Przewodnik dla początkujących do prowadzenia dokumentacji korporacyjnej

Wszystkie korporacje na całym świecie mają jedną wspólną cechę: papierkową robotę. 

Istnieje mnóstwo formularzy do wypełnienia i złożenia, w tym formularze podatkowe, Księga Handlowa, raporty roczne i inne. Podczas gdy prowadzenie dokumentacji korporacyjnej nie jest najfajniejszą pracą, bezwzględnie ważne jest, aby przedsiębiorcy byli na bieżąco ze swoimi dokumentami korporacyjnymi, jeśli chcą prowadzić zgodną firmę. 

Skalowanie firmy wymaga organizacji na wszystkich poziomach-a rekordy firmy nie są wyjątkiem. Wbrew powszechnemu przekonaniu, prowadzenie dokumentacji korporacyjnej nie jest zbyt uciążliwe. Ale musisz to zrobić poprawnie, aby wyeliminować wąskie gardła.

Czytaj dalej, badając elementy prowadzenia dokumentacji korporacyjnej i omawiając wskazówki i narzędzia, które pomogą Ci zachować bezpieczeństwo i dostępność dokumentacji korporacyjnej.

Czym jest prowadzenie dokumentacji korporacyjnej?

Zanim omówimy prowadzenie dokumentacji korporacyjnej, zrozumiemy, czym są zapisy korporacyjne.

Dokumentacja korporacyjna to ważne dokumenty dotyczące twojej firmy, które jako korporacja amerykańska musisz zachować, aby udowodnić, że przestrzegasz przepisów stanowych i Zasad określonych przez Urząd Skarbowy (IRS).

Potraktuj to jako oficjalny dziennik decyzji i działań Twojej firmy.

Rejestry firmowe obejmują kluczowe dokumenty i pliki, które powinny być przechowywane w jednym, centralnym miejscu, aby były łatwo dostępne w przypadku, gdy organy regulacyjne przyjdą do audytu Twojej firmy. 

Jak można się domyślić, prowadzenie dokumentacji korporacyjnej odnosi się do procesu przechowywania wszystkich zapisów korporacyjnych w zorganizowany sposób. Prowadzenie dokumentacji jest również często nazywany zarządzania zapisami i odnosi się do zarówno fizycznych i elektronicznych zapisów na wszystkich poziomach organizacji.

Podstawy prowadzenia dokumentacji korporacyjnej

Zagłębimy się w niuanse związane z prowadzeniem dokumentacji korporacyjnej i wszystkim, co się z tym wiąże.

Dowód zgodności 

Prowadzenie dokumentacji korporacyjnej ma zarówno praktyczną, jak i prawną wartość dla Twojej firmy. Na przykład możesz śledzić postępy swojej korporacji na przestrzeni lat i składać przyszłe deklaracje podatkowe za pomocą rejestrów korporacyjnych, takich jak raporty roczne i poprzednie deklaracje podatku dochodowego.

Co ważniejsze, prowadzenie dokumentacji korporacyjnej utrzymuje coś, co jest znane jako” zasłona korporacyjna”, co odnosi się do podziału między aktywami korporacji a aktywami osobistymi właścicieli korporacji.

Załóżmy, że ktoś pozwie twój interes. Mogą próbować przebić Twoją korporacyjną zasłonę i zająć się twoimi osobistymi aktywami w ramach ich rozliczenia. Aby to zrobić, będą twierdzić, że Twoja firma nie przestrzegała odpowiednich formalności korporacyjnych określonych przez państwo. 

Jednak wszystkie ich roszczenia zostaną oddalone, jeśli zachowasz wszystkie swoje zapisy prawidłowo. Widzisz, odpowiednio przechowywane rejestry korporacyjne mogą udowodnić, że Twoja firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów, eliminując w ten sposób zagrożenia dla aktywów osobistych. 

Innymi słowy, prowadzenie dokumentacji korporacyjnej będzie chronić Ciebie i twoją firmę podczas procesów sądowych i audytów.

Korporacja vs. LLC wymagania nałożone przez państwo

Różne stany mają różne zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji korporacyjnej. Jednak korporacje zawsze mają więcej wymagań nałożonych przez państwo niż LLC. Dokumenty, które należy śledzić, będą się różnić w zależności od tego, czy Twoja firma jest korporacją, czy LLC.

