Przewodnik dla początkujących dla zdalnych pracowników

Podczas gdy praca zdalna w pewnym momencie była rzadkością dla firm, która zmieniła się diametralnie w najnowszej historii. Badania przeprowadzone przez ekonomistę Stanford Nicholasa Blooma pokazują, że od czerwca 2020 r. 42% siły roboczej w Stanach Zjednoczonych pracuje w pełnym wymiarze godzin w domu. Chociaż te liczby prawdopodobnie spadły nieco od tego czasu z ludźmi wracającymi do pracy, nie można zaprzeczyć, że duża populacja amerykańskiej siły roboczej będzie nadal pracować z domu.

Jeśli Twoja firma jest jedną z takich firm, które zdecydowały się umożliwić pracownikom pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin lub tylko kilka godzin w tygodniu, musisz mieć procesy i systemy, które pozwalają sprawnie działać z Twoimi zdalnymi pracownikami. Bez odpowiedniej konfiguracji praca zdalna może się skomplikować.

Aby pomóc ci z powodzeniem poruszać się po nowym, zdalnym świecie, stworzyliśmy ten przewodnik. Znajdziesz w nim wszystko, co musisz wiedzieć o zdalnych pracownikach.

Czym Są Zdalni Pracownicy?

Pracownicy zdalni to osoby, które pracują poza fizycznym biurem swojej firmy. Dla niektórych osób może to oznaczać ich dom. W ciągu ostatniego roku Wiele osób przekształciło swoje domy w w pełni funkcjonalne biura domowe, które służą jako świetne miejsce do pracy.

Dla innych osób praca zdalna może oznaczać bycie cyfrowym nomadem, który pracuje z innego miejsca niż ich dom-potencjalnie w hotelu lub kawiarni w obcym kraju! Niezależnie od wyboru lokalizacji przez pracownika, praca zdalna oznacza, że nie pracuje z biura firmy.

Możesz zdecydować się na pracę zdalną wszystkich pracowników lub tylko tych w określonym dziale, który nie musi być codziennie w biurze.

Podstawy pracowników zdalnych

Pracownicy zdalni bardzo różnią się od pracowników, którzy pracują w Twoim biurze. Tak więc, aby odnieść sukces w umożliwieniu pracownikom pracy zdalnej, musisz skupić się na kilku kluczowych rzeczach.

W szczególności zapewnienie wsparcia dla pracowników zdalnych zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoja firma odnajduje sukces w zezwalaniu na opcje pracowników zdalnych.

Skonfiguruj Codzienne Zameldowanie

Aby upewnić się, że ty i Twoi pracownicy zdalni są na tej samej stronie, ważne jest, aby skonfigurować codzienne połączenie, czy to przez telefon lub Zoom. Może to być indywidualne zaproszenie dla tych twoich pracowników, którzy są bardziej niezależni i wykonują własne projekty. Jeśli masz zespół pracujący zdalnie, możesz wykonywać połączenia zespołowe, aby wspierać ich współpracę.

Niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się na te odprawy, konieczne jest, aby odbywały się one codziennie o tej samej porze. To nie tylko zapewnia, że wszystko idzie gładko i że Twoi pracownicy rozumieją, czego się od nich oczekuje i czego od nich potrzebują. Zapewnia to również, że Twoi pracownicy zdalni wiedzą, że mają możliwość komunikowania się z Tobą w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących ich pracy.

Tworzenie Wielu Kanałów Komunikacji

Niektórzy ludzie zakładają, że podczas pracy zdalnej wystarczy e-mail, aby wykonać zadanie. To błędne założenie. Ponieważ pracownicy zdalni nie mają motywacji, inspiracji i połączenia współpracowników wokół siebie w biurze, motywacja, inspiracja i połączenie muszą być tworzone gdzie indziej. A E-Mail jest w tym naprawdę kiepski.

Aby w jak największym stopniu symulować środowisko biurowe z pracownikami zdalnymi, ważne jest wprowadzenie innych kanałów komunikacji, takich jak wideokonferencje. Jest to tak bliskie spotkania twarzą w twarz, jak podczas pracy zdalnej i wiąże się z różnego rodzaju korzyściami:

  • Zachęca do nawiązywania kontaktów
  • Sprzyja kulturze firmy
  • Pozwala na wizualne wskazówki, które tworzą wzajemną wiedzę
  • Pomaga zmniejszyć poczucie izolacji, które może się zdarzyć w przypadku pracowników zdalnych
  • Jest to przydatne w przypadku skomplikowanych rozmów, ponieważ wydaje się bardziej osobiste niż rozmowa telefoniczna lub e-mail

Oprócz wideokonferencji możesz mieć platformę komunikacyjną, taką jak Slack. Platformy takie jak ten są idealne do rozmów, które nie są tak ciężkie i formalne, a także nie są tak wrażliwe na czas.

