Jak założyć depozyt bezpośredni dla pracowników

Wyobraź sobie świat, w którym nie musisz się martwić o prawidłowe rozprowadzanie czeków.

Wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie na czas, niezależnie od lokalizacji. 

Dodaj, że w tej utopii nie będziesz musiał się martwić o oszustwa płacowe. 

Wreszcie, proces płac jest uproszczony i prosty, a ty nie masz do czynienia z dostawami, takimi jak zapasy czekowe i atrament.

To marzenie może być twoje, jeśli przełączysz się na bezpośredni depozyt podczas płacenia pracownikom.

Łatwe Części tworzenia bezpośredniego depozytu dla pracowników

Prowadzenie listy płac jest wystarczająco trudne bez skakania przez obręcze, aby skonfigurować bezpośredni depozyt. Ten proces może być o wiele łatwiejszy,niż sobie wyobrażasz. Decydując się na korzystanie z usługi płac Online jako bezpośredniego dostawcy depozytów, eliminujesz większość ręcznej pracy, którą w przeciwnym razie musisz wykonać, przechodząc na bezpośrednie płatności depozytowe.

Po pierwsze, nie będziesz musiał przechodzić przez ból głowy przesiewania wielu bezpośrednich dostawców depozytów, aby znaleźć taki, który obsługuje płatności. Usługa płac online zajmie się tym za Ciebie. Proces weryfikacji jest również o wiele łatwiejszy dzięki usłudze płac online. Możesz także edytować i aktualizować informacje o płatnościach natychmiast i w dowolnym momencie, czego nie można powiedzieć o Twoim banku.

Ponadto usługa payroll pomoże Ci w procesie płac od początku do końca. Nawet bank z najlepszym zespołem obsługi klienta nie może zapewnić Ci tego rodzaju wsparcia, jakie oferują te usługi płacowe online.

OnPay to doskonała usługa płatności online, która obsługuje bezpośrednie depozyty. Proces rejestracji i decydowanie się na bezpośredni depozyt są proste i bezproblemowe. Oprócz bezpośrednich depozytów, OnPay oferuje niesamowite funkcje płacowe, w tym automatyczne wypełnianie i płatności podatków, wielostanową listę płac oraz wiele stawek i harmonogramów płac.

Ta platforma jest również wyposażona w funkcje HR, w tym samodzielne wdrażanie i listy ofert pracowniczych, audyt HR, zatwierdzenia i śledzenie PTO, wykresy org i spisy firm.

A jeśli jesteś na rynku dla innej usługi płacowej, mamy poręczny przewodnik, w którym przeglądamy siedem najlepszych usług płacowych online, aby ułatwić Ci wybór najlepszego dla Twoich potrzeb.

Trudne aspekty zakładania bezpośredniego depozytu dla pracowników

Usługa płac online ułatwi przetwarzanie płac. Ale jest praca do zrobienia, zanim zaczniesz płacić pracownikom za pośrednictwem bezpośredniego depozytu. 

Wiele trudności polega na zbieraniu i weryfikacji różnych rodzajów informacji biznesowych i pracowniczych. Będzie to oznaczać przesiewanie dokumentacji pracowników, prosząc kadry lub kadry kierowniczej o pomoc lub śledzenie poszczególnych pracowników w celu zebrania lub aktualizacji informacji.

Z drugiej strony, musisz przejść przez ten proces tylko raz. Możesz później aktualizować informacje zgodnie z wymaganiami w poszczególnych przypadkach. 

Krok 1-Wybierz usługę płacową Online

Usługa płac online obsługuje każdy aspekt twojej listy płac, w tym konfigurowanie bezpośrednich depozytów dla pracowników. Do tego przewodnika wybrałem OnPay. Jest niedrogi, działa dla wyspecjalizowanych potrzeb małych firm, takich jak restauracje lub organizacje non-profit, a ustanowienie bezpośredniego depozytu jest bardzo łatwe.

Przejdź do kroku 3, jeśli masz już skonfigurowane konto w usłudze płac online.

