Kompletny przewodnik po konfiguracji konferencji internetowych

Kierownictwo zawsze chętnie przyjmowało konferencje internetowe. Technologia ta w ostatnich latach w coraz większym stopniu pomogła zredukować kosztowne loty, niekończące się przesiadki i zmarnowany czas. W świetle globalnej pandemii wszystkie branże i sektory musiały ponownie wyobrazić sobie, jak działają. Od wirtualnego uczenia się, spotkań, demonstracji produktów, konferencji, zbiórek pieniędzy i koncertów, technologia konferencji internetowych ma kluczowe znaczenie dla zachowania normalności pomimo poważnie ograniczonych podróży.

Co To Jest Konferencje Internetowe?

Konferencje internetowe to ogólny termin używany do opisania różnych rodzajów usług online, które umożliwiają użytkownikom udostępnianie treści internetowych. Mówiąc najprościej, konferencje internetowe umożliwiają co najmniej dwóm osobom prowadzenie spotkań NA ŻYWO za pośrednictwem komputerów podłączonych do Internetu.

Konferencje internetowe zazwyczaj wykorzystują połączenia TCP / IP i Voice over Internet Protocol (VoIP), aby ułatwić zdalne spotkania, wykłady, szkolenia lub prezentacje. Typowe narzędzia do konferencji internetowych obejmują wideokonferencje, wiadomości błyskawiczne, udostępnianie plików i funkcje udostępniania ekranu.

5 narzędzi usprawniających konfigurację konferencji internetowych

Piękno dzisiejszej technologii konferencji internetowych jest jej elastyczność. Nie musisz nawet kupować drogiego sprzętu, aby skonfigurować wirtualne spotkanie. Ta technologia współpracuje z większością nowoczesnych urządzeń, które można znaleźć w typowym domu lub biurze.

1. Oprogramowanie Do Konferencji Internetowych

Oprogramowanie do konferencji internetowych zawiera funkcje potrzebne do prowadzenia spotkań lub szkoleń przez internet. Odpowiednie oprogramowanie pozwala użytkownikom wykonywać połączenia konferencyjne, prowadzić spotkania wideo lub komunikować się z partnerami lub klientami twarzą w twarz.

Zalecamy GoToMeeting jako preferowane oprogramowanie do konferencji internetowych. System ten jest prosty we wdrożeniu i działa dla większości małych firm. Funkcje GoToMeeting obejmują:

  • Przyjazny dla użytkownika interfejs
  • Wbudowany dźwięk
  • Udostępnianie ekranu
  • Rozmowy konferencyjne
  • Konferencje mobilne
  • Nagrywanie i transkrypcja spotkań
  • Współdzielenie klawiatury i myszy
  • Wideokonferencje HDFaces
  • Wirtualna tablica
  • Notowanie
  • Liczne integracje (w tym Slack, Podio, Microsoft Office 365 i Zapier)

Plany GoToMeeting zaczynają się od $12 miesięcznie za profesjonalny pakiet. Opcja ta obsługuje do 150 uczestników. Dostawca oprogramowania oferuje również pakiety sprzętu od $ 99 miesięcznie. Te zestawy zawierają sprzęt potrzebny do skonfigurowania sali konferencyjnej, więc nie musisz się martwić o większość innych narzędzi, które omawiamy w dalszej części tej sekcji.

Sprawdź nasze najlepsze bezpłatne i płatne usługi połączeń konferencyjnych tutaj. Omawiamy siedem alternatyw GoToMeeting w przypadku, gdy ta opcja nie jest idealna dla Twojej firmy.

2. Komputer z wydajnym procesorem

Powolny komputer zwykle ma słabą jakość dźwięku i obrazu podczas konferencji internetowych. Przynajmniej dobry komputer do konferencji internetowych powinien mieć czterordzeniowy procesor i co najmniej 2 GB PAMIĘCI RAM. Rozważ aktualizację do lepszego komputera, jeśli twój procesor nie spełnia tych wymagań.

Standardowy monitor komputerowy o wysokiej jakości rozdzielczości powinien obsługiwać większość małych spotkań. Jednak może być potrzebny telewizor szerokoekranowy lub podwójny projektor do małych i dużych sal konferencyjnych.

3. Mocne i niezawodne połączenie internetowe

Połączenie konferencyjne dostosowuje się do połączenia internetowego. Słabe połączenie internetowe ma taki sam efekt jak powolny komputer. Może wystąpić słaba rozdzielczość połączeń wideo, opóźnienie i słaba jakość dźwięku.

Ponadto odpowiednia przepustowość zależy od rodzaju połączeń konferencyjnych, których oczekujesz. Na przykład tylko wysyłanie treści (takich jak prezentacje) zajmuje znacznie mniej przepustowości niż wysyłanie audio i wideo oprócz treści podczas spotkania internetowego.

