Przewodnik dla początkujących do przestrzegania płac

Payroll oznacza płacenie pracownikom. Ale, w tym samym czasie, obejmuje również wybór harmonogramu płac, Obliczanie wynagrodzeń, płac i podatków, oraz zapewnienie, że wszystko jest zrobione dokładnie i na czas.

Kiedy prowadzisz obsługę płac, możesz łatwo zapomnieć o obowiązkach związanych z przestrzeganiem przepisów regulowanych przez prawo lokalne, stanowe i federalne. Biorąc pod uwagę te przepisy dotyczące nadgodzin, traktowania pracowników i podatku dochodowego są kluczowymi elementami płac, przestrzeganie listy płac staje się obowiązkowe dla każdego właściciela firmy.

Czytaj dalej, gdy omawiam zgodność z płacami i wszystko inne, co musisz wiedzieć, aby pozostać na dobrej drodze.

Co To Jest Zgodność Z Listą Płac?

Zgodność oznacza przestrzeganie IRS i innych federalnych, stanowych i lokalnych przepisów podatkowych dotyczących sposobu płacenia pracownikom. Przepisy te zawierają listę obowiązków, które organizacja musi spełnić, takich jak:

  • Ubezpieczenia społeczne i podatki Medicaid (FICA)
  • Raportowanie korzyści
  • Klasyfikacja pracowników
  • Podatki od bezrobocia (FUTA)
  • Raportowanie informacji o pracownikach i Weryfikacja uprawnień pracowników
  • Potrącenia/potrącenia z tytułu wypłaty pracowniczej
  • Dodatki do wypłat
  • Tygodniowe, kwartalne i roczne depozyty podatkowe
  • Kwartalne i roczne rozliczenia podatkowe
  • Zarządzanie danymi i prywatność (HIPAA)
  • Kategoryzacja odszkodowań
  • Sprawozdawczość w zakresie ochrony zdrowia (ACA)
  • Dostarczanie dokumentów pracownikom

Kodeks podatkowy podkreśla obowiązujące dla Ciebie mandaty. Będziesz płacić kosztowne grzywny i kary, jeśli ich nie spełnisz. Nawet pozornie proste błędy mogą zagrozić kwalifikowaniu się do ulgi podatkowej, co z kolei może mieć znaczący wpływ na wyniki finansowe—nawet od czasu do czasu wyrzucać cię z biznesu.

Podstawy zgodności płac

Zgodność z listą płac jest ciągłą częścią cyklu życia pracownika, który rozpoczyna się od daty zatrudnienia i trwa nawet po zaprzestaniu pracy w Twojej firmie. Odpowiedzialność za zgodność z przepisami dotyczącymi płac jest oczywiście specyficzna dla Twojej firmy, ale istnieje kilka uniwersalnych przepisów, o których powinieneś pamiętać.

Wstrzymanie federalnego podatku dochodowego

Pracodawcy muszą potrącać różne podatki z wypłat swoich pracowników, aby spełnić wymagania dotyczące zgodności z listą płac. Jednym z tych podstawowych podatków jest federalny podatek dochodowy, który jest ustalany na podstawie metod IRS, albo przez przedział płac lub procent. Jest również oparty na zwolnieniach w formie W-4 wyznaczonych przez twoich pracowników.

Musisz posiadać odpowiedni federalny podatek dochodowy z wypłat każdego pracownika. Zazwyczaj Federalna kwota podatku dochodowego może wynosić od 10% do 37% i jest zgłaszana do IRS i pracownika za pośrednictwem rocznego formularza W-2.

Spełnienie wytycznych Federalnej Ustawy o składkach ubezpieczeniowych (FICA) i Federalnej Ustawy o podatku od bezrobocia (FUTA)

Podatki FICA mają kluczowe znaczenie dla przestrzegania podatku od wynagrodzeń, ponieważ są wymagane na poziomie federalnym. Obejmują one podatki Medicare i Social Security, z których każdy ma być potrącony z czeków pracowników.

Ponieważ jesteś odpowiedzialny za płacenie tych podatków w imieniu pracowników, musisz zdeponować podatki FICA co pół tygodnia lub co miesiąc, w zależności od Twojej firmy. Twoja firma powinna wykonywać raporty IRS co kwartał za pośrednictwem formularza IRS 941.

