Jak zrobić Payroll

Prowadzenie listy płac może być trudne, zwłaszcza jeśli jesteś początkujący i nie masz dedykowanego działu płac.

Między Federalnym podatkiem dochodowym, stanowym podatkiem dochodowym, ubezpieczeniem społecznym i innymi odliczeniami od wynagrodzeń, istnieje wiele rzeczy do śledzenia.

Musisz upewnić się, że lista płac jest skonfigurowana i działa prawidłowo, aby zachować zgodność.

Na szczęście istnieją narzędzia, które eliminują problemy związane z prowadzeniem listy płac.

Ten przewodnik nauczy Cię, jak łatwo skonfigurować i uruchomić payroll-nawet dla zupełnie początkujących.

Łatwe Części robienia płac

Wierzcie lub nie, najłatwiejszą częścią wykonywania płac jest rozpoczęcie pracy. Wielu ludzi zmaga się z tym, ponieważ uważają, że jest to onieśmielające i nie wiedzą, od czego zacząć.

Ale jeśli korzystasz z usługi płac online, Proces jest dość płynny i prosty.

Gusto to świetna opcja do rozważenia. Aby rozpocząć, wystarczy odpowiedzieć na kilka prostych pytań dotyczących firmy i pracowników.

Ponieważ wszystko jest online, możesz skonfigurować samoobsługowe wdrażanie pracowników. To naprawdę zabiera dużo pracy z Twoich barków.

Obliczanie podatków od wynagrodzeń i składanie ich odpowiednim agencjom rządowym to kolejne zadanie, które zastrasza właścicieli firm. Ale jeśli korzystasz z usługi płac Online, takiej jak Gusto, wszystko to jest obsługiwane automatycznie—nie musisz się o nic martwić.

Trudne części wykonywania płac

Prowadzenie listy płac zdecydowanie wiąże się z wieloma wyzwaniami. Największym problemem jest przestrzeganie płac.

Jeśli popełnisz błędy podczas uruchamiania listy płac, może to prowadzić do wysokich grzywien, kar i potencjalnych procesów sądowych. Niedopłacanie pracowników, przepłacanie pracowników, błędna Kategoryzacja pracowników i błędne obliczanie odliczeń to tylko kilka typowych błędów płacowych, które pracodawcy popełniają każdego dnia.

Korzystanie z oprogramowania płacowego pomaga zredukować niektóre z tych błędów, ale nie wszystkie. Nadal musisz upewnić się, że pracownicy są prawidłowo skategoryzowani, niezależnie od tego, czy są zwolnieni, czy nie.

Inną często pomijaną częścią bieżącej listy płac jest zapewnienie wystarczających środków na pokrycie wszystkich wydatków na listy płac. To wyzwanie dla startupów i małych firm.

Musisz mieć wystarczająco dużo gotówki w banku, aby zapłacić swoim pracownikom za każdy cykl płac. Więc jeśli nie masz dużo kapitału obrotowego lub biznes jest powolny, może trzeba wziąć pożyczkę płac, aby upewnić się, że każdy dostaje wypłacane. Może to być kosztowne i wymknąć się spod kontroli, jeśli nie jesteś ostrożny.

Krok 1-Wybierz Metodę Płac

Najpierw musisz określić system, którego chcesz użyć do przetwarzania płac. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy główne opcje do wyboru-podręcznik, oprogramowanie i outsourcing.

Każda z tych metod ma wady i zalety. Korzystanie z oprogramowania płac będzie najlepszym rozwiązaniem dla większości firm. Ale przyjrzymy się bliżej każdemu z tych systemów poniżej, abyś mógł określić, co działa najlepiej w twojej sytuacji.

Manualne Systemy Płacowe

Jak sama nazwa wskazuje, ręczne przetwarzanie płac odbywa się ręcznie. Jest to skomplikowane, czasochłonne i podatne na błędy. Niektórzy z was mogą już robić płace w ten sposób i rozpoznali wyzwania, co doprowadziło was do tego przewodnika w pierwszej kolejności.

Bez zbytniego zorientowania na szczegóły, oto podstawowa koncepcja ręcznych systemów płacowych.