Wybierz Plan

Innym świetnym powodem do preferowania OnPay jest przejrzysty model cenowy. Wiesz dokładnie, ile i kiedy zapłacisz. Usługa kosztuje 36 USD miesięcznie i dodatkowe 4 USD za osobę miesięcznie. To wszystko. Jest też przydatny kalkulator, dzięki któremu dowiesz się dokładnie, ile usługa będzie kosztować Twoją firmę przed zakupem.

Niezależnie od tego, jaką usługę płacową wybierzesz, upewnij się, że rozumiesz model cenowy. Rzeczy mogą stać się bardzo drogie dzięki ukrytym opłatom, które większość ludzi zdaje sobie sprawę dopiero po zablokowaniu w usłudze.  

Wprowadź Informacje Dotyczące Płatności

Informacje dotyczące płatności, które musisz podać podczas konfigurowania konta płacowego, mogą się różnić w zależności od wybranej usługi płacowej online. Ogólnie rzecz biorąc, musisz podać:

Federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) – Będziesz potrzebował numeru FEIN z urzędu skarbowego. Możesz wypełnić wniosek na stronie IRS i otrzymać swój numer e-mail tego samego dnia.

Formularz 8655 – Ten formularz upoważnia usługę płac online do składania podatków w Twoim imieniu. OnPay automatycznie wypełnia wymagany formularz 8655 na podstawie informacji podanych podczas tworzenia konta. Wszystko, co musisz zrobić, to podpisać dokument.

Dane Konta Bankowego Firmy – Uzyskaj numer konta i numer konta bankowego, którego używasz do płacenia pracownikom.

Krok 2-Skonfiguruj Swoje Konto

OnPay poprowadzi Cię przez cały proces, prosząc o wprowadzenie informacji krok po kroku. To bardzo proste. I nie martw się, jeśli nie znasz niektórych szczegółów, które opisaliśmy w poprzedniej sekcji. Zawsze możesz pominąć krok i wrócić do niego później.

Musisz jednak wypełnić wszystkie te informacje, zanim będziesz mógł skonfigurować bezpośrednie wpłaty dla pracowników.

Podaj Informacje O Swojej Firmie

Musisz uzyskać wszystkie swoje dane w trakcie procesu rejestracji. Niektóre z tych informacji są wymagane przy zakładaniu bezpośrednich depozytów dla pracowników i dla celów podatkowych.

Podaj Informacje O Płatności

Najpierw wprowadź federalne informacje podatkowe, EIN.

Zostaniesz również poproszony o wprowadzenie raportów dotyczących wcześniejszych wynagrodzeń pracownika. Ten krok jest niezbędny i pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i energii. OnPay wykorzystuje te informacje do dodawania pracowników i ich wcześniejszych wynagrodzeń dla Ciebie. W przeciwnym razie musiałbyś ręcznie wprowadzić wszystkie dane pracownika.

Podpisz Formularz 8655. OnPay pozwoli Ci to zrobić elektronicznie.

Następnie wprowadź dane konta bankowego firmy. Obejmują one numer trasy i numer konta bankowego. Pamiętaj, że wprowadzasz dane do konta, którego używasz do płacenia pracownikom. 

Ustaw harmonogram płatności dla pracowników

Następnie wybierz harmonogram płatności. Najlepszą opcją jest zrobienie tego zgodnie z częstotliwością płatności. Ta strategia ułatwia śledzenie płac. Może to być również doskonały czas na sprawdzenie harmonogramu płatności. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź minimalny dozwolony okres płacy w Twoim stanie. 

Niektóre stany, takie jak Iowa, Kalifornia i Connecticut, mają tygodniowy minimalny okres płacy. Gdy już posiadasz te informacje, wybierz harmonogram płatności, który dotyczy Twojej firmy. 

Podobnie jak w przypadku większości innych internetowych usług płacowych, OnPay pozwala również płacić różnym zespołom w różnych harmonogramach. W takim przypadku możesz użyć nazwy zespołu jako nazwy harmonogramu płatności. Na przykład możesz użyć “zarządzanie” jako nazwy harmonogramu, jeśli płacisz pracownikom zarządzającym i wykonawczym według innego harmonogramu niż inni pracownicy. Ponownie, strategia ta ułatwi skanowanie i wybrać odpowiedni harmonogram w przyszłości.

