względu na rasę, religię, wiek lub ciążę.
Krótko mówiąc, możesz zwolnić kogoś bez podania przyczyny, jeśli działasz w stanie zatrudnienia bez woli.
Oczywiście, to nie znaczy, że nie zostaniesz pozwany za bezprawne zwolnienie. Więc pomaga zachować dokładną dokumentację, która legalnie potwierdza powód zwolnienia kogoś.
Naruszenia Zasad
Naruszenia zasad są jednym z głównych powodów, dla których pracownicy są zwalniani.
Jak wspomniano powyżej, powinieneś być przygotowany do obrony przyczyny zwolnienia pracownika, jeśli kiedykolwiek stanie się to konieczne. Nawet jeśli zatrudnienie jest dowolne, ułatwi Ci to życie,jeśli zostaniesz pozwany.
Upewnij się, że wszystkie naruszenia zasad zostały wyraźnie udokumentowane w aktach personalnych pracownika. Przykłady tych dokumentów mogą obejmować:
- Formalne pisemne ostrzeżenia o naruszeniu podręcznika pracownika
- Karty czasu pokazujące opieszałość, nieobecności i niezatwierdzone długie przerwy
- Podpisane i datowane notatki ze spotkań do rozmów na temat naruszeń zasad
- E-maile potwierdzające przyczynę wypowiedzenia
- Skargi klientów na pracownika
- Pisemna dokumentacja wszystkich ostrzeżeń ustnych
Jeśli pracownik, którego planujesz zwolnić, ma długą historię i wzorce złego zachowania, ta dokumentacja znacznie ułatwi obronę twojego działania.
Ważne jest również, aby zbierać podpisy na podręcznikach pracowników. Więc jeśli jest naruszenie zasad, pracownik nie może przyznać się do ignorancji, twierdząc, że nikt nigdy nie powiedział im zasad.
Słaba Wydajność
Ogólnie rzecz biorąc, słaba wydajność jest zwykle łatwa do obrony jako powód zakończenia. To dlatego, że firma powinna mieć wystarczającą liczbę rekordów i danych pokazujących problemy z wydajnością.
Na przykład przedstawiciel handlowy może mieć kilka miesięcy, w których nie spełnia swoich kwot. Błędy, oceny wydajności, skargi i inne wskaźniki wydajności powinny być również łatwe do znalezienia.
Jeśli chodzi o słabe osiągi, po prostu upewnij się, że stąpasz ostrożnie z powodem. Niektóre problemy związane z pracą mogą być postrzegane jako naruszenie stanowego lub federalnego prawa pracy.
Przykłady obejmują:
- Dyskryminacja
- Odwet
- Molestowanie Seksualne
- Bezpieczeństwo
- Ciąża
- Whistleblowing
Powiedzmy, że robotnik odmówił wykopania dziury w miejscu pracy. Można by pomyśleć, że jest to niesubordynacja i podstawy do wypowiedzenia. Ale pracownik może postrzegać to jako wykonywanie swoich praw OSHA, co nie byłoby odpowiednim powodem do ich zwolnienia.
Jeśli prowadzisz restaurację, nie możesz używać “kelner zapominał o zamówieniach, bo się starzeje” jako powodu do ich zwolnienia—to dyskryminacja wiekowa. Zamiast tego trzymaj się kwestii wydajności bez wspominania o wieku.
Dokumenty Wypowiedzenia
Podczas gdy menedżerowie Zwykle zwalniają pracowników werbalnie, nadal ważne jest przygotowanie oficjalnych dokumentów i posiadanie fizycznej dokumentacji strzeleckiej zarówno dla Ciebie, jak i dla pracownika.
- Wypowiedzenie Umowy – Listy wypowiedzenia są tworzone na podstawie mandatów państwowych. Zazwyczaj zawierają one informacje o firmie wraz z imieniem i nazwiskiem pracownika oraz datą rozwiązania umowy.
- Umowa Odprawy – Jeśli planujesz zaoferować odprawę, powinieneś formalnie udokumentować umowę i warunki płatności. Na przykład pracownicy mogą wymagać zwrotu własności firmy lub podpisania NDA przed otrzymaniem odprawy. Wszystkie strony to podpiszą.