Płacenie FUTA jest również twoim obowiązkiem. Ten szczególny podatek wynosi 6% i ma zastosowanie do początkowych $7,000 wypłacanych pracownikowi każdego roku. Musisz płacić podatki FUTA kwartalnie i złożyć je przez formularz IRS 940.

Wstrzymywanie i zgłaszanie świadczeń dodatkowych dla pracowników

Zgodnie z urzędem skarbowym każda dodatkowa korzyść, taka jak nadmierny przebieg, odzież i zwrot kosztów przeprowadzki, oferowana przez pracodawcę ich pracownikowi, podlega opodatkowaniu i powinna być uwzględniona w wypłacie odbiorcy, chyba że prawo ją wyklucza.

W związku z tym, jeśli oferujesz podobne korzyści swoim pracownikom, będziesz odpowiedzialny za potrącanie podatków u źródła od tych świadczeń i raportowanie tego samego NA W-2 odpowiednich pracowników.

Zrozumienie prawa Fair Labor Standards Act (FLSA)

FLSA określa zasady związane z nadgodzinami, prowadzeniem dokumentacji, standardami pracy dzieci i płacą minimalną. Jako pracodawca, musisz przestrzegać tych zasad wszędzie tam, gdzie ma to zastosowanie.

Spośród różnych kategorii w ramach FLSA, nadgodziny są prawdopodobnie najważniejsze, zwłaszcza z punktu widzenia zgodności płac. Twoim zadaniem jest znaleźć i zapłacić pracowników pracujących w godzinach nadliczbowych, a następnie zgłosić to samo.

Należy pamiętać, że prawo FLSA zwalnia również niektórych pracowników z wynagrodzenia za nadgodziny. Obejmuje to pracowników zawodowych, administracyjnych i wykonawczych, którzy spełniają określone kryteria, niektórych pracowników małych gazet, rolników, sezonowych, rekreacyjnych lub rozrywkowych i tak dalej.

Odpowiednia Klasyfikacja Pracowników

Oprócz przestrzegania przepisów dotyczących płac, musisz również przestrzegać innych istotnych przepisów, w tym prawidłowo klasyfikować pracowników, którzy planują zatrudnić.

Twoje obowiązki wobec pracowników i niezależnych kontrahentów są różne, dlatego musisz sklasyfikować każdą osobę pracującą dla Ciebie i odpowiednio przyznać jej świadczenia. Dotyczy to również zwrotu określonych wydatków.

Podczas gdy podatki u źródła i płacenie ich w imieniu pracowników jest twoim obowiązkiem, niezależni kontrahenci powinni dbać o własne podatki zgodnie z prawem.

Spełnianie Wymogów Państwowych

Do tej pory spełniałem wymogi prawa federalnego, ale spełnianie wymogów prawa stanowego jest równie ważne.

Twoje obowiązki państwowe zależą od stanu, w którym działasz. Musisz więc zachować zgodność z listami płac tylko w odniesieniu do zasad państwowych, co zazwyczaj obejmuje zgłaszanie nowych pracowników, potrącanie podatków dochodowych od państwa oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących płacy minimalnej, nadpłaty i wszelkich innych wynagrodzeń pracowników.

5 narzędzi do poprawy zgodności płac

Zgodność z listą płac nie musi być trudna.

Znajdziesz kilku wydajnych dostawców usług płacowych, którzy oferują zestaw narzędzi i usług, które ułatwiają wypełnianie zobowiązań podatkowych i spłatę zobowiązań podatkowych—wszystko w terminach. Ponadto mogą również dokładnie raportować płace pracowników, świadczenia i inne informacje.

Poniżej zestawiłem listę najlepszych narzędzi, które mogą uprościć obsługę płac.

Panel kontrolny i raportowanie zgodności ACA

Affordable Care Act (Aca) reprezentuje tysiące stron skomplikowanego kodeksu podatkowego. Aby to uprościć,możesz użyć pulpitu nawigacyjnego ACA, który oferuje śledzenie poszczególnych pracowników w celu monitorowania zgodności. Automatycznie powiadomi Cię o pracownikach, którzy wkrótce będą kwalifikować się do ubezpieczenia zdrowotnego i o tych, którzy również tracą uprawnienia.