Twoi pracownicy będą wypełniać karty czasowe lub uderzać w zegar na swoje zmiany. Następnie musisz ręcznie obliczyć swoje płace, podatki i wypisać czeki.

Dla małych firm z zaledwie garstką pracowników może się to wydawać szybkim i łatwym sposobem na rozpoczęcie pracy z listą płac. Ale to naprawdę nie jest skalowalne i nie powinno być używane jako rozwiązanie długoterminowe.

Oprócz twojego czasu, ręczne systemy płacowe są najtańszą opcją. Ale w dłuższej perspektywie może to kosztować więcej, jeśli popełniasz błędy lub masz problemy z zgodnością. Nie możemy polecić tej opcji z dużą pewnością.

Oprogramowanie Płacowe

Oprogramowanie Payroll to nowoczesny i skuteczny sposób przetwarzania płac przez większość firm. Te systemy online wykorzystują automatyzację, samoobsługę pracowników i zapewniają prostotę dla wszystkich.

Systemy płac online umożliwiają bezpapierowe i samoobsługowe rozwiązania dla pracowników. Łatwo jest aktualizować swoje dane w czasie rzeczywistym bez konieczności zawracania sobie głowy Tobą lub twoim personelem HR.

Prawdopodobnie najlepszą częścią oprogramowania płacowego jest zwiększona dokładność. Eliminuje to etapy procesu płac, które są podatne na błędy, gdy są wykonywane ręcznie.

Na przykład, spójrzmy na rozwiązanie takie jak Gusto. Gusto integruje się z systemami księgowymi i oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy, aby zapewnić, że wszystkie przepracowane godziny są dokładnie opłacane.

Nie tylko pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu, ale także zapobiegnie błędom, które często występują podczas ręcznego uruchamiania listy płac.

Fajną częścią korzystania z internetowego narzędzia płac, takiego jak Gusto, jest to kompleksowa platforma do HR, wdrażania pracowników, śledzenia czasu, świadczeń pracowniczych i innych. Dzięki temu możesz uzyskać wszystko, czego potrzebujesz pod jednym dachem, zamiast korzystać z wielu platform dla różnych funkcji.

Skalowalność to kolejna ogromna zaleta. W miarę rozwoju firmy łatwo jest dodawać nowych pracowników do systemu płac bez dodatkowej pracy.

Oprogramowanie płacowe jest droższe niż ręczne przetwarzanie płac, ale nadal jest bardzo przystępne cenowo. Opłaty są łatwo uzasadnione, jeśli wziąć pod uwagę potencjalny koszt grzywny zgodności lub pozwu. Gusto zaczyna się od zaledwie $35 miesięcznie plus $6 na pracownika.

Outsourcing Płac

Inną opcją do rozważenia jest Outsourcing procesu płac do osoby trzeciej. Będzie to najdroższa trasa, dlatego większość firm ma tendencję do utrzymywania płac w domu.

Z drugiej strony, outsourcingowe firmy płacowe są niezwykle niezawodne. Zajmą się wszystkim, od zbierania informacji o pracownikach po zgłoszenia podatkowe, odcinki wypłat, bezpośrednie wpłaty i nie tylko. Jeśli Twoi pracownicy mają problem lub pytanie, Zwykle mogą skontaktować się bezpośrednio z firmą płacową w celu rozwiązania problemu.

Mając to na uwadze, firmy outsourcingowe nie działają technicznie dla Twojej firmy. Więc nie masz tak dużej kontroli nad ich usługami i dostępnością.

Na przykład, jeśli ty lub Twoi pracownicy macie pytanie w weekend lub po godzinach, prawdopodobnie zajmie to trochę czasu, aby uzyskać odpowiedź. Problemy te nie wystąpią w przypadku oprogramowania do obsługi płac online—platformy te są dostępne 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu za pośrednictwem portali samoobsługowych.

Tylko niewielki odsetek firm może naprawdę skorzystać z outsourcingu systemu płac. Sprawdzają się w średnich firmach, które potrzebują dedykowanego zespołu płac, ale nie mają zasobów, aby wdrożyć wewnętrzny dział.

