Przewodnik dla początkujących do rozliczania płac

Przetwarzanie płac nie jest najbardziej ekscytującym zadaniem biznesowym,ale jest to kluczowy proces. Z tego powodu potrzebujesz kontroli i sald, aby upewnić się, że prawidłowo przetwarzasz listy płac. Uzgadnianie płac pomaga zapewnić, że pracownicy są wypłacani dokładnie i na czas. Ponadto uzgadnianie płac ma kluczowe znaczenie dla celów podatkowych i zgodności z przepisami. Przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o ustalaniu płac.

Co to jest uzgadnianie płac?

W finansach termin “pojednanie” odnosi się do zapewnienia zgodności dwóch zapisów tego samego zdarzenia i ich dokładności. Dlatego uzgadnianie płac oznacza upewnienie się, że kwota, którą planujesz wypłacić swoim pracownikom, dokładnie pokrywa się z listą płac w Twojej księdze głównej.

Uzgadnianie płac ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia dokładnej dokumentacji księgowej. Podczas składania podatków, kontroli i oceny kondycji finansowej organizacji potrzebne są prawidłowe zapisy.

Dokładna lista płac zapewnia również, że nie przepłacasz ani nie przepłacasz swoich pracowników. Te pierwsze mogą utrudnić odzyskanie strat, podczas gdy te drugie mogą pociągnąć za sobą grzywny i kary.

Podstawy rozliczania płac

Konieczne jest rozbicie rozliczenia płac na kilka kluczowych elementów, aby lepiej zrozumieć, o co chodzi w tym procesie. Są to również obszary, w których będziecie grzebać, aby przeprowadzić pojednanie.

Wynagrodzenia

Dla większości małych firm przegląd płac jest najłatwiejszą częścią uzgadniania płac. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku pracowników najemnych, których wynagrodzenie brutto jest spójne miesiąc do miesiąca. Ten krok polega na obliczeniu wynagrodzenia brutto pracownika w stosunku do prawidłowych stawek godzinowych dla Twojej firmy.

Jednak sprawy mogą się skomplikować w przypadku organizacji zatrudniającej ponad 50 pracowników. Musisz również wziąć pod uwagę wewnętrzne promocje, nowych pracowników, podwyżki i inne zmiany w wynagrodzeniu. Bez względu na zmiany, musisz upewnić się, że wynagrodzenia i płace pracowników odpowiadają tym, co znajduje się w Twojej księdze głównej. Przed przetworzeniem listy płac musisz również potwierdzić, że masz prawidłowe wynagrodzenie i wynagrodzenie w rejestrze płac.

Godziny Pracy Pracownika

Najważniejszą częścią płac są godziny pracy pracownika. Systemy zarządzania czasem pomagają uczynić ten proces szybkim i łatwym. System automatycznie rejestruje obecność bezpośrednio na liście płac. Jeśli nie korzystasz z systemu zarządzania czasem pracy, podczas uzgadniania płac będziesz musiał ręcznie porównać wypełnione arkusze lub karty czasowe z danymi w rejestrze płac.

Musisz również uwzględnić wynagrodzenie za urlop, chorobowe i nadgodziny. Możesz potrzebować pomocy kierowników działów podczas wykonywania płac w wielu działach.

Odliczenia i podatki

Odliczenia i podatki to inne obszary, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Tym bardziej na początku Nowego Roku, kiedy odnawiane są świadczenia i wprowadzana jest nowa polityka podatkowa. Przynajmniej będziesz musiał wstrzymać ubezpieczenie społeczne, federalny podatek dochodowy, Stanowy podatek dochodowy i Medicare. Inne potrącenia z wypłat pracowników mogą obejmować ubezpieczenie zdrowotne, podatki lokalne, ubezpieczenie pracownicze, świadczenia emerytalne i Dodatki płacowe, takie jak alimenty na dzieci.

Upewnij się, że wszystkie te informacje są aktualne w rejestrze płac. Musisz zgłosić każde odliczenie osobno, a nie jako całkowitą kwotę. Ten krok jest niezbędny do złożenia podatków biznesowych i ułatwia podwójne sprawdzenie numerów.

Pamiętaj, aby być na bieżąco z krajowymi i lokalnymi zmianami w zakresie odliczeń i potrąceń. W tym celu możesz potrzebować pomocy Zespołu ds. finansów. Na przykład mogą wystąpić zmiany w ubezpieczeniach społecznych, podatkach federalnych i stanowych oraz ubezpieczeniach, które mogą być konieczne do aktualizacji listy płac.