Slack pomaga pracownikom komunikować się ze sobą i tworzyć wirtualne połączenie, ponieważ pracownicy zdalni nie mają fizycznego połączenia.

Optymalizacja długości i Częstotliwości spotkań

Jednym z największych skarg na to, że wielu pracowników przechodzi na zdalne jest to, że czują, że spędzają cały dzień na spotkaniach Zoom. Pamiętaj o powiedzeniu:” to było spotkanie, które mogło być e-mailem ” i rób, co możesz, aby Twoi pracownicy nie mówili tego o twoich spotkaniach.

Nie wymuszaj spotkań Zoom tylko ze względu na spotkanie. Zastanów się, czy jest to rzeczywiście coś, co należy obsługiwać za pośrednictwem wideokonferencji, czy też jest to coś, co można pozostawić do wiadomości e-mail.

A jeśli stwierdzisz, że jest to coś, co wymaga połączenia wideo, staraj się, aby te połączenia wideo były krótkie i do tego stopnia, że twoi zdalni pracownicy mają szansę wykonać swoją rzeczywistą pracę.

4 narzędzia do poprawy pracowników zdalnych

Ty, Twoja Firma i Twoi pracownicy skorzystacie na wprowadzeniu pracy zdalnej. Korzyści te nie będą jednak widoczne, jeśli nie stworzysz odpowiedniego środowiska, w którym twoi zdalni pracownicy będą mogli się rozwijać.

Jednym ze sposobów jest wprowadzenie technologii do ich zdalnej konfiguracji. Oto lista narzędzi, które naszym zdaniem pomogą poprawić sytuację na odległość.

BambooHR

Posiadanie w pełni funkcjonalnego działu zasobów ludzkich w Twojej firmie jest niezbędne do sukcesu i szczęścia Twoich pracowników, a tym samym Twojej firmy. Może to nie wydawać się tak ważne dla pracowników zdalnych, podczas gdy w rzeczywistości staje się jeszcze ważniejsze w przypadku pracowników, którzy nie są w biurze.

Dlaczego?

Ponieważ ci pracownicy nie są tak związani z kulturą i środowiskiem firmy, jak gdyby pracowali w biurze. W ten sposób rzeczy mogą prześlizgnąć się przez szczeliny.

Aby temu zapobiec, musisz wdrożyć oprogramowanie HR w swojej firmie. Istnieje wiele opcji dla tego typu oprogramowania, ale najbardziej polecamy BambooHR.

To oprogramowanie jest przeznaczone dla małych i średnich firm i upraszcza wiele procesów dla właścicieli firm i działów HR, w tym:

  • Kalendarz firmowy
  • Onboarding
  • Offboarding
  • Ewidencja pracowników
  • Śledzenie korzyści
  • Zarządzanie czasem wolnym
  • System śledzenia kandydatów (ATS)
  • Szkolenia
  • Branding firmy
  • Zaawansowane raportowanie HR
  • Dostosowane przepływy pracy i zatwierdzenia

Nacisk na to oprogramowanie HR są pracownicy, którzy uczynią cię bardzo szczęśliwym. Interfejs oprogramowania jest prosty i łatwy do nauczenia, więc Twoi zdalni pracownicy nie będą się stresować walką z nim.

Oprócz oprogramowania komputerowego, Bamboo HR ma również aplikację mobilną, którą pokochasz zarówno ty, jak i Twoi pracownicy, a także Twoi administratorzy HR.

Darmowa 7-dniowa wersja próbna BambooHR jest dostępna, aby sprawdzić, czy działa dla Twojej firmy. Opcje cenowe poza tym wymagają skontaktowania się z firmą.

Gusto

Jedną z najważniejszych części posiadania firmy jest płacenie pracownikom. A jeśli Twoi pracownicy nie są w biurze, aby przypominać ci o płacach, i nie są w biurze, aby zbierać czeki papierowe, sprawy mogą się skomplikować.

Jednak podejmując krok, aby Twoja firma była bardziej przyszłościowa i pozwalała swoim pracownikom być zdalnymi, powinieneś również wdrożyć oprogramowanie płacowe, aby pomóc w tym kluczowym elemencie Twojej firmy.