Na koniec ustaw datę, w której chcesz, aby Twoi pracownicy otrzymali pierwszą płatność. Musisz również wprowadzić okres, który obejmuje ta pierwsza płatność. Wprowadź początek i koniec okresu płatności. Koniec okresu wypłaty nastąpi dzień przed kolejnym okresem wypłaty. Więc jeśli nowy okres wynagrodzenia zaczyna się na 12th, Data zakończenia okresu płatności będzie 11th.

Oprogramowanie Online payroll będzie używać tych dat jako domyślne przy planowaniu przyszłej częstotliwości płac.

Twój harmonogram wypłat będzie wyglądał mniej więcej tak:

Zweryfikuj Swoje Konto Bankowe

Musisz zweryfikować swoje firmowe konto bankowe, zanim będziesz mógł przetworzyć swoją pierwszą listę płac. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojego konta w ostatnim kroku konfiguracji konta.

OnPay używa Plaid do procesu weryfikacji. Jest to najprostszy sposób weryfikacji konta. Wystarczy kliknąć Kontynuuj, a oprogramowanie zadba o proces za Ciebie. 

Krok 3-Skonfiguruj Bezpośredni Depozyt W Usłudze Payroll

Teraz przychodzi część zabawy, ustanowienie bezpośredniego depozytu. Ten krok sprawi, że płacenie pracownikom będzie o wiele łatwiejsze i tańsze. Maksymalny czas realizacji usługi OnPay to cztery dni, więc wiesz, że Twoi pracownicy zostaną opłaceni na czas. Pamiętaj, aby potwierdzić maksymalny czas realizacji, jeśli wybierzesz inną usługę płac online.

Złóż wniosek o bezpośredni depozyt

Usługi płacowe Online nie są dostarczane z bezpośrednim depozytem jako opcją domyślną. Zazwyczaj musisz złożyć wniosek o korzystanie z usługi, co dotyczy również OnPay. Otrzymasz wiadomość e-mail od zespołu ds. operacji finansowych OnPay, w której dowiesz się, w jaki sposób chcesz płacić swoim pracownikom. Po prostu odpowiedz z bezpośrednim depozytem, wraz z innymi wymaganymi informacjami.

Zweryfikuj Swoje Konto Bankowe

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, na tym etapie będziesz musiał zweryfikować swoje firmowe konto bankowe. Możesz to zrobić ręcznie, przechodząc do Moja Firma z Pulpitu nawigacyjnego. 

OnPay dokona dwóch małych opłat debetowych na twoje konto. 

Następnie przewiń w dół do Firmowe Konto Bankowe.

Na koniec kliknij Wymagana Weryfikacja i wypełnij wartości dla dwóch transakcji debetowych na koncie firmowym. Zakończ proces klikając Sprawdź Kwoty.

Teraz możesz używać konta OnPay do płacenia pracownikom. Jednak jeśli zatrzymasz się tutaj, ograniczysz się do cięcia czeków. Istnieje jeszcze kilka kroków, zanim będziesz mógł przetwarzać listy płac z bezpośrednim depozytem.

Poczekaj na ocenę ryzyka

Zespół automatycznej Izby Rozliczeniowej OnPay (ACK) będzie musiał przeprowadzić ocenę ryzyka, zanim będziesz mógł skorzystać z funkcji bezpośredniego depozytu platformy. Otrzymasz wiadomość e – mail z wynikiem. Jeśli zostanie to zatwierdzone, OnPay poinformuje Cię o bezpośrednim obrocie depozytu. Może to być zmiana dwudniowa lub czterodniowa, w zależności od wyników oceny ryzyka.

Krok 4-Włącz Bezpośredni Depozyt 

Po zatwierdzeniu do bezpośredniego wpłaty nadszedł czas, aby dodać informacje o swoim pracowniku. Ponownie upewnij się, że wszystkie szczegóły są poprawne. Możesz mieć HR dwukrotnie sprawdzić swoje wpisy, aby potwierdzić, że wszystko jest poprawne. 

Zbieraj Informacje O Koncie Pracownika

Potrzebne będą numery kont pracownika, numery trasy i typ konta dla konta bankowego, na które ma być wpłacane wynagrodzenie. Poproś każdego pracownika o podanie tych informacji. W wielu przypadkach personel HR będzie miał bezpośredni formularz autoryzacji depozytu do wypełnienia przez pracowników, zwykle podczas procesu onboardingu.