Warto również zauważyć, że im więcej uczestników dzieli połączenie internetowe i / lub uczestniczy w spotkaniu, tym większa przepustowość będzie wymagana do konferencji w wysokiej rozdzielczości.

Stabilne i niezawodne połączenie internetowe pomaga w prowadzeniu płynniejszych spotkań internetowych lub prezentacji.

4. Kamera Internetowa O Wysokiej Rozdzielczości

Większość dzisiejszych komputerów jest zintegrowana z kamerami internetowymi. Jednak jakość wideo może być tak dobra, jak kamera internetowa, z której korzystasz. Pomaga, jeśli możesz dopasować kamerę internetową do obsługiwanej rozdzielczości oprogramowania konferencyjnego. Kamera internetowa o wysokiej rozdzielczości rejestruje wszystkie subtelności spotkań twarzą w twarz, w tym mowę ciała i mimikę twarzy.

5. Mikrofon i głośniki

Większość komputerów ma również wbudowany mikrofon i głośniki. Nie musisz ich kupować osobno do samodzielnego użytku. Jednak do sali konferencyjnej mogą być potrzebne zewnętrzne głośniki i mikrofony.

Podstawy konferencji internetowych

W tej sekcji omówimy najważniejsze funkcje, które składają się na dobre oprogramowanie do konferencji internetowych. Te cechy są nieodłącznym elementem działania tej technologii.

Wysokiej Jakości Audio I Wideo

Potężny komputer w połączeniu z silnym połączeniem internetowym może być bezużyteczny, jeśli oprogramowanie konferencyjne generuje dźwięk i wideo o niskiej jakości. Z tego powodu wybierz sprawdzonych i przetestowanych dostawców oprogramowania z pozytywnymi osiągnięciami. Większość dostawców oferuje również bezpłatne wersje próbne swoich usług, dzięki czemu można przetestować jakość wideo i audio przed zapłaceniem za subskrypcję.

Bardziej zaawansowane oprogramowanie oferuje dodatkowe funkcje, takie jak redukcja szumów, aby jeszcze bardziej poprawić jakość spotkania. Inne pozwalają nawet użytkownikom dostosować ustawienia dla niskiej przepustowości.

Nagrywanie

Wiele organizacji decyduje się nagrywać swoje spotkania. Osoby, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniu w czasie rzeczywistym, mogą je odtworzyć na żądanie w dogodnym dla siebie czasie. Ponadto nagrywanie dłuższych sesji pozwala uczestnikom przejrzeć wideo i wyjaśnić informacje, które mogły przegapić podczas spotkania.

Nagrywanie spotkań pozwala również prezenterom lub moderatorom na przegląd konferencji w celu poprawy przyszłych sesji.

Transfer Plików

Spotkania oparte na współpracy najprawdopodobniej wymagają udostępniania dokumentów i informacji. Idealnie, oprogramowanie do konferencji internetowych powinno łatwo umożliwić uczestnikom wysyłanie plików. Większość oprogramowania z tą możliwością wysyła uczestnikom powiadomienie, aby wyświetlić lub pobrać zawartość. Pomaga również, jeśli oprogramowanie wyśle pliki do określonych osób na spotkaniu grupowym.

Przykłady plików obejmują prezentacje, umowy, agendy, lub broszury. Pomaga również, jeśli funkcja przesyłania plików oferuje pewien poziom kontroli. Na przykład niektóre programy umożliwiają ograniczenie dostępu do określonych plików udostępnionych na podstawie danych uwierzytelniających użytkownika. Ta funkcja może pomóc w przeprowadzaniu spotkań między departamentami, w których może być konieczne ograniczenie dostępu do poufnych informacji.

Udostępnianie Ekranu

Udostępnianie ekranu, udostępnianie ekranu lub udostępnianie pulpitu umożliwiają użytkownikom udostępnianie zawartości ekranu innym uczestnikom. Ta funkcja różni się od udostępniania plików, ponieważ nie będziesz wysyłać żadnych plików. Zamiast tego zezwalasz uczestnikom na przeglądanie aktywności na ekranie z ich własnych urządzeń.

Inni użytkownicy nie mogą kontrolować aktywności na ekranie lub urządzeniu ani wprowadzać żadnych zmian na ekranie. Większość oprogramowania z tą funkcją pozwala również na udostępnianie całego ekranu lub tylko określonych okien dla prywatności.

Zintegrowany Kalendarz

Znalezienie odpowiedniego czasu na zaplanowanie spotkania może być trudne, a tym bardziej, jeśli uczestnicy znajdują się w różnych strefach czasowych. Zintegrowany kalendarz sprawia, że proces planowania jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu. Niektóre kalendarze generują darmowe okna, dzięki czemu uczestnicy mogą wybrać najlepszy czas na spotkanie. Stąd zaplanowanie czasu, który działa dla wszystkich, nie powinno być zbyt trudne.

