Przewodnik dla początkujących do HR Compliance

Firmy muszą przestrzegać prawa pracy i prawa pracy, aby zapewnić zgodność z przepisami HR. Jednak zarządzanie ludźmi zgodnie z tymi prawami może być niezwykle trudne.

Wszyscy właściciele firm i pracownicy działu HR muszą jasno zrozumieć, czym jest zgodność z przepisami HR i jak ją utrzymać. Musisz znać charakter zgodności i jak sobie z nią radzić w całej firmie. W końcu każdy zespół HR potrzebuje systematycznego podejścia, niezależnie od tego, czy jest to rozwijający się startup, czy firma o ugruntowanej pozycji.

Czym jest HR Compliance?

Zgodność z przepisami HR obejmuje zdefiniowanie zasad i procedur w celu ustanowienia praktyk zatrudnienia i pracy, które wykazują dogłębną znajomość obowiązujących przepisów i regulacji.

Biorąc pod uwagę wzrost liczby przepisów i regulacji dotyczących zatrudnienia, ryzyko wystąpienia kosztownych opłat i kar za nieprzestrzeganie przepisów nigdy nie było wyższe. Firmy każdej wielkości borykają się z rosnącą złożonością HR, dlatego firmy i właściciele firm powinni wiedzieć pewne rzeczy przy opracowywaniu polityki i procedur HR, takich jak:

  • Niezależnie od tego, czy podlegają audytowi przeprowadzonemu przez agencję egzekwującą, taką, która jest w stanie nakładać grzywny i kary za nieprzestrzeganie przepisów
  • Świadomość, że niezrozumienie obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów nie jest akceptowalną obroną prawną
  • Mając świadomość, że ugoda sądowa może doprowadzić do bankructwa
  • Uznanie przepisów prawa pracy, których należy przestrzegać, w tym obowiązujących przepisów federalnych, stanowych i lokalnych

Aby spojrzeć na to z perspektywy czasu, terminowa i proaktywna zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi zatrudnienia ma kluczowe znaczenie, niezależnie od wielkości i skali firmy. Powinieneś aktywnie interesować się przestrzeganiem stale zmieniającego się mandatu regulacyjnego, zwłaszcza ze względu na rosnącą częstotliwość i zakres audytów agencji rządowych. W przeciwnym razie będziesz miał do czynienia z negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów.

Podstawy HR Compliance

Prawo pracy ma siedem ogólnych kategorii, a do tworzenia i realizacji zgodności z przepisami HR potrzebny jest proces HR dla każdego typu. Oczywiście wraz ze wzrostem liczby pracowników będą obowiązywać nowe przepisy, dlatego z czasem musisz dostosować swoje zasady, aby zachować zgodność.

Dyskryminacja

Federalne przepisy HR chronią wszystkich pracowników przed dyskryminacją i obejmują ustawę o równości wynagrodzeń (EPA) oraz ustawę o Imigracji i obywatelstwie (Ina). Ustawa o równości wynagrodzeń chroni Cię przed dyskryminacją płacową ze względu na płeć/płeć. Ustawa o Imigracji i obywatelstwie, znana również jako Ustawa Hart-Celler, chroni pracowników przed dyskryminacją ze względu na obywatelstwo lub pochodzenie narodowe.

Pracodawcy zatrudniający ponad 14 pracowników muszą przestrzegać tytułu VII ustawy o Prawach Obywatelskich, ustawy o ochronie informacji genetycznej (Gina), ustawy o dyskryminacji w ciąży (PDA) i ustawy o Amerykanach niepełnosprawnych (ADA). Jeśli Twoja firma zatrudnia 20 lub więcej pracowników, będziesz również podlegać wymogom dyskryminacji ze względu na wiek w ustawie o zatrudnieniu (ADEA).

Chodzi o to, aby zabraniać pracodawcom dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, narodowość, informacje genetyczne, niepełnosprawność lub wiek. Przepisy antydyskryminacyjne chronią również pracowników, którzy składają skargi o dyskryminację, przed zwolnieniem lub karą za narzekanie, znaną jako odwet.

