Jak skonfigurować połączenie konferencyjne

Rozpowszechnienie pracy w domu lub pracy jako zespół zdalny w biznesie rośnie. Nic dziwnego, że wraz z tym wzrostem obserwujemy wzrost popytu na prosty i skuteczny sposób na utrzymanie otwartych kanałów komunikacji, który nie zniszczy banku.

Tu przychodzą połączenia konferencyjne.

Odwiedź Nextiva

  • Już od $19.95 miesięcznie
  • Przystępne plany na poziomie przedsiębiorstwa
  • Nielimitowane połączenia
  • Bezpłatny numer lokalny i bezpłatny

Wypróbuj Nextiva za darmo

Mówiąc najprościej, są najtańszym, najłatwiejszym i najprostszym sposobem na zebranie grupy ludzi w celu omówienia biznesu. Połączenia konferencyjne umożliwiają połączenie z całym zespołem bez konieczności korzystania z Internetu.

Konfigurowanie połączeń konferencyjnych jest niezwykle łatwe i zajmie tylko godzinę twojego czasu. Dzisiaj przeprowadzimy was przez cały proces.

Czego się spodziewać podczas konfigurowania połączenia konferencyjnego

Skonfigurowanie połączenia konferencyjnego jest stosunkowo prostym procesem. Najbardziej czasochłonnym aspektem jest wybór dostawcy połączeń konferencyjnych i rejestracja konta.

Jeśli zastosujesz się do naszego przewodnika poniżej i wykonasz cały ten proces Od początku do końca w jednym posiedzeniu, dotarcie do etapu przeprowadzenia rozmowy konferencyjnej zajmie ci około godziny.

Niektóre z kroków, które zamierzasz podjąć, aby się tam dostać, to:

  1. Utwórz konto w RingCentral
  2. Aktywuj i skonfiguruj swoje konto
  3. Zaplanuj połączenie konferencyjne
  4. Skonfiguruj połączenie konferencyjne
  5. Rozpocznij i wstrzymaj telekonferencję

The Good

Chociaż może się to wydawać zniechęcające, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, trzymanie połączenia konferencyjnego jest najłatwiejszą częścią tego procesu. Po zakończeniu konfiguracji wystarczy zadzwonić – nie są wymagane żadne dodatkowe kroki ani sprzęt.

Prostota korzystania z jednego numeru telefonu, aby wybrać się na konferencję z wybranego telefonu, jest wielką zaletą konferencji telefonicznej. Nie ma mylącej technologii wymaganej dla użytkowników, a tym samym mniejszej szansy na usterki techniczne.

Wreszcie, zaplanowanie połączenia konferencyjnego jest bardzo proste. Wielu dostawców internetowych połączeń konferencyjnych dobrze integruje się z systemami takimi jak Microsoft Office i Google Workspace, umożliwiając wysyłanie prostego zaproszenia do kalendarza do uczestników z zaprogramowanymi automatycznymi przypomnieniami o spotkaniach.

The Bad

Minusem konferencji telefonicznych jest to, że czasami mogą pojawić się nieporozumienia na samych połączeniach. Widzisz, większość ludzi zmaga się z komunikacją, która jest ściśle werbalna.

Jest tak wiele innych, które można powiedzieć za pomocą niewerbalnych wskazówek, takich jak mowa ciała, kontakt wzrokowy i ruch głowy. Tak więc, bez wizualnego komponentu wideokonferencji, możesz znaleźć sobie obsługę nieodebranych wiadomości lub nieporozumień po drodze.

Czymś innym, czego nie można zrobić tak łatwo za pomocą konferencji telefonicznych, jest udostępnianie treści. Chociaż z pewnością można e-mail wokół porządku obrad lub dokumentów do omówienia przed spotkaniem, możliwość udostępniania ekranu lub przesłać dokumenty w czasie rzeczywistym jest kluczową zaletą prowadzenia spotkania za pośrednictwem wideokonferencji.

Jednak dla tych, którzy nie mają dostępu do narzędzi do wideokonferencji lub konferencji telefonicznych po prostu bardziej pasuje do grupy, wciąż jest wiele do zdobycia dzięki świetnej rozmowie telefonicznej.