W przypadku korporacji, oto pliki, które musisz przechowywać w miejscu prowadzenia działalności:

  • Statutu wraz z wszelkimi zmianami wniesionymi do Państwa
  • Nazwiska i adresy dyrektorów i urzędników
  • Nazwiska i adresy akcjonariuszy, w tym ich liczba i klasa akcji
  • Dokumentacja wszystkich decyzji i działań akcjonariuszy i dyrektorów dotyczących posiedzeń, znana również jako protokoły posiedzeń 
  • Regulamin korporacyjny, który określa twoje plany dotyczące sposobu prowadzenia firmy
  • Sprawozdania roczne

W przypadku LLC należy przechowywać następujące zapisy w miejscu prowadzenia działalności:

  • Umowa operacyjna
  • Nazwiska i adresy wszystkich członków i kierowników
  • Artykuły organizacji, wraz z wszelkimi zmianami wniesionymi do Państwa

Oprócz dokumentacji różnią się również inne powiązane szczegóły, takie jak czas przechowywania rejestrów i sposób ich przechowywania. Jeśli zdecydujesz się rozpocząć prowadzenie działalności w innych stanach, upewnij się, że dostosujesz zasady prowadzenia dokumentacji do wymagań tego konkretnego stanu.

Uwaga: Powyższa lista nie jest ostateczna. Być może będziesz musiał dodać do niego inne elementy, ale możliwe jest również, że Twoja korporacja nie musi również przechowywać wszystkich rekordów.

Protokół Z Posiedzenia 

Protokoły spotkań są niezwykle istotną częścią prowadzenia dokumentacji korporacyjnej. Służą one jako oficjalny zapis działalności korporacyjnej, gdzie wszystkie główne głosy, uchwały i transakcje, które mają wpływ na firmę, są odpowiednio udokumentowane.

Podczas gdy korporacje są na ogół zobowiązane do przechowywania protokołów z posiedzeń, LLC nie muszą tego robić, chyba że to zadanie zostało specjalnie wymienione w umowie operacyjnej.

Protokoły ze spotkań mogą również obejmować następujące czynności:

  • Emisja akcji
  • Wybory nowych dyrektorów lub urzędników
  • Doroczne spotkania dyrektorów i akcjonariuszy
  • Podwyżki odszkodowań
  • Zatwierdzenie decyzji finansowych, takich jak sprzedaż aktywów, pożyczka biznesowa, wybór statusu podatku dochodowego od osób prawnych lub nabycie innej firmy 
  • Zatwierdzanie elementów takich jak Grupowy plan zdrowia, długoterminowa dzierżawa, wszystkie inne podobne kluczowe decyzje, które wpływają na firmę

Istnieje powszechne błędne przekonanie, że Protokoły spotkań muszą być strasznie szczegółowe. To nie może być dalsze od prawdy. Zamiast tego protokoły ze spotkań są zazwyczaj pisane prostym językiem, w którym osoba odpowiedzialna za nie określa tylko podstawowe fakty. 

Przechowywanie Rekordów Firmowych

Tutaj wszystko staje się elastyczne.

Prawo nakazuje ci przechowywanie zapisów, ale nie określa wyraźnie jak żeby je zatrzymać. Ta elastyczność pozwala wybrać metodę przechowywania danych w oparciu o twoje wymagania i preferencje. 

Jedynym haczykiem jest upewnienie się, że wszystkie twoje zapisy są prawidłowo zorganizowane, bezpieczne i dokładne, niezależnie od metody.

Niektóre dokumenty firmowe są zgodne z bardziej staromodnym procesem zapisów fizycznych, gdzie drukują pliki w formie papierowej w fizycznym zestawie. Inni wybierają bardziej bezpieczną dla środowiska metodę bez papieru, gdzie przechowują pliki elektroniczne. Upewnij się, że masz kopię zapasową danych, niezależnie od wybranej metody, jako ubezpieczenie na wypadek utraty.

Jeśli chodzi o zrozumienie, kto jest odpowiedzialny za przechowywanie zapisów, to tam sprawy mogą się bardziej skomplikować.

