Jak stworzyć budżet płacowy

Payroll jest niewątpliwie jednym z najważniejszych wydatków biznesowych, zwykle stanowi około 20% wydatków organizacji. Zaniedbanie tej krytycznej pozycji może szybko doprowadzić do tego, że koszty prowadzenia działalności wymkną się spod kontroli. Przy zmiennej sile roboczej nie potrzebujesz kryształowej kuli, aby prognozować wydatki na płace na cały rok. Budżet na listy płac może pomóc w przewidywaniu wydatków na listy płac i dać jaśniejszy obraz ogólnego budżetu operacyjnego.

Proste elementy budżetowania płac

Jeśli już obawiasz się tworzenia złożonego arkusza kalkulacyjnego, teraz jest dobry czas na relaks. W każdym razie, zgodnie z raportem Market Watch, prawie 90% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Będziesz używać arkuszy kalkulacyjnych oszczędnie, jeśli w ogóle.

Podczas gdy usługi płacowe online są doskonałe do przetwarzania płac, czasami brakuje im solidnych funkcji budżetowania. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem jest dedykowane narzędzie do budżetowania i prognozowania. Narzędzia te pomagają szybko i dokładnie tworzyć budżety płac. Integrują się również z Twoim oprogramowaniem księgowym, aby cały proces był bezproblemowy i prosty.

Kolejnym powodem wyboru narzędzia do budżetowania i prognozowania jest jego szerokie zastosowanie. Twój budżet na listy płac jest prawdopodobnie tylko jedną częścią głównego budżetu Twojej firmy. Korzystanie z jednego narzędzia do zarządzania całym budżetem firmy usprawnia wysiłki, zmniejsza koszty i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.

Trudne elementy budżetowania wynagrodzeń

Wybranie narzędzia do budżetowania jest łatwą, a może nawet zabawną częścią budżetowania płac. Teraz przychodzi trudna część przygotowania budżetu. Podczas tworzenia budżetu należy wziąć pod uwagę wiele punktów danych. Brak tylko jednego z tych kluczowych danych może stworzyć niedokładny obraz twojej sytuacji finansowej. Skrupulatna dbałość o szczegóły zapewni Ci dokładny budżet. Ponadto proces ten będzie łatwiejszy, gdy przyzwyczaisz się do tworzenia miesięcznych i rocznych budżetów wynagrodzeń.

Krok 1: Zarejestruj się, aby uzyskać narzędzie do budżetowania i prognozowania dla firm

Będziesz robić wiele budżetowania i raportowania dla swojej firmy. Dobrym pomysłem jest uzyskanie kompleksowego narzędzia, które automatyzuje procesy budżetowania, w tym płace, aktywności i budżety roczne. Zawsze możesz iść tradycyjną drogą korzystania z arkuszy kalkulacyjnych dla małego startupu. Tak czy inaczej, odzyskasz koszt swojego narzędzia do budżetowania dzięki wydajności, zaoszczędzonemu czasowi i mniejszej liczbie grzywien i kar wynikających ze złego budżetowania płac.

Wybierz narzędzie do budżetowania

Będziesz rozpieszczany wyborem na rynku, ale na ten krok wybrałem Calxę. To narzędzie łatwo integruje się z oprogramowaniem księgowym, w tym MYOB, Xero i QuickBooks. Nie musisz też wyrzucać starych arkuszy kalkulacyjnych. Calxa integruje się z programem Excel, aby importować kluczowe historyczne dane płacowe. Jest to również bardzo przyjazne dla użytkownika narzędzie do budżetowania i prognozowania.

To narzędzie pozwala również tworzyć profesjonalne raporty finansowe i przepływy pieniężne projektu dla całej firmy oprócz płac. Pomaga w planowaniu przeglądania wszystkich prognoz finansowych na jednym prostym interfejsie.

Wybierz Plan

Calxa oferuje cztery plany cenowe od $30 do $ 1000 miesięcznie. Ponieważ interesuje mnie tylko raportowanie na poziomie firmy dla małej firmy, wybrałem Plan Express za $ 30 miesięcznie. Ta opcja działa w większości małych i średnich firm. Możesz skonfigurować wszystko w mniej niż 30 minut, więc jest to proste w użyciu.

