Przewodnik dla początkujących do obsługi płac

Obsługa płac to znacznie więcej niż tylko wystawianie pracownikom czeków za przepracowane godziny.

Podczas gdy płace i Obliczenia podatkowe są znaczącą częścią płac, jest to o wiele więcej. Obejmuje to utworzenie firmy jako pracodawcy i upewnienie się, że zwolnienia podatkowe i raporty są składane na czas i do właściwego organu podatkowego.

Dla menedżerów HR zapewnienie wszystkim prawidłowych i terminowych płatności jest kluczową odpowiedzialnością. Nawet mały błąd naraża zaufanie pracowników i reputację firmy na ryzyko. Po prostu nie ma miejsca na błędy.

W tym przewodniku omówię szczegółowo przetwarzanie płac i podzielę się najlepszymi praktykami i przydatnymi narzędziami, które pomogą Ci skutecznie i wydajnie poruszać się po obowiązkach płacowych za każdym razem.

Czym Jest Obsługa Płac?

Przetwarzanie listy płac odnosi się do procesu zarządzania płatnościami pracowników, począwszy od dodania pracownika do listy płac, aż po wręczenie mu czeków.

Obejmuje to kilka kroków w celu zapewnienia, że płatność jest prawidłowo obliczana, śledzona i wypłacana oraz że prawidłowe kwoty podatku, korzyści firmy i innych odliczeń są wstrzymywane. Zazwyczaj płace są zarządzane i administrowane przez wyspecjalizowanego specjalistę ds. płac w dziale księgowości Twojej firmy, ale może również podlegać kompetencjom menedżera HR.

Moja rekomendacja? Kup niezawodne i wydajne rozwiązanie płacowe, które pomoże Twojej organizacji zapewnić zgodność z płacami i utrzymać Cię na szczycie całej branży.

Podstawy obsługi płac

Zarządzanie listą płac to nie tylko wypisywanie czeków pracownikom za ich pracę. Jest o wiele więcej.

Wszyscy pracodawcy muszą upewnić się, że przestrzegają zasad raportowania płac przed przekazaniem płatności podatku od wynagrodzeń odpowiednim agencjom podatkowym. Poniżej znajdują się podstawy procesów płacowych, które pomogą Ci rozpocząć pracę we właściwym kierunku.

Uzyskanie numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN)

EIN, znany również jako federalny numer identyfikacji podatkowej, to dziewięciocyfrowy numer identyfikujący firmę. Każda firma potrzebuje jednego, aby założyć różne rachunki podatkowe. Ponadto banki wymagają EIN do otwierania kont bankowych dla firm.

Dobrą wiadomością jest to, że Urząd Skarbowy wydaje EINs bezpłatnie. Możesz ubiegać się o nie bezpośrednio przez Urząd Skarbowy.

Zbieranie Informacji O Pracownikach

Właściciele firm potrzebują pewnych formularzy do ustalenia listy płac dla pracownika. Niektóre z nich obejmują:

  • Formularz IRS W-4 (zaświadczenie o potrąceniu przez pracownika): To mówi, ile federalny podatek dochodowy do wstrzymania od wynagrodzenia pracownika.
  • Stan W-4: Podczas gdy wiele państw używa formularza IRS w-4, inne mają własną wersję w-4. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy, pracownicy muszą ukończyć stan W-4, chyba że państwo nie pobiera podatku dochodowego od państwa.
  • W-9 (wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie): Nie musisz potrącać podatków z wynagrodzenia niezależnego wykonawcy, ale musisz śledzić, co im płacisz i wystawiać formularz 1099 na koniec roku.
  • Formularz USCIS i-9 (Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia): Wszyscy nowi pracownicy muszą wypełnić ten formularz, aby zweryfikować swoją tożsamość i czy mają prawne upoważnienie do pracy w Stanach Zjednoczonych.
  • Formularze Ubezpieczenia Zdrowotnego: Jeśli zapewnisz swoim pracownikom ubezpieczenie medyczne, dentystyczne i wzrokowe, wszyscy pracownicy uczestniczący w programie będą musieli wypełnić te formularze, aby określić odpowiednie potrącenia z wynagrodzenia.
  • 401 (k) dokumentacja planu: Jeśli udostępniasz pracownikom opcję 401 (k), przed wpłatą na ich konto 401(k) powinieneś znać środki, które należy zatrzymać z wynagrodzenia pracownika.