Różni członkowie organizacji tworzą dokumentację korporacyjną. Sekretarz korporacyjny tworzy Protokoły spotkań podczas każdego posiedzenia Zarządu; Rada Dyrektorów ustanawia Regulamin, podejmuje uchwały i przygotowuje roczne sprawozdania; księgowi są odpowiedzialni za tworzenie i prowadzenie dokumentacji finansowej, wyciągów bankowych i deklaracji podatkowych i tak dalej.

Aby uzyskać lepsze wyniki, zalecam poinformowanie wszystkich o ich obowiązkach, aby upewnić się, że wszystko jest zrobione poprawnie.

Termin Prowadzenia Dokumentacji

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jak długo powinni przechowywać dokumentację korporacyjną—coś, co zależy od zarejestrowanej pozycji, wydatku lub zdarzenia.

Należy określić okres przedawnienia dla rejestrowanego przedmiotu. Odnosi się to do czasu, jaki poświęcisz na zmianę zeznania podatkowego w celu ubiegania się o Fundusz lub w którym IRS ma dostęp do dodatkowych podatków. Ogólnie rzecz biorąc, IRS zaleca prowadzenie ewidencji przez dwa do siedmiu lat, w zależności od charakteru rejestrowanej pozycji.

Urząd Skarbowy również zobowiązał korporacje do posiadania dokumentów do rejestrowania amortyzacji aktywów. Tak więc, jeśli dana pozycja ulega amortyzacji przez pięć lat, wszystkie rejestry odnoszące się do tej konkretnej pozycji powinny być przechowywane przez ten okres pięciu lat.

Prowadzenie i prowadzenie dokumentacji korporacyjnej jest również niezbędne do celów organizacyjnych i chroni firmę, niezależnie od przepisów IRS.

5 narzędzi usprawniających prowadzenie dokumentacji korporacyjnej

Poniżej omówimy pięć głównych kategorii narzędzi, których możesz użyć do usprawnienia prowadzenia dokumentacji.

Oprogramowanie Do Zarządzania Dokumentacją

Jeśli masz dział HR w swojej organizacji, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania dokumentacją.

Narzędzia te są zaprojektowane do obsługi cyklu życia rekordów od utworzenia do dyspozycji. 

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania rekordami lub dokumentami, takiego jak Microsoft SharePoint lub OnBase, pomoże Ci spełnić wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów i zapisów korporacyjnych, chroniąc Cię przed wszelkiego rodzaju problemami, w tym grzywnami, nieudanymi audytami, a nawet więzieniem.

Oprogramowanie Do Protokołów Spotkań

Jak wspomniano, Protokoły spotkań są niezwykle ważną częścią dokumentacji korporacyjnej. Musisz być dokładny i szybki, jeśli chodzi o nagrywanie protokołów ze spotkań.

Właśnie dlatego powinieneś rozważyć użycie oprogramowania do protokołowania spotkań, które może śledzić wszystko, co dzieje się na spotkaniu, w tym przechwytywanie notatek, przypisywanie elementów akcji, formatowanie dokumentów i przesyłanie protokołów ze spotkań do członków zespołu.

Gorąco polecam sprawdzenie narzędzi takich jak Beenote i Meeting Booster.

Usługa Przechowywania W Chmurze

Jak sama nazwa wskazuje, usługa przechowywania w chmurze umożliwia przechowywanie wszystkich firmowych rekordów w chmurze, dzięki czemu są łatwo dostępne w podróży. 

Przechowywanie w chmurze to model przetwarzania w chmurze, który przechowuje dane w Internecie za pośrednictwem usługi hostingu plików, takiej jak iDrive i pCloud, które są odpowiedzialne za zarządzanie i obsługę przechowywania danych jako usługi. 

Oprócz wygody, masz również gwarancję najwyższej klasy bezpieczeństwa wszystkich danych i tańszej obsługi.

Oprogramowanie Do Zarządzania Podmiotem

Oprogramowanie do zarządzania jednostką zapewnia bezpieczną, opartą na chmurze przestrzeń do przechowywania wszystkich informacji, dokumentów i wykresów organizacyjnych związanych z jednostką, aby stworzyć jedno źródło prawdy do prowadzenia rejestrów korporacyjnych.