Nie zapominajmy o innych przydatnych funkcjach Pulpitu nawigacyjnego ACA, takich jak oszczędność czasu integracja płac w celu wyeliminowania duplikacji danych pracowników i wczesnego ostrzegania o błędnie sklasyfikowanych pracownikach, nieposiadającym cen ubezpieczeniu i problemach z rejestracją. Otrzymujesz również zarządzanie statusami wielu firm i wsparcie dla zarządzania look-back, które może pomóc ci zaoszczędzić tysiące dolarów na każdym nowym zatrudnieniu.

Indywidualne Raportowanie Płac

Jeśli chodzi o zgodność z przepisami podatkowymi, standardowe raporty nie zawsze spełniają wymagania biznesowe. Z drugiej strony, niestandardowe raporty płac pozwalają ocenić zgodność, umożliwiając wprowadzanie niestandardowych informacji o pracownikach.

Niestandardowe pola i raporty mogą pomóc w podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących wynagrodzeń pracowników bez ryzyka niezgodności.

Na przykład, jeśli chcesz wiedzieć, który z twoich pracowników pracował w nadgodzinach nad konkretnym projektem lub musisz uwzględnić wskazówki dla pracowników w zarobkach, możesz dopasować projekty do godzin pracy, włączyć wskazówki i inne rodzaje rekompensat do całkowitego wynagrodzenia, a wyniki wyświetlać na pierwszy rzut oka za pomocą niestandardowych pól i raportów.

W pełni zintegrowane rozwiązanie czasu pracy

Wielu uważa śledzenie pracowników za najbardziej skomplikowaną część płac. Dobrą wiadomością jest to, że korzystanie z oprogramowania do Rejestracji Czasu Pracy może uprościć cały proces.

Za pomocą tego narzędzia możesz generować dokładne raporty, obliczać zobowiązania podatkowe i ostatecznie osiągać zgodność z listą płac. Możliwe jest również prowadzenie listy płac, obecności i rocznych raportów podsumowujących dla dowolnego określonego zakresu dat.

Biorąc pod uwagę, że zobowiązania podatkowe FICA i FUTA są oparte na płacach pracowników, dokładne raportowanie, takie jak to, może być niezwykle przydatne w celu zapewnienia zgodności.

Samoobsługa i Onboarding pracowników

Korzystanie z oprogramowania samoobsługowego i oprogramowania do wdrażania pracowników może ograniczyć zgłaszanie błędów, zapewnić zgodność w całej organizacji i zapewnić pracownikom czas wolny na skupienie się na bardziej krytycznych projektach, aby ułatwić rozwój firmy.

Znajdziesz wiele opartych na chmurze narzędzi online, które mogą skrócić całkowity czas zespołu HR zarządzania danymi pracowników. Mogą również pomóc nowym pracownikom wypełnić ważne dokumenty i zweryfikować numery ubezpieczenia społecznego w celu ustalenia uprawnień do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Pracownicy mogą korzystać z samoobsługowych narzędzi do dostosowywania składek lub zapisywania się do programów świadczeń. Nowi pracownicy będą musieli wypełnić formularze I-9 i W-4, ulgę podatkową w zakresie możliwości pracy i informacje o równych szansach zatrudnienia, bezpośrednie informacje o depozytach i przejrzeć podręcznik pracownika.

Ponadto wszystkie informacje są przechowywane cyfrowo w celu łatwego generowania, wyszukiwania i raportowania formularzy, co jeszcze bardziej ułatwia przestrzeganie przepisów kodeksu podatkowego.

Karty Płacowe

Obecnie kilku pracowników decyduje się na płacowe karty debetowe zamiast tradycyjnych kont bankowych. Brak kontroli papierowych i bezpośrednich informacji o depozytach sprawia, że śledzenie wynagrodzeń pracowników jest trudniejsze, co z kolei wpływa również na dokładność raportowania i zgodność z podatkiem od wynagrodzeń.

Na szczęście zaprojektowano kilka rozwiązań płacowych do śledzenia każdej karty płacowej wydawanej pracownikom, co pomaga uprościć raportowanie i zachować zgodność z przepisami płacowymi.

4 sztuczki dotyczące zgodności z płacami

Nadążanie za wszystkimi wymaganiami dotyczącymi zgodności z płacami może pozostawić każdego przytłoczonego. Oto kilka sztuczek, aby usprawnić procesy płacowe i przygotować się na sukces.