Ustalanie podatków i potrącanie

Wynagrodzenie netto pracownika to jego wynagrodzenie brutto minus różne potrącenia u źródła (podatki, składka na ubezpieczenie medyczne, składka emerytalna itp.). Niektóre odliczenia są dokonywane przed opodatkowaniem, podczas gdy niektóre są odliczeniami po opodatkowaniu, co powoduje komplikacje.

Co więcej, kilka stanów ma zasady, które różnią się od zasad rządu federalnego. W związku z tym musisz sprawdzić stan swojego stanu przed dokonaniem jakichkolwiek odliczeń.

Poniżej znajduje się kilka podatków, które pracodawcy zazwyczaj wstrzymują od wynagrodzenia pracownika:

  • Federalny podatek dochodowy
  • Państwowe i lokalne podatki dochodowe
  • Ubezpieczenia społeczne i podatki Medicare
  • Inne potrącenia z wynagrodzenia, zasądzone przez Sąd płace, składki unijne, 401 (k) i inne składki na fundusz emerytalny, alimenty, niezapłacony czas urlopu, składki na ubezpieczenie zdrowotne i na życie i tak dalej

Jeśli również wstrzymujesz środki, upewnij się, że przekazujesz je na osobne konto do momentu przekazania ich do IRS, Social Security Administration (SSA) lub innych agencji.

Ewidencjonowanie opłat związanych z listą płac nie uiszczanych przez pracowników

Obsługa płac obejmuje specyficzne podatki i opłaty należne przez pracodawcę. Ale nie są one odejmowane od wynagrodzeń pracowników.

Federalne Podatki Od Bezrobocia
Zgodnie z federalną ustawą o podatku od bezrobocia (FUTA) pracodawcy muszą płacić federalne podatki od bezrobocia, jeśli płacą co najmniej $1,500 wynagrodzenia w dowolnym kwartale kalendarzowym w roku bieżącym lub poprzednim. Gdy roczne wynagrodzenie pracownika przekroczy 7000 dolarów, pracodawca nie musi już płacić FOTA za tego pracownika w tym roku podatkowym.

Obecny kurs FUTA wynosi 6%. Ponadto IRS pozwala pracodawcom na zaciągnięcie kredytu aż w wysokości 5,4% płac podlegających opodatkowaniu FUTA za kwoty wpłacone do państwowych funduszy bezrobotnych.

Państwowe Podatki Od Bezrobocia
Niektóre państwa mają własny program ubezpieczenia od bezrobocia. Jako pracodawca musisz się zarejestrować, aby złożyć raport płacowy i złożyć płatności podatkowe. Państwowa Ustawa o podatku od bezrobocia (SUTA) w tych stanach określa limit wysokości płac pracowników będą opodatkowane.

Pamiętaj, że ta “płaca opodatkowana” i stopa podatku od bezrobocia różnią się w zależności od stanu.

Ubezpieczenie Odszkodowań Dla Pracowników
Odszkodowania pracownicze to rodzaj ubezpieczenia, które pracodawcy kupują na pokrycie kosztów związanych z urazami i chorobami związanymi z pracą pracownika. Pracownicy, którzy pobierają świadczenia pracownicze, raczej nie pozwą swoich pracodawców.

W większości przypadków ubezpieczenie pracownicze jest administrowane przez państwowy program. Jednak federalne ubezpieczenie pracownicze pracowników i roszczenia są obsługiwane bezpośrednio przez rząd federalny.

Zakładanie działalności kadrowo-płacowej na koniec roku

Musisz prowadzić rejestr zatrzymywania środków z wynagrodzenia pracowników przez cały rok. W ten sposób będziesz miał wszystkie dane do raportowania i podsumowania na formularzach w-2 (dla pracowników płac) lub formularzach 1099 (dla niezależnych kontrahentów).

Każdy pracodawca musi przesłać kopie formularza każdego pracownika do urzędu skarbowego, pracownika i ZUS. Dodatkowo, na koniec roku podatkowego, pracodawcy muszą złożyć formularz IRS 940 zgłosić swój podatek FUTA, wraz z wszelkich formularzy płacowych i podatkowych wymaganych przez państwo.

5 narzędzi usprawniających obsługę płac

Ręczne przetwarzanie płac może być uciążliwe. Na szczęście możesz użyć kilku doskonałych narzędzi do przetwarzania płac, aby szybciej i wydajniej przetwarzać swoje płace.