Przepisy te tworzą szeroką sieć i wpływają na ogólne operacje HR, takie jak rekrutacja, badania przesiewowe, zatrudnianie, awanse, świadczenia, wynagrodzenia, emerytury i urlopy. A ponieważ mają one wpływ na kilka funkcji HR, musisz zrozumieć prawa i obowiązki wynikające z przepisów antydyskryminacyjnych i upewnić się, że menedżerowie ich przestrzegają.

Płace i godziny pracy

Przepisy federalne chronią pracowników przed pracą w nieuzasadnionych warunkach. Przepisy te są w większości objęte ustawą Fair Labor Standards Act (FLSA), która określa płacę minimalną i zasady wynagradzania za nadgodziny, prowadzenie ewidencji i inne. FLSA jest egzekwowana przez Departament Pracy USA (Dol) i dotyczy pracowników pracujących w każdej firmie.

Jednocześnie niektóre stany i gminy mają lokalne prawo płacowe i godzinowe. Na przykład Dystrykt Kolumbii i 29 stanów ma wyższe płace minimalne niż Federalna płaca minimalna w wysokości 7,25 USD za godzinę.

Płace i stawki godzinowe wpływają na działania HR, takie jak planowanie, płace i zatrudnianie niezależnych wykonawców. Gorąco polecam korzystanie z zaawansowanego oprogramowania HR w celu uproszczenia działań HR i uczynienia ich bardziej efektywnymi i mniej czasochłonnymi.

Imigracja

Ustawa o reformie imigracyjnej i kontroli (IRCA) i Ina wskazują, że pracodawcy mogą zatrudniać tylko kwalifikujących się pracowników, w tym obywateli USA, obywateli i wszystkich innych, którzy mogą legalnie pracować w USA.ważne jest również, aby pracodawcy wypełniali i zachowywali formularze I-9 dla wszystkich pracowników, które weryfikują kwalifikowalność do zatrudnienia.

Urlopy Pracownicze

Wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać Ustawy o zatrudnieniu i prawach Pracowników Służb Mundurowych (USERRA), mającej na celu ochronę miejsc pracy pracowników powracających ze służby wojskowej.

Pracodawcy zatrudniający więcej niż 50 pracowników podlegają również FMLA, który umożliwia pracownikom skorzystanie z urlopu do 12 tygodni z powodu urodzenia lub adopcji dziecka, choroby lub choroby dziecka, rodzica lub współmałżonka. Ustawa przewiduje również do 26 tygodni urlopu opiekuna wojskowego, podczas którego firma musi kontynuować grupowe ubezpieczenie zdrowotne, tak jakby pracownik nie skorzystał z urlopu.

USERRA i FMLA nie uczyniły płatnego urlopu obowiązkowym, ale pracodawca musi zezwolić każdemu pracownikowi na powrót do tej samej pracy lub jej ekwiwalentu po powrocie z urlopu. Muszą także powstrzymać się od dyskryminacji lub odwetu wobec nich.

Administracja Świadczeń

Zgodnie z Ustawą Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) i GINA, pracodawcy muszą chronić poufne informacje zdrowotne pracowników i informacje genetyczne pracowników, odpowiednio. GINA ustanawia również wytyczne zakazujące ubezpieczycielom zdrowotnym dyskryminacji na podstawie informacji genetycznej. Na przykład ubezpieczyciel nie może wymagać od pracowników poddania się testom genetycznym, aby zakwalifikować się do ich planów opieki zdrowotnej.

Jeśli oferujesz grupowe plany zdrowotne lub kwalifikowane Plany emerytalne, musisz upewnić się, że spełniają one minimalne standardy ustanowione zgodnie z Ustawą o pracowniczych ubezpieczeniach emerytalnych (ERISA). Zazwyczaj kwalifikowany plan pozwala pracownikom odroczyć podatki dochodowe, takie jak 401(k).

ERISA obejmuje również kluczowe kwestie, takie jak naliczanie i finansowanie świadczeń, nabywanie uprawnień oraz obowiązki powiernicze menedżerów planów.