Dodatkowo musisz uwzględnić zmiany płac, takie jak pracownicy, którzy kwalifikują się do Medicare lub pracownicy, którzy aktualizują swoje informacje o zatajaniu.

3 narzędzia usprawniające proces uzgadniania płac

Rozliczanie płac nie musi być skomplikowanym procesem. Poniżej znajdują się trzy narzędzia, aby proces był prostszy i szybszy.

Jeśli chcesz zobaczyć więcej opcji internetowych usług płacowych, zbadaliśmy i przejrzeliśmy dostępne narzędzia i znaleźliśmy siedem najlepszych opcji na rynku. Zobacz naszych siedmiu najlepszych dostawców usług płacowych online, aby znaleźć tego, który najlepiej nadaje się do Twojej firmy.

1. QuickBooks Payroll

QuickBooks to podstawa w rozwiązaniach księgowych, ale firma ma również wspaniałą usługę płac online. QuickBooks Payroll pozwala automatycznie uzgadniać zobowiązania płacowe, w tym wydatki pracodawcy i odpowiedzialność pracownika. Możesz uzgadniać swoje listy płac w podkategoriach, w tym federalny podatek dochodowy, Stanowy podatek dochodowy, potrącenie Medicare i potrącenie z Ubezpieczenia Społecznego.

QuickBooks Payroll zawiera również dodatkowe kluczowe funkcje płacowe, w tym:

  • Depozyt bezpośredni tego samego dnia
  • Ochrona przed karami podatkowymi
  • Auto podatki i formularze
  • Auto payroll
  • Śledzenie czasu

Ceny QuickBooks zaczynają się od $12.50 miesięcznie przez pierwsze trzy miesiące w planie Simple Start. Cena następnie wzrasta do $25 miesięcznie po pierwszych trzech miesiącach. Usługa payroll oferuje cztery inne plany w zależności od wielkości firmy i możliwości płacowych, których szukasz.

2. Rejestr Płac

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie rozliczeń płacowych bez Twojego rejestru płac pod ręką. Rejestr płac zawiera wszystkie informacje o pracownikach potrzebne do przetwarzania płac, w tym:

  • Nazwa
  • Data urodzenia
  • Numer pracownika
  • Numer ubezpieczenia społecznego

Upewnij się, że twój Rejestr płac zawiera dokładne rejestry działalności płacowej Twojej firmy za każdy okres wynagrodzenia, w tym:

  • Pay rate
  • Przepracowane godziny
  • Regularne godziny
  • Godziny nadliczbowe
  • Data wypłaty
  • Potrącenie pracownika
  • Dodatkowe odliczenia, takie jak Plany emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne i wynagrodzenia
  • Federalne, lokalne i stanowe podatki dochodowe
  • Wynagrodzenie brutto
  • Wynagrodzenie netto

Oprócz posiadania pod ręką rejestru płac, musisz również upewnić się, że jest on dokładny.

3. Księga Główna

Rejestr płac i Księga główna idą w parze podczas przetwarzania płac i rozliczania płac. Twoja Księga główna prowadzi rejestr wszystkich danych finansowych Twojej firmy. Dane te obejmują każdą transakcję finansową, w tym listę płac.

Będziesz musiał dokonać zapisu w księdze głównej za każdym razem, gdy Twoja lista płac run. Ta sekcja księgi głównej nazywa się wpisami dziennika płac lub po prostu wpisami księgi głównej. Zapisujesz dane płac jako kredyt lub debet. Całkowite wynagrodzenie pracownika przechodzi do kolumny debetowej, a odliczenia do kolumny kredytowej.

9 sztuczek do dokładnego rozliczania płac

Rozliczanie płac z czasem staje się łatwiejsze. Wykonywanie tego kluczowego zadania w każdym okresie wynagradzania zapewnia, że nie będziesz przytłoczony podczas kwartalnego i rocznego uzgadniania. Oto kilka doskonałych wskazówek, które należy uwzględnić w pojednaniu, aby było szybkie, wydajne i dokładne.

1. Pogodzenie Płac Przed Wypłatą

O wiele trudniej jest naprawić błędy płacowe po zapłaceniu pracownikom. Z tego powodu pamiętaj, aby uzgodnić płace co najmniej dwa dni przed wystawieniem czeków. Dobrym pomysłem jest również porównanie płac z poprzednimi płacami o podobnym okresie wypłaty. Jest to szybki sposób na wykrycie błędów. Załóżmy na przykład, że istnieje znacząca różnica między obecnymi listami płac a poprzednimi, mimo że nie dokonano żadnych istotnych zmian w personelu. W takim przypadku przyczyną może być błąd księgowy.