Wszystkie plany są dostarczane z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym, z którego możesz skorzystać. Bezpłatna wersja próbna pomoże Ci zdecydować, czy jest to odpowiednie narzędzie do budżetowania i prognozowania dla Twojej firmy. Nie musisz również podawać danych karty kredytowej, aby korzystać z bezpłatnego okresu próbnego.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z Calxa, czy z innego narzędzia, pierwszym krokiem jest zarejestrowanie się za pomocą jednego, aby rozpocząć tworzenie budżetu.

Krok 2: Sprawdź Swoją Bieżącą Listę Płac

Zanim stworzysz budżet płac, musisz jasno określić, komu płacisz. Jest to ważne, ponieważ niektórzy pracownicy, na przykład pracownicy tymczasowi, mogą wpaść w tarapaty. Pamiętaj również, aby klasyfikować niezależnych kontrahentów oddzielnie od pracowników zatrudnionych na etacie. Nie płacisz im w ten sam sposób i łatwo je pomieszać i zastosować premie i korzyści niezależnym kontrahentom, którzy tradycyjnie nie kwalifikują się do tych profitów.

Skompiluj listę stanowisk

Prawdopodobnie masz już listę danych swoich pracowników, jeśli wcześniej wykonywałeś listy płac. Możesz łatwo zaimportować tę listę do swojego narzędzia do budżetowania, w tym Calxa. Większość programów umożliwia importowanie arkuszy kalkulacyjnych Excel lub danych z oprogramowania księgowego.

Jeśli nie, zacznij od sporządzenia listy wszystkich na liście płac. Dotyczy to również Ciebie, jeśli jesteś na liście płac. Pozycje do rozważenia obejmują:

  • Siebie
  • Personel administracyjny
  • Pracownicy na miejscu
  • Pracownicy zdalni
  • Pracownicy godzinowi
  • Zespół sprzedaży
  • Pracownicy tymczasowi
  • Wykonawcy / freelancerzy

Może być konieczne skierowanie tego zadania do HR podczas budżetowania dla dużej firmy lub organizacji.

Przegląd stanowisk

Jeśli planujesz dodać nowych pracowników, wymień nowe stanowiska. Pomaga, jeśli masz przewidywaną datę rozpoczęcia, aby twój budżet był bardziej dokładny. Jeśli nie, Dodaj nowe pozycje i tak. Lepiej przecenić budżet, niż przecenić płace.

Nie zapomnij wziąć pod uwagę związanych z tym kosztów zatrudnienia nowych pracowników, w tym wynagrodzenia, ubezpieczenia, składek emerytalnych, urlopu wypoczynkowego, odprawy i innych dodatkowych świadczeń, które oferuje Twoja organizacja.

Krok 3: Dodaj koszty wynagrodzeń dla każdej pozycji

Kolejną częścią tworzenia budżetu płac jest przypisanie wydatków dla każdej pozycji opisanej w poprzednim kroku. Ponownie, będziesz musiał również rozważyć nowe miejsca pracy w tym kroku.

Porównaj wydatki na listy płac z poprzedniego roku

Jeśli zauważysz, że twój koszt płac jest mniej więcej taki sam rok po roku, ten krok powinien być łatwy. Po prostu wyciągnij zeszłoroczne wydatki i wykorzystaj je do wygenerowania kosztów dla tworzonego budżetu.

Calxa ułatwia Ci ten proces w kilku prostych krokach:

  • Wybierz Rachunek Płac z Pulpitu nawigacyjnego i kliknij przycisk formuła.
  • Kliknij Źródło Danych -> Aktualności -> Okres -> -12. Pozwoli to na wyciągnięcie danych z poprzedniego roku.
  • Kliknij Wybrane Konta po lewej stronie wzoru.
  • Kliknij Zastosuj Formułę odtworzyć budżet.

Calxa integruje się z Twoim oprogramowaniem księgowym, dzięki czemu możesz zaimportować księgę główną i użyć tego samego procesu do wyciągnięcia listy płac z poprzedniego roku.