- Papierkowa Robota Państwowa – Każde państwo ma inne przepisy dotyczące dokumentów wymaganych w przypadku zwolnienia pracownika. Na przykład pracodawcy z Kalifornii zatrudniający 20 lub więcej pracowników muszą dostarczyć dodatkowe powiadomienie HIPP (Health Insurance Premium Payment).
- Dokumenty Dotyczące Świadczeń – Jeśli oferujesz świadczenia pracownicze, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, musisz DOSTARCZYĆ zwolnionemu pracownikowi dokumenty, które pokazują opcje ubezpieczenia. COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act).
- Dokumenty Dla Bezrobotnych – W zależności od okoliczności zwolnienia, może być konieczne dostarczenie dokumentów, które pomogą byłemu pracownikowi ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych.
- Ostateczna Wypłata – Niektóre państwa wymagają od pracodawców zapewnienia pracownikom ostatecznej wypłaty w dniu rozwiązania umowy. Inne państwa pozwalają pracodawcom czekać do następnego okresu płacy lub dnia roboczego.
Ponownie, wymagane dokumenty zależą od lokalnych przepisów. Dlatego zawsze w Twoim najlepszym interesie jest skonsultowanie się z prawnikiem ds. zatrudnienia, aby sprawdzić, które dokumenty są wymagane.
3 narzędzia do poprawy sposobu zwalniania pracowników
Korzystanie z nowoczesnych narzędzi, takich jak oprogramowanie HR, może znacznie ułatwić życie podczas zwalniania pracowników. Oto kilka z najlepszych opcji do rozważenia.
# 1-Freshteam
Freshteam to nowoczesna platforma HR, której zaufało ponad 5000 firm. Możesz użyć tego rozwiązania do bezpiecznego organizowania wszystkich danych i plików pracowników, aby łatwo uzyskać dostęp do dokumentów, gdy nadejdzie czas, aby kogoś zwolnić.
Po zwolnieniu kogoś Freshteam ma wbudowane narzędzia do śledzenia kandydatów i wdrażania pracowników. To sprawia, że przejście jest bezproblemowe, gdy znajdujesz zamiennik. Freshteam jest bezpłatny do podstawowego użytku,a płatne plany zaczynają się od $ 50 miesięcznie. Wypróbuj 21-dniowy bezpłatny okres próbny, aby rozpocząć.
#2-BambooHR
BambooHR jest jedną z niewielu platform HR o specyficznych funkcjach przeznaczonych do offboardingu pracowników. Oprogramowanie ułatwia planowanie i realizację zgodnego offboardingu dzięki listom kontrolnym, automatyzacji i innym funkcjom.
Skorzystasz również z narzędzi do zarządzania wydajnością, bazy danych pracowników i śledzenia kandydatów. Aby rozpocząć, Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny lub skontaktuj się z BambooHR, aby uzyskać więcej informacji o cenach.
# 3-mianowicie
Mianowicie jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi, płacami i talentami. Ta bogata w funkcje platforma oferuje wszystko, od śledzenia czasu pracy po rekrutację i wdrażanie.
Podoba mi się mianowicie, ponieważ ma zintegrowany system przeglądu wydajności. Ułatwia to śledzenie wydajności pracowników i ustalenie jasnej historii lub problemów przed ich zwolnieniem. Możesz definiować niestandardowe kompetencje, zbierać recenzje i zarządzać innymi aspektami śledzenia wydajności pracowników. Ceny nie są dostępne online, ale możesz poprosić o bezpłatną wersję demonstracyjną, aby rozpocząć.
5 Sztuczek Na Zwalnianie Pracowników
Zwolnienie kogoś nigdy nie jest łatwe. Ale te szybkie wskazówki i najlepsze praktyki sprawi, że Twoja praca będzie znacznie łatwiejsza, gdy nadejdzie czas na tę przerażającą rozmowę.
Trick # 1: Przejdź od razu Do Rzeczy
Unikaj pogawędek, gdy kogoś zwalniasz.
Zacznij od zaproszenia ich do prywatnego biura lub sali konferencyjnej. Chroni to godność osoby i pomaga zapobiec dużej scenie lub rozproszeniu, które mogą zakłócić resztę personelu.