Przedsiębiorstwa powinny również spełniać wymogi ustawy Affordable Care Act (ECA) i zgłaszać wszystkie niezbędne informacje do Urzędu Skarbowego (IRS). ACA wymaga od firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników oferowania ubezpieczenia zdrowotnego lub dokonywania przez pracodawcę płatności za współodpowiedzialność na rzecz IRS. Osoby zatrudniające co najmniej 20 pracowników muszą przestrzegać skonsolidowanej ustawy OmniBus Budget Reconciliation Act (COBRA), która umożliwia pracownikom, którzy opuszczają pracę, kontynuowanie ubezpieczenia zdrowotnego przez określony czas.

Pracodawcy zatrudniający 50 pracowników muszą zapewnić, że usługi w zakresie zdrowia psychicznego i leczenia uzależnień są traktowane sprawiedliwie w ramach swoich planów opieki zdrowotnej, zgodnie z Ustawą o parytecie zdrowia psychicznego i równości uzależnień (MHPAEA).

Bezpieczeństwo

Pracownicy powinni być bezpieczni i zdrowi w pracy. Podręcznik Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) dla małych firm zawiera szablon, który pomoże pracodawcom uruchomić programy bezpieczeństwa w miejscu pracy. Te przepisy są specjalnie zaprojektowane, aby zapewnić wszystkim bezpieczeństwo i nieuszkodzenie.

Posiadanie protokołów i zabezpieczeń sprawia, że drobne incydenty nie stają się czymś gorszym. Przygotowuje cię również na większe zagrożenia, takie jak pożary, tornada i akty przemocy.

Prawa Unii

Ostatnim obszarem zgodności HR jest rozważenie praw związkowych chronionych zgodnie z Krajową Ustawą o stosunkach pracy (Nlra), która przyznaje pracownikom prawo do tworzenia lub dołączania lub odmawiania członkostwa w związkach. Gwarantuje również pracownikom prawo do spotkań i dyskusji na temat warunków pracy, w tym na forach publicznych, takich jak Facebook czy Twitter.

4 narzędzia do poprawy zgodności z przepisami HR

Korzystanie z odpowiednich narzędzi jest ważnym elementem skutecznej strategii HR compliance. Poniżej zebrałem listę najlepszych rodzajów narzędzi do poprawy zgodności.

Oprogramowanie HR Compliance

To oprogramowanie pomaga firmom, menedżerom i liderom HR, aktualizując je na bieżąco z przepisami biznesowymi i odpowiednimi przepisami dotyczącymi zgodności.

Narzędzia oprogramowania HR compliance ułatwiają firmom zrozumienie najnowszych lokalnych, stanowych i federalnych przepisów i przepisów dotyczących zgodności. Ponadto pomagają w komunikacji i egzekwowaniu polityki firmy wobec nowych i istniejących pracowników.

BambooHR jest jednym z przykładów oprogramowania HR z funkcjami zgodności, takimi jak solidne raportowanie, płace, onboarding, Korzyści, Łatwy w użyciu interfejs i wiele innych. Jest to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm i możesz skontaktować się z nimi teraz, aby uzyskać bezpłatną wycenę.

Onboarding Software

Narzędzia oprogramowania do wdrażania do pracy upraszczają proces wdrażania nowych pracowników.

Pomagają one ograniczyć wszelkie niepotrzebne prace administracyjne przy zatrudnianiu menedżerów i specjalistów HR. Ponadto zarówno pracownik, jak i kierownik ds. zatrudnienia mogą lepiej śledzić materiały i dokumenty dotyczące wdrażania, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Korzyści Oprogramowanie Administracyjne

Oprogramowanie do zarządzania świadczeniami pozwala organizacjom planować i zarządzać pakietami świadczeń pracowniczych, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami rządowymi. Pomagają organizacjom każdej wielkości zachować zgodność z lokalnymi, stanowymi i federalnymi przepisami, takimi jak ACA i HIPAA.

Oprogramowanie do Rejestracji Czasu Pracy

Działy HR używają oprogramowania do rejestracji czasu pracy, aby ułatwić śledzenie czasu pracy. Narzędzia te są przeznaczone do zarządzania danymi dotyczącymi czasu pracy i obecności w firmie, zachowując kontrolę nad czasem urlopu, urlopów, nadgodzin i dni chorobowych.