Budżet godzinowy i pracownicy najemni

W większości przypadków budżetowanie pracowników zatrudnionych na etacie jest łatwe. Jest to szczególnie ważne, jeśli płacisz swoim pracownikom co miesiąc. Aby zaplanować miesięczne wynagrodzenie, po prostu weź wynagrodzenie brutto pracownika i podziel je przez 12, aby uzyskać miesięczny budżet.

Sprawy są nieco bardziej skomplikowane, jeśli płacisz co dwa tygodnie. Niektóre miesiące będą miały trzy wypłaty, więc musisz wziąć pod uwagę ten czynnik. Calxa szybko rozwiązuje ten problem, stosując powtarzalną formułę budżetu. Oprogramowanie automatycznie oblicza dokładną liczbę okresów płac w każdym miesiącu. Aby ustawić powtarzającą się formułę na Calxa:

  • Kliknij na swoje konto i wybierz Wzór.
  • Wybierz Powtarzanie.
  • Wprowadź datę rozpoczęcia miesiąca wraz z wynagrodzeniem brutto za każdy okres.
  • Wpisz, jak często chcesz powtarzać obliczenia.
  • Kliknij Zastosuj Formułę.

Wreszcie, określenie budżetu godzinowego może być trudne. Musisz określić liczbę godzin przepracowanych miesięcznie na pracownika godzinowego. Jednak te godziny mogą się różnić w zależności od miesiąca. Lista płac z poprzedniego roku może pomóc w określeniu liczby przepracowanych godzin. Po prostu wprowadź te informacje w narzędziu do budżetowania, aby budżetować pracowników godzinowych.

Ponownie, można to zrobić, zmieniając formułę na stawkę godzinową w Liczba pole podczas korzystania z Calxa do budżetowania płac.

Krok 4: Dodaj Inne Wydatki Na Listy Płac

Płaca brutto jest daleka od jedynych pozycji budżetu płac, które będziesz obliczał. Ponownie, patrząc na listy płac z poprzedniego roku może pomóc określić, które wydatki należy uwzględnić w budżecie.

Koszty Nadgodzin

Nadgodziny pracownicze to prawie na pewno pozycja budżetowa. Z reguły możesz oszacować nadgodziny na 10% do 15% rocznego budżetu płac. Następnie podziel tę liczbę przez 12, aby znaleźć miesięczny koszt nadgodzin.

Sprawy mogą być trochę bardziej skomplikowane, jeśli twoja płaca ma tendencję do wahań. Dotyczy to zwłaszcza firm sezonowych. Zastosowanie formuły, o której wspomnieliśmy wcześniej, może nie dać dokładnej liczby. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak:

  • Którzy pracownicy zarabiają najwięcej nadgodzin
  • Dni tygodnia lub Pory roku, kiedy potrzebujesz dodatkowej pomocy / są najbardziej ruchliwe
  • Pozycji, które zazwyczaj gromadzą najwięcej dogrywek
  • Nadchodzące wydarzenia, które mogą wymagać dodatkowej pomocy

Świadczenia Pracownicze

Będziesz także musiał dodać swoje świadczenia pracownicze do budżetu płac. Zazwyczaj obejmują one 401(k) i składki na ubezpieczenie zdrowotne. Możesz skontaktować się z dostawcami usług emerytalnych i ubezpieczycieli, aby uzyskać aktualne stawki za rok.

Premie Dla Pracowników

Wreszcie, będziesz musiał również uwzględnić swoje premie pracownicze podczas przygotowywania budżetu. Możesz użyć listy płac z poprzedniego roku, jeśli zastosujesz premie oparte na wynikach. Uważaj, aby oznaczyć bonusy odpowiednią nazwą. Na przykład premie oparte na wynikach powinny być oznaczone jako takie. Gwarantuje to, że premia nie zostanie przypadkowo zastosowana do wszystkich pracowników.

Pamiętaj również, aby uwzględnić roczne premie dla wszystkich pracowników w swoim budżecie.

Krok 4: budżet na potrącenia pracownicze

Musisz również uwzględnić odliczenia. Ten krok może się nieznacznie różnić w zależności od Twojej firmy.