Aby pomóc ci w płacach dla Twoich zdalnych pracowników, sugerujemy inwestowanie w Gusto. Gusto upraszcza kilka rzeczy, w tym:

  • Automatycznie zapisuje podatki lokalne, stanowe i federalne
  • Integracja z Quickbooks, Xero, Clover, TSheets i innymi
  • Umożliwia zarządzanie ubezpieczeniem zdrowotnym
  • Umożliwia zarządzanie opcjami świadczeń pracowniczych
  • Pomaga zarządzać zgodnością dla HIPAA, Coba, Departamentu Pracy, IRS, ACA i ERISA

Gusto oferuje kilka różnych opcji cenowych. Po pierwsze, mają plan dla firm, które działają tylko z stycznikami 1099. Dzięki temu możesz zapłacić 6 USD / miesiąc / osobę, aby zapłacić tym kontrahentom. Oprócz tego, oto inne opcje Gusto:

  • Rdzeń. $19 / miesiąc + $6 / osoba
  • Kompletna. $39 / miesiąc + $12 / osoba
  • Konsjerż. $149 / miesiąc + $12 / osoba

Google Workspace (Dawniej GSuite)

Jeśli Twoja firma udostępnia dokumenty, Arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne elementy, warto rozważyć udostępnienie Google Workspace. Ta platforma została stworzona, aby rozwiązywać problemy i pomagać zespołom w zwiększaniu produktywności. Oferuje szereg różnych funkcji, które byłyby dużą korzyścią dla Ciebie i Twoich pracowników zdalnych.

Oto kilka najważniejszych funkcji:

  • Gmail dla niestandardowych firmowych wiadomości e-mail
  • Dokumenty do przetwarzania tekstu
  • Spotkanie na wideokonferencje i konferencje głosowe
  • Arkusze do arkuszy kalkulacyjnych
  • Czat dla wiadomości zespołu
  • Slajdy do budowy prezentacji
  • Formularze do budowy ankiet
  • Strony do budowy stron www
  • Dysk do przechowywania w chmurze

Google Workspace oferuje kilka różnych pakietów, które różnią się cenami i funkcjami:

  • Starter Biznesowy. $6 / miesiąc / użytkownik
  • Standard biznesowy (najpopularniejszy). $12 / miesiąc / użytkownik
  • Biznes Plus. $18 / miesiąc / użytkownik
  • Enterprise. Zadzwoń po wycenę.

Asana

Jedną z największych zmagań o pracowników zdalnych jest utrzymanie się na zadaniu. Podczas pracy w domu lub w środowisku innym niż biuro, otwierasz się na dużo więcej zakłóceń. Twoi pracownicy mogą mieć dzieci w domu, zwierzęta domowe i inne rzeczy, które mogą odwrócić uwagę od ich pracy.

Tam właśnie pojawia się aplikacja taka jak Asana. Celem tej aplikacji jest pomoc zespołowi w organizowaniu, śledzeniu i zarządzaniu pracą.

Asana ma tablice, które pozwalają zobaczyć, gdzie rzeczy znajdują się w obiegu pracy i pozwalają Tobie i Twoim pracownikom zdalnym szybko i łatwo przejść przez różne etapy projektu. Umożliwia także ustalanie priorytetów i terminów, a także udostępnianie szczegółów i przydzielanie zadań.

Niektóre z innych funkcji tego programu obejmują:

  • Kanał aktywności
  • Niestandardowe kalendarze i widoki
  • Automatyczne aktualizacje wiadomości e-mail
  • Powiadomienia i przypomnienia
  • Aktualizacje w czasie rzeczywistym
  • Śledzenie zadań
  • Uprawnienia do projektu
  • Komentarze do zadań
  • Cele, priorytety i terminy realizacji
  • Mapy Gantta

Asana ma darmową wersję, Podstawowe, który oferuje ograniczone funkcje. Płatne wersje są wyceniane w następujący sposób:

  • Premium. $10.99 / miesiąc, rozliczane corocznie
  • Interesy. $24.99 / miesiąc, rozliczane rocznie

Sztuczki do udanej pracy z pracownikami zdalnymi

Poruszanie się w zarządzaniu zdalnymi pracownikami może być przerażające. Musisz upewnić się, że są produktywni, zaangażowani i odnoszą sukces dla siebie i firmy, nie widząc ich w pracy.

Praca ze zdalnymi pracownikami to o wiele więcej niż tylko zapewnienie im platformy wideokonferencyjnej i założenie, że zastąpi to środowisko biurowe. Musisz być świadomy tego, jak środowisko jest zupełnie inne nie tylko fizycznie, ale także psychicznie dla Twoich pracowników zdalnych.