4 Wskazówki dotyczące zgodności z przepisami HR

Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom HR compliance, które ograniczają błędy do minimum i poprawiają wyniki.

Zatrudnić odpowiednich pracowników HR

Każda firma jest wyjątkowa, dlatego ważne jest, aby mieć dopasowany zespół wsparcia HR. Nie ma uniwersalnego rozwiązania, jeśli chodzi o budowanie zespołu HR.

Twój zespół HR powinien być wydajny i kompetentny. Masz kilka opcji, aby zbudować jeden w zależności od wielkości firmy, potrzeb HR i budżetu. Na przykład możesz zatrudnić wewnętrznego menedżera HR lub zlecić funkcje HR profesjonalnej organizacji pracodawców (PEO).

Niezależnie od wyboru, upewnij się, że Twój HR jest w kompetentnych rękach.

Prawidłowo udokumentuj wszystkie zasady i procedury

Jeśli jest coś, co uważasz za niezbędne do sukcesu, upewnij się, że jest to udokumentowane w podręczniku dla pracowników.

Chodzi o to, aby mieć podręcznik dla pracowników, który dokładnie opisuje zasady i procedury, których pracownicy muszą przestrzegać. Dokumentowanie zasad może wydawać się przytłaczające, ale może znacznie usprawnić codzienne operacje. Po ustaleniu procedur i zasad na piśmie, można stale dostosować je w czasie, aby zapewnić najlepsze wyniki.

Pamiętaj, że tworzysz żywy dokument. Wszelkie wprowadzone procedury i zasady powinny być regularnie sprawdzane i aktualizowane w miarę zmian okoliczności biznesowych.

Szkolenie pracowników w zakresie zgodności z przepisami HR

Chociaż skuteczne, ustanowienie zestawu zasad i procedur zgodności nie wystarczy. Musisz ułatwić otwartą komunikację ze swoimi pracownikami i przeszkolić ich w zakresie swoich zasad, aby zapewnić zgodność zespołu.

Rodzaj szkolenia pracowników, które oferujesz, zależy od Twojego zespołu i tematu. Może to być wykonane osobiście lub online i ułatwione przez wewnętrzny zespół HR lub stronę zewnętrzną. Na przykład lepiej jest, aby strony zewnętrzne prowadziły szkolenia przeciwko molestowaniu i dyskryminacji niż wewnętrzny zespół HR.

Egzekwowanie działań dyscyplinarnych we wszystkich dziedzinach

Za każdym razem, gdy pracownik składa skargę lub zostaje uznany za winnego niezgodności, musisz dokładnie zbadać sprawę i równą ręką.

Po zakończeniu dochodzenia i ustaleniu, że pracownik naruszył politykę firmy, musisz podjąć odpowiednie działania naprawcze opisane w podręczniku dla pracowników. Uczciwe i równe traktowanie wszystkich pracowników jest istotnym elementem zgodności z przepisami HR. Żaden pracownik nie powinien być specjalnie traktowany lub być “wypuszczony z haka” ze względu na swoją pozycję lub faworyzowanie.

Egzekwowanie uczciwych działań dyscyplinarnych ochroni również twoją firmę przed potencjalnymi sporami sądowymi.

Co dalej

Gdy masz już system zapewniający zgodność z przepisami HR, musisz pracować nad zachowaniem zgodności.

Organizacje muszą stale przewidywać i rozwiązywać problemy proaktywnie, nadążając za stale zmieniającymi się przepisami i regulacjami. Z pozoru może się wydawać, że zgodność z przepisami HR obejmuje tylko protokoły i ślepo przestrzegane zasady. Jednak, jak kopać głębiej, przekonasz się, że kształtują one doświadczenia pracowników i miejsca pracy jako całości.

Aby pomóc ci zapewnić zgodność z przepisami HR, oto kilka dodatkowych przewodników, które pomogą Ci osiągnąć sukces:

  • Najlepsze usługi outsourcingu HR
  • Najlepsze Oprogramowanie Do Wdrażania
  • Najlepsze systemy rejestracji czasu pracy
Total
0
Shares
Related Posts