Dodatkowo, będziesz musiał uzgadniać swoje listy płac kwartalnie za pomocą formularza 941. Aby to zrobić, przejrzyj listę płac za kwartał. Następnie Porównaj, Co masz w formularzu 941 i rejestrze płac. Pamiętaj, aby naprawić wszelkie rozbieżności między dwoma zestawami danych.

Wreszcie, będziesz również musiał uzgodnić swoją listę płac pod koniec roku podczas składania pracownika W-2s. proces ten jest podobny do uzgadniania formularza 941. Wyciągnij swoją listę płac i sprawdź roczne dane płac. Porównaj te liczby z tym, co masz w formularzu 941. Będziesz miał cztery z tych formularzy, po jednym dla każdego kwartału. Na koniec porównaj swoje 941 ze wszystkimi formami W-2. Pamiętaj, aby naprawić wszelkie rozbieżności.

2. Zbadaj Proces Uzgadniania Na Koniec Roku

Rozliczenie wynagrodzeń na koniec roku może być żmudnym procesem, ale koniecznym. Rozważ zaplanowanie spotkania podsumowującego co najmniej raz w roku, aby zbadać proces pojednania. Chodzi o to, aby usprawnić proces na następny rok.

Zbadaj cały proces, aby dowiedzieć się, co zrobiłeś dobrze i co można poprawić. To nie jest sesja obwiniania lub wykrywania błędów. Przekonaj zespół, aby zrozumiał, że celem tych spotkań jest zwiększenie dokładności i wydajności procesu uzgadniania płac.

Udokumentuj wszelkie ustalenia i uwzględnij je w sposobie przyszłego pojednania.

3. Ustalenie KPI Uzgadniania Płac

Kluczowe wskaźniki wydajności płac (KPI) pomogą Ci śledzić ulepszenia procesu po zastosowaniu opinii i ustaleń z poprzedniej sztuczki. Niektóre pomocne KPI płac należy rozważyć monitorowanie obejmują:

  • Czas na pogodzenie błędów płacowych
  • Błędy ogółem jako procent całkowitych wypłat wynagrodzeń
  • Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych przez zespół ds. płac
  • Kary i inne dodatkowe koszty wynikające z błędów kadrowych
  • Całkowity czas uzgadniania na koniec roku

Śledząc kluczowe wskaźniki KPI uzgadniania płac, można uzasadnić dodanie listy płac do listy strategicznych funkcji biznesowych. Posunięcie to powinno przyczynić się do jeszcze bardziej efektywnego i dokładnego uzgadniania płac w przyszłości.

4. Rozważ Automatyzację Płac

Jeśli regularnie próbujesz naprawić błędy płac podczas uzgadniania, prawdopodobnie dlatego, że używasz systemów ręcznych. Automatyzacja procesu płac może pomóc zminimalizować błędy i sprawić, że proces będzie szybszy i bardziej wydajny.

Większość dzisiejszych systemów płacowych jest wyposażona w Elektroniczne moduły pomiaru czasu. Możesz logować się co tydzień, aby zatwierdzić godziny pracy pracowników. Następnie informacje te są przekazywane do modułu przetwarzania płac w celu zakończenia procesu.

Korzystanie z zautomatyzowanego systemu płac pomaga również chronić dane pracowników. Systemy te eliminują potrzebę stosowania plików fizycznych. Jeśli musisz przechowywać pliki fizyczne, rozważ przechowywanie ich w bezpiecznym i ograniczonym miejscu za pomocą karty dostępu lub fizycznych kluczy.

5. Odpowiednio Skategoryzować Pracowników

Większość firm zatrudnia pracowników i niezależnych kontrahentów. Oba rodzaje pracowników są wynagradzane w różny sposób i nie powinny być traktowane tak samo. Na przykład nie musisz płacić kontrahentom wynagrodzenia za nadgodziny ani potrącać podatków od zatrudnienia. Z drugiej strony, błędne zaklasyfikowanie pracownika jako wykonawcy może oznaczać brak płac i brak podatków.

Pamiętaj, aby prawidłowo zaklasyfikować swoich pracowników. Czasami granica między pracownikiem a wykonawcą może być zamazana. Jeśli nie jesteś pewien, jak sklasyfikować personel, zawsze możesz złożyć formularz SS-8. Urząd skarbowy może wtedy pomóc w określeniu statusu pracownika. Alternatywnie, odnieść się do sześciu realiów gospodarczych, aby pomóc wyjaśnić rzeczy.