Odwiedź Nextiva

  • Już od $19.95 miesięcznie
  • Przystępne plany na poziomie przedsiębiorstwa
  • Nielimitowane połączenia
  • Bezpłatny numer lokalny i bezpłatny

Wypróbuj Nextiva za darmo

Krok 1-Utwórz konto w RingCentral

Istnieje wiele wspaniałych dostawców, którzy oferują usługi telefoniczne VoIP, a także połączenia konferencyjne online. Jeśli jesteś zainteresowany poznaniem najlepszych ośmiu usług połączeń konferencyjnych 2021, powinieneś sprawdzić ten post, o którym pisaliśmy.

Na potrzeby tego postu będziemy pracować z naszą sugestią numer jeden, RingCentral.

Są dostawcą VoIP, który oferuje zarówno telefon, jak i wideokonferencje online.

RingCentral ma szereg różnych planów cenowych, które pasują każdemu, od małych firm po przedsiębiorstwa. Jeśli chcesz organizować zarówno konferencje audio, jak i wideo, musisz rozważyć przynajmniej plan Premium.

Dzisiaj skupimy się na usłudze konferencji telefonicznych RingCentral, a nie wideokonferencji, ale dobrze wiedzieć, że ta firma może zaoferować Ci obie opcje.

Zapisz się na bezpłatny okres próbny

Gdy już zdecydujesz, który plan jest dla Ciebie odpowiedni, kliknij Wypróbuj Za Darmo pod ceną.

Zacznij od wprowadzenia danych kontaktowych i danych biznesowych. Po zakończeniu kliknij Zdobądź Swój Numer.

Po załadowaniu strony będziesz miał możliwość wyboru jednego bezpłatnego lokalnego numeru telefonu służbowego. Wpisz swoje miasto w polu wyszukiwania, a system automatycznie zaproponuje dostępne numery w Twojej okolicy.

Jeśli chcesz zachować swój dotychczasowy numer telefonu służbowego, zaznacz Zachowaj istniejący numer firmy. Po zakończeniu tej sekcji kliknij Następny.

Dodaj użytkowników do swojego konta

Jeśli chcesz, aby reszta twojego zespołu korzystała z bezpłatnej wersji próbnej RingCentral, możesz dodać je również tutaj. Chociaż ważne jest, aby pamiętać, że możesz dodać tylko do pięciu użytkowników w Darmowym okresie próbnym, więc wybierz mądrze.

W tej sekcji zauważysz małe pudełko z napisem członkowie mojego zespołu będą potrzebować telefonów. Jeśli planujesz korzystać z istniejącego sprzętu lub telefonów komórkowych,nie zaznaczaj tego pola. Jeśli jednak chcesz, aby RingCentral dostarczył Ci nowy sprzęt, musisz zaznaczyć to pole.

Wprowadź Szczegóły Płatności

Ostatni etap procesu rejestracji wymaga podania danych dotyczących płatności. Tutaj masz okazję powiedzieć, czy chcesz płacić co miesiąc, czy co roku, a system pokaże Ci różnicę w cenie między tymi dwoma.

Ważne jest, aby pamiętać, że chociaż będziesz musiał podać dane karty kredytowej, możesz anulować swój plan w dowolnym momencie w ciągu bezpłatnego okresu próbnego, bez żadnych opłat.

Gdy będziesz gotowy, kliknij Zacznij Korzystać Z Systemu Telefonicznego. Powinieneś otrzymać wiadomość e-mail z RingCentral potwierdzającą Twoje konto i proszącą o jego aktywację.

Krok 2-Aktywuj i Skonfiguruj nowe konto

Na tym etapie jesteś w połowie drogi do rozpoczęcia konfigurowania połączeń konferencyjnych. Ale najpierw musisz aktywować swoje konto, a następnie zakończyć konfigurację konta.

Aktywuj Konto

Przejdź do konta e-mail, którego użyłeś do utworzenia konta RingCentral i znajdź adres e-mail zatytułowany Aktywuj swoje konto RingCentral. Masz tylko 48 godzin na aktywację konta.