Zamiast opowiadać dowcipy lub pytać o rodzinę, aby przełamać napięcie, przejdź od razu do rzeczy z czymś w rodzaju: “niestety, mam dla ciebie złe wieści.”
Nie słodzić frazowania lub dostarczyć nieszczere frazesy. Mówienie “wiem, jak się teraz czujesz” lub “pewnego dnia zdasz sobie sprawę, że to była najlepsza rzecz, która Ci się przydarzyła” nie poprawi wszystkiego. Bądź szczery i przejdź do rzeczy.
Trick # 2: Bądź spokojny i profesjonalny
To rozmowa zmieniająca życie osoby, którą zwalniasz. Jako menedżer musisz mieć pewność, że twoje emocje pozostaną w ryzach.
Pracownicy będą karmić się Twoim tonem i dostawą. Ostatnią rzeczą, którą chcesz, to wdawać się w dyskusję w obie strony lub krzyczącą walkę z osobą, którą próbujesz zwolnić.
Miej trochę współczucia, ale pozostań profesjonalistą przez cały czas.
Na przykład byłoby wysoce niestosowne, aby wstać i przytulić pracownika, którego właśnie zwolniłeś, aby złagodzić ich ból. Ale możesz pozwolić im siedzieć w pokoju tak długo, jak potrzebują, dopóki nie zyskają opanowania. Nie musisz ich strzelać i natychmiast pokazywać im wyjście.
Trick # 3: Unikaj Niespodzianek
Jeśli pracownik jest zaskoczony zwolnieniem, zwykle jest to oznaką złego zarządzania.
Twoi pracownicy nie czytają w myślach. Jeśli robią coś złego lub mają problemy z wydajnością, Twoim zadaniem jest rozwiązanie tych problemów i danie im szansy na ich naprawienie. Powinieneś mieć udokumentowany wzorzec zachowań lub problemów z pracą i sposób ich rozwiązywania przez cały okres zatrudnienia pracownika.
Po wielokrotnych szansach, ostrzeżeniach i słabych ocenach wydajności nie powinno być niespodzianką, gdy zostaną zwolnieni.
Zwolnienie kogoś, kto nie ma pojęcia, że jego praca jest zagrożona, może być problematyczne. Ci ludzie są bardziej narażeni na złą reakcję na wiadomości.
Trick # 4: nie rezygnuj
W niektórych przypadkach pracownik może błagać lub błagać o swoją pracę. Obiecają, że się zmienią, jeśli dasz im jeszcze jedną szansę.
Zanim zdecydujesz się kogoś zwolnić, powinno już zabraknąć szans. Zmiana decyzji w trakcie zwolnienia jest jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić jako menedżer.
Prawdopodobnie stracisz szacunek jako lider i będziesz miał większe problemy w przyszłości.
Trick # 5: zachować wiadomości cicho
Nie przeciekaj, że planujesz zwolnić kogoś, kto nie jest na podstawie wiedzy.
Kierownictwo wyższego szczebla i kierownictwo będą wiedzieć, aby utrzymać tę wiadomość w tajemnicy. Ale nie ma absolutnie żadnego powodu, by mówić innym pracownikom, że planujesz kogoś zwolnić.
Nie tylko jest to nieprofesjonalne, ale jeśli wiadomość dotrze do pracownika, zanim go zwolnisz, może podjąć drastyczne działania i spróbować sabotować biznes.
Co dalej
Zwolniłeś pracownika-co teraz? Zamiast odtwarzać rozmowę w twoim umyśle na następny tydzień, musisz ruszyć dalej i przywrócić swój biznes na właściwe tory.
Jeśli chcesz zatrudnić kogoś na zastępstwo, upewnij się, że lista pracy i przeglądu wykwalifikowanych kandydatów jak najszybciej. Korzystanie z oprogramowania ATS (applicant tracking system) lub oprogramowania rekrutacyjnego może znacznie ułatwić Ci życie, przechodząc przez ten proces.
Dowiedz się z tego doświadczenia i zdaj sobie sprawę, że nie będzie to ostatnia osoba, którą zwolnisz. Pamiętaj, co poszło źle lub nie poszło gładko, abyś mógł uniknąć tych problemów w przyszłości.