Podatki Od Wynagrodzeń

Twoja firma musi płacić podatek od wynagrodzeń, więc jest to niezbędna pozycja budżetowa. Podatki mogą się różnić w zależności od roku, więc upewnij się, że jesteś na bieżąco z aktualnymi stawkami podatku od wynagrodzeń.

Niektóre z elementów do rozważenia to:

  • Ubezpieczenia Społeczne
  • Medicare
  • Wstrzymanie
  • Bezrobocie Federalne

Będziesz używać przybliżony podatek potrącony procent dla tego kroku. Możesz uzyskać ten procent, sumując wszystkie odliczenia podatkowe pracowników, aby uzyskać ostateczną liczbę. Calxa ustawia tę liczbę na 25%, więc możesz chcieć ją zmienić przed kontynuowaniem.

Aby obliczyć swoją odpowiedzialność z Calxa:

  • Przejdź do Budżety I Cashflow -> Ustawienia Cashflow –> Płace & PAYG.
  • Ustal procent podatku od wynagrodzeń.
  • Wybierz Odpowiedzialność PAYG z tytułu wstrzymania konto z rozwijanego menu.
  • Ustaw harmonogram, którego używasz do raportowania i płacenia PAYG.

Krok 5: Łącz Swój Budżet Płacowy

Nadszedł czas, aby obliczyć całkowity budżet płac za okres płac i rok. Pamiętaj, aby sprawdzić wszystkie wprowadzone pola, aby upewnić się, że Twoje dane są poprawne. Na Calxa Proces jest tak prosty, jak uderzenie Zastosuj Formułę aby uzyskać budżet na płace.

Powinno wyglądać mniej więcej tak:

Sprawdź Swój Budżet

Dobrym pomysłem jest uzyskanie informacji zwrotnej przed wykorzystaniem nowo utworzonego budżetu płac do podejmowania decyzji biznesowych. Kierownicy działów mogą zaoferować świeże spojrzenie i wykryć potencjalne niespójności, które mogły cię ominąć.

Porównaj swój budżet z prognozowanymi zarobkami

Ten krok może pomóc w szybkim przyjrzeniu się kondycji finansowej Twojej firmy. Jest to szczególnie ważne, jeśli planujesz zatrudnić nowych pracowników. Twój budżet na listy płac powinien wynosić około 20% twoich dochodów. Chociaż niższa liczba może dobrze wyglądać na papierze,nie zawsze jest dobrym wskaźnikiem kondycji finansowej.

Niski budżet płac może wskazywać, że masz mniej pracowników niż potrzebujesz, aby prawidłowo obsługiwać klientów. Z drugiej strony, wyższa liczba oznacza, że płace zjadają Twoje zyski. Możesz dowiedzieć się, jaki jest średni procent płac dla firm podobnych do Twoich. Na przykład firma realizująca agresywny plan ekspansji będzie naturalnie miała wyższe koszty płac niż założona.

Kolejne Kroki

Z budżetem płac pod ręką, jesteś dobrze przygotowana do robienia prognoz na przyszłość. Prawdopodobnie najtrudniejszym wyzwaniem będzie trzymanie się budżetu. Podobnie jak w przypadku finansów osobistych, łatwo jest znaleźć zastosowanie dla pieniędzy, które nie są odpowiednio przydzielone.

Upewnij się, że twój budżet jest tak wszechstronny, jak to możliwe, biorąc pod uwagę nowe zatrudnienie i zwiększone premie. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami o dodatkowych potrzebach kadrowych i przedyskutuj podwyżki i premie z kierownikami działów. Trzymaj się swoich limitów budżetowych, zwłaszcza przy rozważaniu korekt wynagrodzeń i przy dystrybucji premii i podwyżek zasług.

Pamiętaj również o regularnym uzgadnianiu wynagrodzeń w każdym okresie płac, aby rozliczenie na koniec roku było płynniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu. Jest to również świetny sposób, aby być na bieżąco z kondycją finansową Twojej firmy. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat najlepszych usług płacowych online, sprawdź nasze szczegółowe recenzje i przewodnik zakupowy.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz
Related Posts

Wykonalny Przegląd

Jeśli jesteś rekruterem próbującym wypełnić otwarte stanowiska, zarządzanie dużą ilością danych, których wymagają te Wyszukiwania, często stanowi wyzwanie.…