Oto kilka sztuczek, których możesz użyć, aby zdalna sytuacja była dobra dla wszystkich.

Bądź Elastyczny

Jeśli jesteś przyzwyczajony do ścisłego harmonogramu pracy 8-5 lub 9-5 z godzinną przerwą na lunch, będziesz walczyć z ideą zdalnych pracowników. Kluczem do sukcesu, jakim jest praca Twoich pracowników z innego miejsca niż biuro, jest elastyczność. Wymaganie pełnej dostępności lub całej pracy do wykonania w godzinach pracy rzadko działa dobrze.

Musisz pozwolić swoim pracownikom na dostosowanie harmonogramów, zwłaszcza jeśli mają do czynienia z komplikacjami związanymi z dziećmi w domu podczas pracy. Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy spędzają swoje godziny późno w nocy, czy we wczesnych godzinach porannych, musisz mieć mniejsze znaczenie. Zamiast tego upewnij się, że praca jest wykonana dobrze i na czas.

Elastyczność dotyczy nie tylko harmonogramu i przepracowanych godzin, ale także zmiany strategii w celu osiągnięcia celów. Z pracownikami zdalnymi muszą być ustalone cele i plany, które się nie zmieniają, ale sposób, w jaki je realizują, może wyglądać nieco inaczej niż się spodziewasz, a to jest ważne, abyś to zaakceptował.

Śledź Ich Postępy

W przeciwieństwie do biur, nie możesz po prostu wpaść do biurek zdalnych pracowników, aby zobaczyć, jak ci idzie. I nie chcesz dzwonić lub wysyłać im e-maili przez cały czas, aby zobaczyć, gdzie są w swojej pracy. Zamiast tego znajdź inne sposoby śledzenia ich postępów, takie jak Asana. Pomaga to zmniejszyć stres związany z planowanymi projektami i tym, czy Twoi pracownicy naprawdę wykonują swoją pracę.

Pamiętaj, że tylko dlatego, że nie możesz fizycznie zobaczyć swoich pracowników zdalnych wykonujących swoją pracę, nie oznacza, że nie pracują.

Udostępnij Się

Choć istnieje mnóstwo korzyści, które idzie wraz z pracy w domu, często zdalnych pracowników czują się odizolowane i nieco zdezorientowany podczas pracy z innego miejsca. Jest to szczególnie ważne, jeśli są one przyzwyczajone do środowiska biurowego.

I to jest miejsce, gdzie Twoja firma może zrobić różnicę dla nich w tym nowym sposobie pracy. Udostępnij się swoim zdalnym pracownikom, aby upewnić się, że wiedzą, że jesteś dla nich i że nie są sami na bezludnej wyspie.

Utrzymuj politykę otwartych drzwi dla pracowników zdalnych i pozwól im kontaktować się z Tobą w różnych momentach i za pomocą różnych technologii-czy to e-mail, rozmowy wideo, wiadomości lub cokolwiek innego.

Co dalej

Gdy czujesz, że masz już dość zarządzania zdalnymi pracownikami i czujesz, że radzą sobie dobrze, ważne jest, aby podzielić się z nimi tym sukcesem. Szukaj okazji do świętowania kamieni milowych, które byłyby obchodzone w biurze, ale mogą pozostać niezauważone podczas pracy zdalnej.

Zamiast wysyłać e-mail lub dzwonić, aby uczcić pracę swoich pracowników, Stwórz film, aby pokazać uznanie i sprawić, że poczują się ważni. Kultura firmy i środowisko są nadal ważne, gdy nie pracujesz w tej samej przestrzeni fizycznej.

Aby pomóc w dalszym tworzeniu odpowiedniej przestrzeni dla pracowników zdalnych, rozważ skorzystanie z dodatkowego oprogramowania HR, które może być dobrym pomysłem do wdrożenia.

Aby zapewnić, że godziny pracy twoich pracowników pozostają na dobrej drodze, nawet gdy nie pracują w biurze, rozważ zapoznanie się z naszymi typami najlepszych systemów czasu pracy i obecności.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

Przegląd SmartStart

Podczas gdy większość opcji oprogramowania do śledzenia kandydatów wymaga płatnych planów, SmartStart może być używany do maksymalnie 10…

Jak stworzyć proces rekrutacji

Skalowanie firmy wymaga talentów na najwyższym poziomie.  Aby znaleźć i zatrzymać odpowiednich ludzi, potrzebujesz skutecznego procesu rekrutacji, zatrudniania…