Czat Tekstowy

Jednym z bardziej frustrujących aspektów moderowania spotkania jest to, że wszyscy rozmawiają ze sobą. Okno czatu pozwala uczestnikom zgłaszać swoje pomysły lub wątpliwości bez przerywania mówcy. Prezenter może przeglądać wiadomość w czasie rzeczywistym i włączać ją do swoich punktów rozmów.

Dodatkowo funkcja czatu może się przydać w przypadku jakichkolwiek ograniczeń przepustowości. Połączenia Audio i wideo wymagają znacznej przepustowości, ale czat może być doskonałą alternatywą. Większość oprogramowania ma tę funkcjonalność i pozwala zapisywać czaty do wykorzystania w przyszłości.

Bardziej wyrafinowana funkcjonalność czatu pozwala na pewien poziom konfiguracji. Na przykład moderator może wybrać, które teksty mają być wyświetlane reszcie grupy. Istnieje również możliwość wysyłania prywatnych czatów do określonych uczestników.

Konferencje oparte na przeglądarce

Większość tradycyjnych usług konferencyjnych wymaga zainstalowania oprogramowania na komputerze. Konferencje oparte na przeglądarce umożliwiają dostęp do oprogramowania bezpośrednio z przeglądarki internetowej, klikając łącze. Ta alternatywa pomaga zaoszczędzić miejsce na dysku na urządzeniach, a także jest wygodniejsza.

Konferencje oparte na przeglądarce są również idealne dla jednorazowych uczestników. Ta grupa może nie być zbyt zadowolona z pobierania oprogramowania, którego użyje tylko raz. Przykładem takiego scenariusza jest przedstawiciel handlowy przeprowadzający wirtualną demonstrację produktu z potencjalnym klientem. Perspektywa może nie być skłonny do skakania przez obręcze, aby zobaczyć demonstrację, gdy istnieją inne opcje na rynku.

Wirtualna Tablica

Wirtualna tablica może być również przydatna podczas wirtualnego spotkania. Ta funkcja umożliwia uczestnikom udostępnianie, rysowanie, pisanie i interakcję ze sobą na pustej przestrzeni w czasie rzeczywistym. Tablice te umożliwiają również współpracownikom wprowadzanie i edycję danych graficznych i innych mediów.

Podobnie jak fizyczna tablica, ta funkcja może znacznie usprawnić proces współpracy. Uczestnicy mogą wizualizować pomysł i wnieść swój wkład w czasie rzeczywistym.

8 sztuczek do prowadzenia udanych spotkań internetowych

Po skonfigurowaniu wirtualnej sali konferencyjnej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci prowadzić skuteczne wirtualne spotkania. Niektóre z tych wskazówek dotyczą również innych scenariuszy, w tym wykładów, demonstracji produktów, raportów, stanowisk itp.

1. Dopasuj oprogramowanie do jego zastosowania

Funkcje oprogramowania do konferencji internetowych na ogół przecinają się w wielu przypadkach użycia. Mimo to może się okazać, że pewne oprogramowanie sprzyja określonym aplikacjom. Zawsze dobrze jest mieć na uwadze podstawowy przypadek użycia oprogramowania. Następnie możesz wybrać oprogramowanie konferencyjne w oparciu o konkretne funkcje, które faworyzują Twoje przypadki użycia.

Typowe zastosowania oprogramowania do konferencji internetowych obejmują:

  • Nauka i rozwój
  • Rekrutacja
  • Pozyskiwanie talentów
  • Zarządzanie kontem
  • Obsługa klienta
  • Zarządzanie projektami
  • Spotkania drużynowe
  • Wideokonferencje
  • Demonstracja produktu
  • Webinaria
  • Wykłady

Głównym powodem GoToMeeting jest nasze zalecane oprogramowanie z wyboru jest jego różnorodne zastosowania. Jego plany i funkcje obejmują prawie każdy przypadek użycia, jaki można sobie wyobrazić dla małych i średnich przedsiębiorstw.

2. Utrzymanie Osobistej Etykiety Spotkań

Uczestnictwo w spotkaniu online po raz pierwszy może być niezręczne i nienaturalne. Jednak te same zasady, które obowiązują w spotkaniach osobistych, przenoszą się na spotkania online. Zasady te obejmują utrzymywanie kontaktu wzrokowego, koncentrację na mówcy, siedzenie prosto, profesjonalne ubieranie się oraz mówienie jasno i pewnie.

Wkrótce przyzwyczaisz się do bycia przed kamerą po pierwszych kilku spotkaniach. Wysokiej jakości sprzęt, w tym głośniki, wyświetlacz, procesor komputera i mikrofon, znacznie poprawiają jakość sesji.