Krok 2-Dodaj Swoich Pracowników

Niezależnie od metody płac wybranej w pierwszym kroku, następną rzeczą, którą musisz zrobić, to dodać pracowników do systemu płac.

Aby to zrobić poprawnie i zachować zgodność, musisz wypełnić odpowiednie formularze dla każdej osoby dodawanej do listy płac. Pracownicy muszą wypełnić W-4 I I-9. Jeśli korzystasz z niezależnych wykonawców lub Freelancerów, musisz zebrać formularze 1099.

Jest to kolejny powód, dla którego tak korzystne jest korzystanie z internetowego systemu płac. Zamiast rozprowadzać te formularze i zbierać je ręcznie, możesz zająć się wszystkim cyfrowo.

Twoi pracownicy mogą wypełniać i zarządzać tymi formularzami online i drastycznie zmniejszać nakład pracy. W miarę dalszego rozwoju i zatrudniania nowych pracowników proces ten pozostaje szybki i bezpapierowy.

Wypełnią wszystkie wymagane formularze online, dodadzą swoje bezpośrednie informacje o wpłacie i automatycznie zostaną dodane do Twojego systemu płac.

Krok 3-Wybierz harmonogram płac

Zgodnie z Ustawą Fair Labor Standards Act (FLSA) pracodawcy nie są ograniczeni do zmiany dni wypłaty. Prawo federalne nie nakłada żadnych wymagań dotyczących tego, jak często musisz prowadzić płace.

Mając to na uwadze, wiele stanów ma przepisy dotyczące wypłat, których należy przestrzegać.

Na przykład Kalifornia wymaga, aby większość pracodawców płaciła pracownikom co najmniej dwa razy w ciągu miesiąca kalendarzowego. W Utah pracownicy z rocznym wynagrodzeniem mogą być wypłacani raz w miesiącu.

Sprawdź stanowe wymagania dotyczące wypłaty z Departamentu Pracy USA, aby uzyskać więcej informacji na temat lokalnych mandatów. Należy również skonsultować się z pełnomocnikiem ds. pracy, aby upewnić się, że harmonogram płac jest zgodny z prawem stanowym i lokalnym.

Pomijając przepisy i przepisy, w Twoim najlepszym interesie jest wybrać harmonogram, który jest korzystny dla Twoich pracowników i trzymać się go. Nawet jeśli prawo mówi, że możesz opóźniać płace o dni lub tygodnie, Twoi pracownicy nie będą z tego zadowoleni, a to może spowodować duże problemy dla Twojej firmy.

Ogólnie rzecz biorąc, są to Cztery opcje, które można wybrać:

  • Tygodniowa lista płac – 52 cykle płac rocznie
  • Płace dwutygodniowe – 26 cykli płac rocznie
  • Płace Miesięczne – 24 cykle płatnicze rocznie
  • Miesięczna lista płac-12 cykli płac rocznie

Większość firm ma tendencję do korzystania z tygodniowych lub dwutygodniowych harmonogramów.

Chociaż zdecydowanie chcesz trzymać się harmonogramu, warto zauważyć, że Gusto obsługuje nieograniczone wypłaty. Obejmuje to premie i wypłaty poza cyklem. Jeśli więc coś wyskoczy i chcesz komuś zapłacić między normalnie zaplanowanymi okresami wypłaty, możesz to zrobić z zapałem-nie ma problemu.

Krok 4-Oblicz wynagrodzenie brutto, odliczenia i inne odliczenia

Teraz przychodzi trudna część prowadzenia płac. Obliczenia płac, podatki od wynagrodzeń, zwolnienia i wszystkie inne liczby, które sprawią, że zakręcisz głową.

Płaca brutto jest dość prosta do obliczenia. W przypadku pracowników godzinowych wystarczy pomnożyć ich stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych w tym okresie wynagrodzenia. Nie zapomnij o nadgodzinach dla pracowników zwolnionych.

W przypadku pracowników pobierających wynagrodzenie, weź ich roczne wynagrodzenie i podziel je przez liczbę cykli płacowych, które prowadzisz w ciągu roku. Wynagrodzenie brutto pracownika zarabiającego 78,000 rocznie na dwutygodniowym harmonogramie wynosi 3,000 za cykl.