Najlepiej, gdy utworzysz konto, zostawisz wystarczająco dużo czasu, aby zakończyć konfigurację konta. Ale jeśli nie masz czasu, aby to zrobić, nadal upewnij się, że otworzysz ten e-mail i klikniesz Aktywuj Konto zanim upłynie twoje 48 godzin.

Skonfiguruj Swoje Konto

Po załadowaniu strony zostaniesz poproszony o sfinalizowanie konta, tworząc hasło, wybierając kod PIN do logowania do poczty głosowej i tworząc tajne pytanie w celu ochrony konta.

Po wprowadzeniu tych danych powinien pojawić się komunikat o powodzeniu Twoje konto jest teraz aktywne i gotowe do założenia.

Poświęć swój czas na wykonanie każdego z etapów. Zostaniesz poproszony o takie rzeczy jak:

  • Dodaj użytkowników
  • Powitanie firmy Record and set
  • Skonfiguruj przekierowanie połączeń (dotyczy tylko zamówionych urządzeń)
  • Ustaw wiadomość poczty głosowej office
  • Pobierz aplikację komputerową lub mobilną, aby korzystać z RingCentral z dowolnego miejsca

To, co zdecydujesz się zrobić z każdym z tych kroków, zależy wyłącznie od Ciebie. Istnieje wiele przewodników i podpowiedzi po drodze, więc jest to dość oczywiste. W razie wątpliwości wystarczy kliknąć pomiń ten krok. Zawsze możesz wrócić, aby zmienić te ustawienia po przejściu do Pulpitu nawigacyjnego konta.

Po zakończeniu konfiguracji pojawi się ekran z napisem Gratulacje! Stamtąd kliknij Przejdź do Moje Konto.

Krok 3-Zaplanuj Połączenie Konferencyjne

Po załadowaniu strony wylądujesz na portalu administratora konta. W tym miejscu pojawisz się, gdy chcesz zmienić ustawienia konta, dodać nowych użytkowników, dodać liczby, dostosować Dane firmy itp.

Aby wyświetlić własne rozszerzenie osobiste, kliknij strzałkę na Portal admina przycisk w prawym górnym rogu. Lista rozwijana pokaże Moje rozszerzenie. To jest twoje osobiste rozszerzenie telefonu i ustawienia.

Poświęć trochę czasu na zbadanie całego pulpitu nawigacyjnego. Chociaż nie jest to w żaden sposób skomplikowane, znalezienie miejsca, w którym wszystko żyje, może zająć trochę czasu dzięki nowemu oprogramowaniu.

Jeśli chcesz od razu wstrzymać połączenie konferencyjne, możesz pominąć następny krok i przejść od razu do kroku 4. Jeśli nie, postępuj zgodnie z tymi kolejnymi krokami.

Ustaw datę i godzinę połączenia konferencyjnego

Jeśli używasz kalendarzy Microsoft Office lub Google, możesz połączyć istniejący kalendarz z RingCentral w celu łatwego planowania. Jeśli planujesz organizować wideokonferencje w przyszłości, ta funkcja będzie przydatna.

Ale na razie proste telefoniczne połączenie konferencyjne, łatwiej jest korzystać z istniejącej konfiguracji kalendarza. Przejdź więc do zwykłego kalendarza biurowego i utwórz zaproszenie na rozmowę konferencyjną w dniu i godzinie, o której masz na myśli.

Wyślij Zaproszenie Na Konferencję

Planując i wysyłając zaproszenie na rozmowę konferencyjną, upewnij się, że w zaproszeniu znajduje się jak najwięcej szczegółów.

Na przykład, jeśli jest to wymagane, należy dołączyć porządek obrad zaproszenia, dokumenty do przeglądu przed konferencją, zadania dla uczestników do wykonania przed spotkaniem. Chcesz, aby uczestnicy byli jak najbardziej przygotowani do rozmowy konferencyjnej.

Dołącz również do zaproszenia informację, że dane logowania do połączenia zostaną wysłane pięć do dziesięciu minut przed planowanym rozpoczęciem połączenia.

Krok 4-Konfigurowanie połączenia konferencyjnego

W zależności od tego, ile masz czasu między wydaniem zaproszenia do uczestników i faktycznym odbyciem połączenia konferencyjnego, zalecamy wykonanie testu tego następnego kroku przed samym połączeniem.

Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby wszyscy oczekiwali na Ciebie, podczas gdy napotykasz trudności techniczne.

Wyślij Szczegóły Połączenia Konferencyjnego

Po pierwsze, bardzo ważne jest, aby pamiętać o wysłaniu tych informacji uczestnikom około pięciu do dziesięciu minut przed rozpoczęciem konferencji.

Aby wysłać Szczegóły połączenia konferencyjnego, Zaloguj się do portalu konta RingCentral i kliknij trzeci symbol z prawej strony–okrąg z trzema mniejszymi kropkami otaczającymi go. To jest przycisk konferencji.

Wybierz odpowiednie lokalizacje, z których członkowie będą musieli wybrać i kliknąć Zaproś przez e-mail.

Ten link automatycznie utworzy dla Ciebie nową wiadomość e-mail w aplikacji e-mail ze wszystkimi szczegółami, do których mogą dołączyć uczestnicy. Wprowadź wymagane adresy e-mail i kliknij wyślij.

Wybierz się na konferencję

Korzystając z odpowiedniego numeru telefonu dla Twojego regionu, wybierz numer konferencji. System automatycznie poprosi o podanie dziewięciocyfrowego kodu logowania, a następnie klucza funta.

Jako gospodarz nie zapomnij podać numeru hosta znalezionego w szczegółach połączenia konferencyjnego podświetlonych na powyższym zrzucie ekranu. Następnie będziesz mógł użyć poniższych poleceń konferencyjnych, aby skonfigurować połączenie do swoich pragnień.

Jest to kolejny obszar, w którym przydaje się praktyczny przebieg telekonferencji. Dasz sobie szansę, aby upewnić się, że wiesz, jak wyciszyć i wyłączyć wyciszenie rozmówców oraz jak rozpocząć nagrywanie, jeśli chcesz nagrać połączenie.

Krok 5-Rozpocznij i przytrzymaj Połączenie konferencyjne

Jeśli wykonałeś już poprzednie kroki do tee, twoi uczestnicy zaczną wybierać w odpowiednim czasie. Możesz powitać ich indywidualnie i wyciszyć po odpowiedzi, lub możesz poczekać, aż wszyscy się wykręcą, zanim wyciszą ich jako grupę.

Dlaczego powinieneś wyciszyć uczestników

Powód, dla którego konsekwentnie wspominamy o kroku wyciszania uczestników, jest wyłącznie ze względu na jakość połączeń. Mikrofony na telefonach i komputerach będą odbierać każdy ostatni dźwięk, od jednego uczestnika siorbiącego kawę, po szczekającego psa drugiego w tle.

Jest to zarówno uciążliwe dla wezwania w chwili obecnej, jak i bolesne do słuchania po fakcie. Większość uczestników zrozumie to rozumowanie i możesz dać im znać, jak wyłączyć wyciszenie, gdy chcą wnieść swój wkład (wpisując * # 6 na klawiaturze).

Ogłosić swoje zamiary, aby nagrać połączenie

Na koniec, zanim przejdziesz do rzeczy, naprawdę ważne jest, abyś ogłosił grupie, że będziesz nagrywał rozmowę konferencyjną. Jeśli masz tę rozmowę wśród członków zespołu, prawdopodobnie nie będzie to problemem.

Ale jeśli utrzymujesz tę rozmowę wśród klientów, klientów lub przypadkowych uczestników, ważne jest, aby dać ludziom znać, jeśli wolą nie być nagrywane, aby mogli pozostać wyciszeni.

Po tym jesteś gotowy, aby rozpocząć rozmowę!

Odwiedź Nextiva

  • Już od $19.95 miesięcznie
  • Przystępne plany na poziomie przedsiębiorstwa
  • Nielimitowane połączenia
  • Bezpłatny numer lokalny i bezpłatny

Wypróbuj Nextiva za darmo

Total
0
Shares
Related Posts

Jak Działa Google Voice?

Tradycyjne systemy telefoniczne są drogie. Ale rozwiązania telefoniczne oparte na chmurze oferują tańszą alternatywę zarówno dla biznesu, jak…