Na marginesie, istnieją konkretne wskazówki, które można zastosować do spotkań online. Po pierwsze, duża, błyszcząca biżuteria i koszule w paski mogą być wizualnie rozpraszające. Te ubrania i akcesoria również nie nadają się dobrze do kamery. Po drugie, nadmierny ruch ciała może pogorszyć jakość obrazu. Staraj się ograniczyć swoje ruchy do minimum.

3. Wyciszaj Mikrofon, Gdy Nie Mówisz

W większości spotkań jeden na jeden, to jest w porządku, aby pozostawić mikrofon włączony przez cały czas. Dynamika zmienia się jednak na spotkaniu grupowym. Gdy nie mówisz, mikrofon jest wyciszony, aby uniknąć zakłóceń w tle podczas prezentacji. Nawet ciężki oddech może być irytujący, jeśli wszyscy robią to w tym samym czasie.

4. Przygotuj Się Wcześniej

Niedawne badanie wykazało, że 67% pracowników uważa, że spędza zbyt dużo czasu na niepotrzebnych spotkaniach, co utrudnia ich produktywność. W tym celu należy odpowiednio przygotować się do spotkania z dużym wyprzedzeniem. Przygotowanie to obejmuje ocenę, czy spotkanie jest konieczne, decydowanie o uczestnikach, ustalanie i przekazywanie porządku obrad oraz zbieranie materiałów.

Zachęcaj uczestników do udziału w wirtualnym spotkaniu z co najmniej 15-minutowym wyprzedzeniem. Strategia ta zapewnia członkom zespołu wystarczająco dużo czasu na przetestowanie ich połączeń. Równie dobrym pomysłem jest wysłanie linków do spotkań lub danych logowania z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem.

5. Ustaw odpowiednie tło

Piękno konferencji internetowych polega na tym, że uczestnicy mogą uczestniczyć w spotkaniach z praktycznie dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Ta wolność może również działać w krzyżowych celach do spotkania. Ustaw się przed gładkim lub neutralnym tłem, takim jak ściana. Niektóre programy konferencyjne są wyposażone w niestandardowe tła, co jest wygodne.

Naturalne światło pomaga również poprawić jakość obrazu. Rozważ otwarcie żaluzji lub ustawienie stacji roboczej, w której jest dużo naturalnego światła. Sala wyłożona wykładziną zapewnia również najlepszą jakość dźwięku podczas konferencji. Jeśli nie masz dywanu, dywan lub poduszki podłogowe mogą zmniejszyć pogłos podczas spotkań.

Wreszcie, bądź rozsądny, jeśli chodzi o włączenie wirtualnych elementów, takich jak tła i filtry. Gustowne wirtualne tło może być docenione przez innych uczestników, zwłaszcza jeśli chcesz uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu z miejsca publicznego lub pokoju z innymi ludźmi w nim. Ale zmienianie się w Kota za pomocą filtra ekranowego będzie bardzo rozpraszające i nieprofesjonalne.

6. Skup się na agendzie

Łatwo się wykoleić z głównego celu rozmowy. Skupienie się na agendzie pomaga uniknąć niepotrzebnych spotkań następczych. Zapewnia również, że osiągniesz główne cele spotkania. W tym celu dobrym pomysłem jest odwoływanie się do porządku obrad podczas całej konferencji i na końcu zaproszenia. Podobnie, przejście przez ostateczną listę kontrolną wszystkich punktów porządku obrad gwarantuje, że niczego nie przegapisz.

7. Ustaw kamerę na poziomie oczu

Większość ludzi przechyla swoje laptopy lekko do tyłu, aby uzyskać wygodną postawę. Może to wskazywać kamerę internetową w niezręcznej pozycji, takiej jak nozdrza lub czoło. Trzymaj kamerę internetową na poziomie oczu, aby uzyskać bardziej naturalną pozycję, tak jak w spotkaniu twarzą w twarz.

Podczas rozmowy patrz na kamerę, a nie na ekran. To samo dotyczy słuchania konkretnej osoby. Ta prosta czynność wygląda tak, jakbyś patrzył bezpośrednio na głośnik lub słuchacza.

8. Wyznacz moderatora spotkania

Prowadzenie spotkania jest wystarczająco stresujące, bez konieczności powstrzymywania dyskusji przed wykolejeniem. Moderator może rozładować stres kontrolując postępowanie. Każdy musiałby mieć zgodę moderatora na mówienie, co uniemożliwiłoby uczestnikom rozmawianie ze sobą. Ponadto moderator zapewnia, że wszyscy pozostają na temat.

Dobrym pomysłem jest również ustalenie terminu spotkania. Moderator jest bardziej skłonny do prowadzenia dyskusji na bieżąco, biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe. Uczestnicy są również bardziej skłonni do skupienia się, jeśli wiedzą, kiedy spotkanie się zakończy.

Total
0
Shares
Related Posts