6. Uruchom Raporty Przed Listą Płac

Kolejną zaletą korzystania z usługi płac online, takich jak QuickBooks Payroll, jest funkcja raportowania. Możesz szybko generować raporty, których możesz użyć do sprawdzenia w rejestrze płac. Niektóre z kluczowych raportów do wykorzystania to:

  • Rejestr płac – To daje szybkie podsumowanie wszystkich informacji płacowych.
  • Podsumowanie odliczeń – Daje to przegląd wszystkich odliczeń dla każdego pracownika.
  • Wymogi Pieniężne – Oferuje pełny obraz tego, ile pieniędzy Twoja firma potrzebuje, aby zapłacić pracownikom. Raport ten dzieli te informacje na kategorie, takie jak wynagrodzenia, odliczenia i podatki.

Raporty płacowe pomagają również w innych aspektach Twojej działalności, w tym w zatrzymywaniu zgodności z przepisami, rozliczaniu podatków i śledzeniu kosztów.

Pamiętaj, aby sprawdzić nasz post na najlepsze usługi płacowe dla Twojej firmy. Dzielimy siedem wspaniałych usług płacowych online, które mogą całkowicie zmienić sposób wykonywania tego kluczowego zadania.

7. Opracowanie listy kontrolnej rozliczeń płac

Gdy stajesz się bardziej biegły w rozliczaniu płac, absolutnie warto opracować listę kontrolną, aby śledzić każdy okres płacy. Wygodna w użyciu jest usługa płacowa online. Mimo to wymaga to od administratora płac śledzenia różnych informacji i procesów. Lista kontrolna pomaga metodycznie uporać się z procesem uzgadniania płac.

Niektóre potencjalne pozycje listy kontrolnej rozliczeń płac mogą obejmować:

  • Sprawdzanie, czy wszystkie dane pracownika są kompletne i aktualne
  • Potwierdzanie danych organizacji, takich jak imię i nazwisko, adres i numer ABN
  • Upewnienie się, że rachunki płacowe są prawidłowo powiązane z każdą pozycją wynagrodzenia
  • Porównanie raportu podsumowującego Płace z Księgą główną

Zwróć szczególną uwagę na to, gdzie występuje większość błędów. Następnie opracuj elementy listy kontrolnej, aby rozwiązać te problemy.

Warto również zebrać najważniejsze informacje płacowe w jednym miejscu. Informacje te mogą obejmować zmiany płac, listę wszystkich nowych pracowników, zmiany w odliczeniach i inne zmiany. Możesz skorzystać z tych danych podczas uzgadniania płac, aby upewnić się, że lista płac jest prawidłowa.

8. Szkolenie Pracowników Płac

Szkolenia kadr płacowych są często zaniedbywane, ale mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznego rozliczania płac. Krajobraz regulacyjny płac jest szeroki, złożony i stale się zmienia. Wysoko wyszkoleni pracownicy płac mogą działać jako pierwsza linia obrony przed błędami.

Szkolenie personelu płacowego otwiera również perspektywy kariery w Twojej organizacji. Jest mniej prawdopodobne, że stracisz kompetentny personel na rzecz konkurencji, jeśli Twoi pracownicy zobaczą, jak rozwijają się w Twojej organizacji.

Istnieje wiele szkoleń i kwalifikacji płacowych, w tym American Payroll Association (APA).

9. Chroń Swój System Płacowy

Wreszcie, nie można pogodzić płac, jeśli stracisz wszystkie informacje płacowe. Oprócz typowych zagrożeń cyberbezpieczeństwa, dodatkowe zagrożenia mogą zakłócić lub zniszczyć system płac. Zagrożenia te obejmują pożary, powodzie, przerwy w dostawie prądu i błędy ludzkie.

Zdarzenie utraty danych może prowadzić do opóźnień w płacach i problemów z zgodnością. Co najmniej powinieneś mieć plan tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania dla swojego systemu płac. Szkolić administratorów płac w zakresie najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych, harmonogramów tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania. Rozważ również stworzenie solidnego planu bezpieczeństwa danych, tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania dla lokalnego systemu płac.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

Jak zrobić Payroll

Prowadzenie listy płac może być trudne, zwłaszcza jeśli jesteś początkujący i nie masz dedykowanego działu płac. Między Federalnym…