Korzystanie Z Oprogramowania Payroll

Uzyskanie oprogramowania płacowego to najlepszy sposób na uproszczenie procedur płacowych i monitorowanie zgodności. Nowoczesne i wydajne oprogramowanie pozwala na automatyzację procesów, przechowywanie informacji w jednym miejscu, obliczanie wypłat i zwolnień pracowników oraz rozliczanie podatków w Twoim imieniu-wszystko w krótkim czasie.

Co więcej, znajdziesz różne oferty na rynku – każda z konkretnymi funkcjami, punktami cenowymi, zaletami i wadami. Możesz sprawdzić moją listę nowoczesnych i wysoce wydajnych usług płacowych online, aby znaleźć opcję, która jest przyjazna dla użytkownika i spełnia wszystkie twoje wymagania.

Tworzenie List Kontrolnych Zgodności Płac

Możesz sporządzić listę kontrolną zgodności z listą płac z różnych powodów. Możesz mieć jeden do konsultacji z każdym nowym pracownikiem lub kontrahentem, za każdym razem, gdy prowadzisz listę płac, aby skonsultować się z jednym co kwartał lub rok—lub dla wszystkich trzech.

Dla każdej listy kontrolnej upewnij się, że masz każdy krok (określenie zwolnienia lub zwolnienia, utworzenie bezpośredniego depozytu itp.) oraz punkty, o których musisz pamiętać (dodawanie pracownika do systemu płac i raportowanie do stanu nowych informacji o zatrudnieniu, dodawanie raportów do bazy firm itp.) w celu zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi płac.

Te listy kontrolne płac pozwalają mieć punkt odniesienia, który pomoże Ci przez wszystkie procesy. Możesz za ich pomocą szkolić swój zespół HR i innych pracowników do zarządzania i konfigurowania płac.

Użyj Ścieżek Audytu

Poszukaj oprogramowania oferującego funkcjonalność ścieżki audytu.

Ta funkcja pozwala powiązać każdą transakcję z informacjami pomocniczymi, takimi jak zamówienia zakupu i faktury, w celu potwierdzenia wszelkich płatności, które mogą wyglądać nietypowo. Ścieżki audytu mogą również pomóc w zapobieganiu oszustwom, zapewnić wgląd w dobro firmy i zapewnić dokładność wszystkich kont firmowych.

Uzyskaj Porady Ekspertów

Nie bój się porozmawiać z ekspertem, jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie zgodności z przepisami i przepisami dotyczącymi płac.

Na przykład księgowi mają dobrą wiedzę na temat przestrzegania przepisów dotyczących płac i mogą pomóc w regulacjach, ważnych zmianach i aktualizacjach. Mogą również pomóc w utrzymaniu aktualnej dokumentacji oprócz składania deklaracji i odprowadzania podatków.

Podobnie, wielu innych ekspertów może pomóc w kwestiach płac i radzenia sobie z rozbieżnościami w rejestrach.

Co dalej

Zachowanie zgodności z przepisami ma kluczowe znaczenie, a biorąc pod uwagę liczbę rzeczy, o których musisz pamiętać, aby zapewnić zgodność, nie jest to najłatwiejszy wyczyn.

Po dowiedzeniu się o podatkach i przepisach, które należy spełnić, będziesz musiał dostarczyć wszystkie informacje o płacach na czas. Spóźnione przesyłanie może spowodować, że Twoja firma zostanie ukarana, więc upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby wszystkie zadania—dotrzymanie terminów podatkowych, przesunięcie wypłat, kwartalne raportowanie—zostały wykonane na czas.

Poniżej znajduje się kilka innych przewodników, których możesz użyć, aby uzyskać wszystkie niezbędne informacje, aby zapewnić zgodność z listą płac i zminimalizować błędy:

  • Najlepsze systemy rejestracji czasu pracy
  • Najlepsze Oprogramowanie Do Wdrażania
Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

ClearCompany Review

Zamiast fragmentarycznego narzędzia, które zajmuje się tylko niektórymi częściami procesu rekrutacji, ClearCompany to cała enchilada. ClearCompany to kompletny…

Przegląd SmartStart

Podczas gdy większość opcji oprogramowania do śledzenia kandydatów wymaga płatnych planów, SmartStart może być używany do maksymalnie 10…