Gusto

Gusto pomaga firmom w wdrożeniu, płaceniu i świadczeniach. Pozwala łatwo obliczyć i złożyć podatki i pomaga w zakresie zgodności, śledzenia czasu, WOM,świadczeń pracowniczych i innych. Dodatkowo zapewnia pracownikom łatwy dostęp do płatnych odcinków, W-2 i wszystkiego innego, czego twój pracownik potrzebuje online.

Otrzymujesz pięknie zaprojektowany interfejs, wraz z mnóstwem funkcji, które sprawiają, że płace są tak proste i proste, jak to tylko możliwe. Dzięki łatwej konfiguracji oprogramowania możesz być gotowy do uruchomienia listy płac w kilka minut.

OnPay

Kiedy masz napiwki pracowników, jesteś odpowiedzialny za wycofanie i płacenie dochodów, Ubezpieczeń Społecznych i podatków Medicare od wszystkich napiwków swoich pracowników. Chociaż utrudniłoby to przestrzeganie przepisów podatkowych, nie poczujesz dużej różnicy, Jeśli korzystasz z OnPay.

Ze względu na funkcję automatycznego obliczania podatku, oprogramowanie może automatycznie odliczać podatki od każdej wypłaty po wprowadzeniu przez pracownika napiwków. Może również płacić i składać podatki kwartalnie w odpowiednich agencjach rządowych, aby jeszcze bardziej zmniejszyć wszelkie obciążenia.

Inne funkcje obejmują wiadomości w aplikacji, podpisy elektroniczne, zarządzanie WOM oraz generowanie i dystrybucję W-2s lub 1099s.

Paychex

Paychex to niezwykle popularne rozwiązanie do obsługi płac.

Ma modułowy format, który ułatwia skalowanie między małymi i większymi firmami. Możesz przetwarzać złożone płace w różnych harmonogramach za pomocą zaledwie kilku kliknięć. W zależności od wybranego planu pracownicy mogą otrzymywać płatności za pomocą bezpośredniego depozytu, czeków papierowych lub przedpłaconych kart debetowych.

Otrzymujesz również dostęp do różnych usług HR, a także wsparcia 24/7, kontroli przeszłości i skutecznych szkoleń. Szczegółowa analiza i raportowanie są również możliwe z Paychex.

Zenefits

Zenefits to kolejne świetne oprogramowanie płacowe dla małych i średnich firm, które zapewnia szeroką gamę rozwiązań HR-wszystko umieszczone w łatwej do zarządzania platformie.

To oprogramowanie płacowe może uprościć funkcje administracyjne dzięki samoobsługowemu portalowi świadczeń. Tutaj pracownicy mogą samodzielnie aktualizować zakres świadczeń i dane osobowe, ułatwiając życie pracodawcy i pracownika.

Oferuje również kilka bezproblemowych udogodnień integracyjnych. Oprócz zasobów ludzkich możesz skorzystać z integracji dotyczących korzyści,czasu i planów planowania.

SurePayroll

SurePayroll to kompleksowe rozwiązanie, które jest przyjazne dla użytkownika i szybkie przetwarzanie, jeśli chodzi o obsługę funkcji płacowych. Jest to internetowy system płacowy, który jest wyposażony we wszystkie niezbędne funkcje do sprawnego przetwarzania płac.

Chociaż zaprojektowany dla małych organizacji biznesowych, nawet właściciele średnich firm mogą skorzystać z oprogramowania. Oferuje kilka funkcji, takich jak obliczanie płac, prowadzenie dokumentacji, zgodność z przepisami, obliczanie podatku i tak dalej. Co więcej, SurePayroll ma aplikację mobilną, którą można pobrać na urządzenia z systemem iOS i Android do przetwarzania płac w podróży.

5 sztuczek do obsługi płac

Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie obsługi płac, które pomogą Ci osiągnąć sukces:

Go Paperless

Bezgotówkowe listy płac mogą przyspieszyć operacje płacowe, jednocześnie obniżając koszty, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa danych i minimalizując błędy. Będziesz musiał wyeliminować karty czasowe lub arkusze czasowe, fizyczne czeki wypłat i papierowe odcinki wypłat.

Cyfryzacja sprawi, że wszystko będzie o wiele wygodniejsze. Ponadto większość pracowników woli otrzymywać elektroniczne czeki i informacje o płatnościach. To naprawdę wygrana dla wszystkich zaangażowanych.