Sekretarze firmy mogą korzystać z tego oprogramowania do wykonywania różnych zadań, takich jak zarządzanie bieżącą dokładnością zapisów korporacyjnych za pomocą kalendarzy zgodności, przypomnień i przepływów pracy w celu poprawy danych, Raportowanie wymagań regulacyjnych i elektroniczne składanie formularzy ustawowych do globalnych organów regulacyjnych.

Nasze najlepsze oprogramowanie do zarządzania to Diligent, Wrike i ADP SmartCompliance.

Oprogramowanie księgowo-płacowe

Oprogramowanie księgowe może generować faktury klientów, jednocześnie pomagając poprawić podstawy księgowości, rejestrując należności, między innymi.

Natomiast korzystanie z oprogramowania płacowego zajmie się tworzeniem dokumentacji podatkowej płac (formularze w-2, formularze 1099-MISC, formularze 1099-NEC, formularze 941). Co więcej, oprogramowanie zajmie się również generowaniem i wypełnianiem tych formularzy z odpowiednim organem.

Podczas gdy Książki Zoho i QuickBooks są moimi najlepszymi wyborami do oprogramowania księgowego, miałem dobre doświadczenie w korzystaniu z usług płacowych ADP i OnPay.

3 sztuczki, aby poprawić prowadzenie dokumentacji korporacyjnej

Teraz, gdy skończyliśmy z narzędziami, oto kilka przydatnych wskazówek dotyczących lepszego prowadzenia dokumentacji korporacyjnej, aby utrzymać ciśnienie krwi w dół podczas audytu i sezonu podatkowego.

Właściwa indeksacja i kategoryzacja

Musisz dokładnie wiedzieć, gdzie są wszystkie Twoje informacje przez cały czas. W tym celu musisz dokładnie indeksować i kategoryzować każdy dokument przechowywany w celu prowadzenia dokumentacji korporacyjnej. 

Powinieneś być w stanie zlokalizować każdy plik i bezproblemowo odróżnić aktywne pliki od dokumentów archiwalnych.

Rozdysponowanie Dokumentu Praktycznego

Podobnie jak powinieneś przejrzeć mandaty przechowywania rekordów, powinieneś również wiedzieć, kiedy je zniszczyć.

Ostateczne daty rozdysponowania są datami wygaśnięcia ustawowych okresów, po których można zniszczyć wygasłe zapisy bez martwienia się o konsekwencje prawne. Możesz rozważyć współpracę z firmą niszczącą z certyfikatem NAID AAA, aby zapewnić, że wszystkie Twoje pliki zostaną zniszczone w sposób bezpieczny i w ścisłym łańcuchu dowodowym.

Zapewnienie Szkolenia Pracowników

Każda osoba w organizacji powinna znać zasady i procedury zarządzania rekordami w firmie, dlatego tak ważne jest szkolenie pracowników.

Pomysł jest prosty: im więcej uczysz swoich pracowników o najlepszych praktykach prowadzenia dokumentacji korporacyjnej, tym bezpieczniej i wydajniej będą oni przetwarzać Twoje informacje.

Zalecam dystrybucję pisemnych kopii zasad przechowywania danych, aby poinformować pracowników, jak przechowywać lub niszczyć ważne dane. Możesz również zaplanować bieżące sesje szkoleniowe, aby informować pracowników na bieżąco o zmieniających się przepisach i trendach w zakresie ochrony prywatności oraz zgodności z przepisami.

Co dalej

Teraz, gdy masz uczciwy pomysł na prowadzenie dokumentacji korporacyjnej, następnym krokiem jest wdrożenie tego, czego się nauczyłeś.

Zacznij od dodania naszego zalecanego zestawu narzędzi w systemie korporacyjnym, aby rejestrować wszystkie niezbędne dane i obsługiwać je w bezpieczny i zorganizowany sposób. Powinieneś również przeszkolić swoich pracowników w zakresie najlepszych praktyk prowadzenia dokumentacji korporacyjnej, aby skonfigurować ich na sukces.

Zapoznaj się z poniższymi przewodnikami Quicksprout, aby uzyskać więcej informacji: 

  • Przewodnik dla początkujących do HR Compliance
  • Przewodnik dla początkujących do przestrzegania płac
Total
0
Shares
Related Posts