Podatki Od Wynagrodzeń

Bez zbytniego sprecyzowania, podatki od wynagrodzeń są zazwyczaj płacone zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. Istnieje wiele zmiennych, które wchodzą w dokładną kwotę zapłaconych podatków. Ale w przeważającej części podatki od wynagrodzeń obejmują:

  • Federalne podatki płacowe
  • Państwowe podatki płacowe
  • Podatki lokalne
  • Podatki ZUS
  • Medicare
  • Odszkodowania pracownicze

Takie rzeczy jak FUTA (Federal Unemployment Tax) i FICA (Federal Insurance Contribution Act) to tylko kilka przykładów podatków od wynagrodzeń, które muszą być potrącane z wypłat pracowników.

Próba ręcznego obliczenia tych liczb jest niezwykle trudna. Dlatego zalecamy korzystanie z usługi płacowej, która automatycznie oblicza dla ciebie podatki od wynagrodzeń.

Gusto nie tylko automatycznie oblicza te podatki dla ciebie, ale także składa je podczas każdego cyklu płatniczego.

Pozostałe Udziały Kapitałowe

W zależności od firmy i pracownika, o których mowa, istnieją inne rodzaje zwolnień, które muszą być uwzględnione tutaj również.

401 (k) składki, ubezpieczenie zdrowotne i inne świadczenia pracownicze należą do tej kategorii.

Trzeba też wziąć pod uwagę płace. Dzieje się tak, gdy sąd nakazuje pracodawcy wstrzymanie określonej kwoty wypłaty pracownikowi za takie rzeczy, jak dług konsumencki, kredyty studenckie, alimenty, zaległe podatki, alimenty i inne.

Krok 5-Uruchom listy płac i raporty plików

Teraz nadszedł czas, aby faktycznie zapłacić swoim pracownikom. Weź wynagrodzenie brutto obliczone w poprzednim kroku i odjąć wszystkie podatki i inne odliczenia. Ta liczba to wynagrodzenie netto.

W zależności od systemu płac, z którego korzystasz, wynagrodzenie może być wydawane na różne sposoby:

  • Kontrole na żywo
  • Depozyty bezpośrednie
  • Karty płatnicze Payroll

Większość pracowników woli bezpośredni depozyt,a to sprawia, że rzeczy łatwe dla Ciebie, jak również. Nawet jeśli korzystasz z bezpośredniego depozytu, upewnij się, że znajduje się sekcja płatności, która zawiera wszystkie szczegóły dotyczące okresu płatności.

Nawet cyfrowy odcinek płacy będzie zawierał wszystkie przepracowane godziny, stawkę, odliczenia, podatki, wynagrodzenie netto i inne.

Jeśli korzystasz z internetowego systemu płac, takiego jak Gusto, twój personel ma łatwy dostęp do tych rejestrów w dowolnym momencie. Zawsze mogą wrócić i sprawdzić, aby zobaczyć stary odcinek wypłaty lub zobaczyć zaległości roku do tej pory.

Listy Płac

Oprócz płacenia pracownikom, pracodawcy mają również za zadanie składanie i raportowanie informacji do różnych agencji. Wiele z tego ma związek z podatkami obliczonymi w kroku # 4.

Wspólne federalne i stanowe raporty płacowe obejmują:

  • Federalne depozyty podatkowe-FICA i zwolnienia z podatku pracowniczego do IRS.
  • Podatki państwowe-Państwowy podatek dochodowy i podatki od bezrobocia (w zależności od stanu).
  • Futa tax deposits-kwartalne podatki wypłacane do urzędu skarbowego z tytułu federalnego podatku od bezrobocia.
  • Formularz 941 zgłoszenia-pracodawca kwartalne federalne zeznanie podatkowe.
  • Formularz 940-raport roczny dla podatków FUTA.

Ponownie, jeśli korzystasz z kompleksowego rozwiązania płacowego, takiego jak Gusto, proces zgłoszenia będzie obsługiwany automatycznie.

Total
0
Shares
Related Posts

Przegląd JazzHR

Głównym celem JazzHR jest pomoc małym i średnim firmom w przyciąganiu i zatrudnianiu kandydatów. Jest to nasz najlepszy…