Dodaj Informacje O Koncie Pracownika

Przejdź do Pulpitu nawigacyjnego i wybierz pracownika, aby wyświetlić jego profil.

Następnie wybierz Konta Bankowe w profilu pracownika.

Przejdź do ” Włącz bezpośredni depozyt?”i kliknij Włączone.

Wprowadź numer konta pracownika i numer trasy w podanych polach. Pamiętaj również, aby wskazać, czy jest to konto oszczędnościowe. W większości przypadków będzie to konto czekowe.

OnPay daje również możliwość umożliwienia pracownikom wprowadzania własnych danych bankowych. Ta opcja pozwala zaoszczędzić czas i czas wprowadzania informacji o pracownikach, zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą operację. Pracownicy wprowadzają te informacje podczas rejestracji. Mogą również zmienić swoje dane bankowe w dowolnym momencie z Pulpitu nawigacyjnego pracownika.

Teraz możesz płacić swoim pracownikom za pomocą bezpośredniego depozytu!

Jak Dodać Kontrahenta

Teraz możesz płacić swoim pracownikom za pomocą bezpośredniego depozytu. Możesz również zacząć płacić kontrahentom za pomocą bezpośredniego depozytu, jeśli masz mieszaną siłę roboczą. 

Dodaj Wykonawcę

Przejdź do Pracownicy i kliknij + Zatrudnię Pracownika.

Kliknij Dodaj Wykonawcę.

Wprowadź Informacje biznesowe wykonawcy

Następnie wprowadź dane osobowe lub biznesowe wykonawcy. Obejmuje to nazwę firmy wykonawcy.

Sekcja obliczania podatku może być trochę skomplikowana, ponieważ nie wszyscy wykonawcy są opodatkowani tak samo. Informacje, które tu wprowadzasz, zależą od tego, czy Wykonawca jest zarejestrowany jako osoba fizyczna, korporacja, LLC, zaufanie lub partnerstwo.

Jeśli wykonawcą jest osoba fizyczna, musisz podać jej numer ubezpieczenia społecznego (SSN). Jeśli są zarejestrowani jako firma, wprowadź ich federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

Wprowadź Dane Osobowe i kontaktowe

Zostaniesz poproszony o podanie danych osobowych i biznesowych wykonawcy. Obejmuje to ich imię i nazwisko, płeć, urodziny, numer telefonu, adres domowy i dane kontaktowe w nagłych wypadkach. Pamiętaj, że będziesz wpisywać adres domowy wykonawcy, a nie Adres firmy.

Na koniec kliknij Zapisz I Kontynuuj aby zablokować Twoje informacje.

Wprowadź Informacje O Odszkodowaniach

Prawie skończyłeś dodawać wykonawcę. Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić informacje o odszkodowaniach, w tym lokalizację, stanowisko i dział wykonawcy. Wybierz również stawkę wynagrodzenia wykonawcy, pozycję wypłaty odszkodowania i wszelkie potrącenia.

Będziesz mógł wprowadzić tyle płac, ile chcesz dla swojego kontrahenta. Możesz również wybrać między pozycjami wynagrodzenia podczas uruchamiania listy płac.

Wprowadź dane bankowe i płatnicze

Teraz jesteś w końcu gotowy, aby zakończyć dodawanie swojego kontrahenta. Wystarczy tylko dodać informacje o płatności wykonawcy. Będziesz potrzebował dowodu ich konta bankowego. Poproś wykonawcę o dostarczenie Void check, aby wykonać ten krok.

Jak zwykle pamiętaj, aby wskazać, czy konto bankowe jest kontem oszczędnościowym.

Wybierz Depozyt Bezpośredni i kliknij Zapisz I Kontynuuj aby zakończyć proces. Możesz teraz płacić kontrahentom poprzez bezpośredni depozyt, wraz z pracownikami!

Total
0
Shares
Related Posts

Najlepsze Firmy Sprawdzające

Sprawdzenie przeszłości jest istotną częścią procesu zatrudniania. Łatwo go pominąć-ale jeśli to zrobisz, możesz zatrudnić kogoś, kto zaszkodzi…