Użyj Czystych Danych

Często zdarza się, że podczas onboardingu dochodzi do błędnych kwalifikacji pracowników. Ma to wpływ nie tylko na ubezpieczenie zdrowotne i świadczenia emerytalne pracownika, ale także na całkowite wstrzymanie wypłat.

Możesz dodać punkt kontrolny, aby potwierdzić, czy klasyfikacja pracowników jest poprawna. Pracownik może zweryfikować swoje dane osobowe i Kod Podatkowy przed dodaniem ich do systemu płac.

Poznaj Daty Składania Deklaracji Podatkowych

Federalne podatki płacowe muszą być składane co kwartał. Ale inne terminy podatkowe zależą od prawa stanowego i lokalnego.

Należy utworzyć przypomnienia dla siebie, aby złożyć podatki przez cały rok. Urząd Skarbowy ma już listę ważnych terminów i formularzy podatkowych dla małych firm i osób samozatrudnionych, które mogą sprawić, że sprawy będą bardzo wygodne.

Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ brak ścisłego terminu może skutkować wysokimi grzywnami i karami. Więc jeśli chcesz ich uniknąć, upewnij się, że składasz podatki tak wcześnie, jak to możliwe.

Prowadzenie dokładnej dokumentacji płacowej

Dokładne prowadzenie rejestrów ochroni twoją firmę w przypadku audytu podatkowego, FLSA lub innych procesów sądowych. Dokładnie dlatego powinieneś również prowadzić szczegółową ewidencję wszystkich procesów płacowych i kontroli wypłat pracowników.

Zgodnie z urzędem skarbowym firmy muszą prowadzić ewidencję podatkową pracowników przez co najmniej cztery lata. FLSA wymienia 14 podstawowych rejestrów, które pracodawcy muszą przechowywać w odniesieniu do każdego pracownika nieobjętego zwolnieniem przez trzy lata. Obejmują one:

  1. Imię i nazwisko pracownika oraz numer ubezpieczenia społecznego
  2. Adres i Kod Pocztowy pracownika
  3. Data urodzenia pracownika i płeć prawna
  4. Zawód pracownika
  5. Czas i Dzień tygodnia, w którym rozpoczyna się tydzień pracy pracownika
  6. Godziny przepracowane każdego dnia
  7. Łączna liczba przepracowanych godzin w każdym tygodniu pracy
  8. Podstawa płacy (stawka godzinowa lub tygodniowa, prowizja, usługa lub wynagrodzenie)
  9. Regularna stawka godzinowa
  10. Całkowity dzienny lub tygodniowy zarobek w prostym czasie
  11. Łączne zarobki w godzinach nadliczbowych na tydzień roboczy
  12. Wszystkie potrącenia z wynagrodzenia pracownika
  13. Płace ogółem (brutto i netto) wypłacane w każdym okresie wypłaty
  14. Terminy płatności i terminy płatności

Korzystaj Z Technologii W Miarę Możliwości

Payroll ma kilka dynamicznych części, co utrudnia żonglowanie.

Na szczęście istnieje kilka rozwiązań programowych—niektóre, o których wspominaliśmy powyżej-które wykorzystują automatyzację, inteligentne dane i łączność, aby cały proces oszczędzał czas i był efektywny. Szybciej otrzymasz raporty z minimalnymi błędami i będziesz w stanie łatwo zapewnić zgodność.

Co dalej

Możesz płacić swoim pracownikom po przetworzeniu listy płac. Ale robota nie jest jeszcze skończona.

Będziesz musiał zachować wszystkie listy płac i wprowadzić poprawki, aby uniknąć sporów. Należy pamiętać o bieżących rozważaniach, takich jak zgłaszanie nowych pracowników do urzędu skarbowego, podczas prowadzenia działalności gospodarczej jest również ważne.

Aby pomóc ci lepiej zrozumieć płace, oto kilka innych przewodników Quick Sprout:

  • Najlepsze systemy rejestracji czasu pracy
  • Najlepsze usługi outsourcingu HR
  • Najlepsze Oprogramowanie Do Wdrażania
Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

Rippling Recenzja

Narzędzia do zarządzania płacami, IT i talentami łączą się, tworząc Rippling-dostawcę usług płacowych, który wyróżnia się unikalnym pakietem…