Jak utworzyć wykres Org

Wykresy organizacyjne-lepiej znane jako wykresy org-są wizualną reprezentacją wewnętrznej struktury firmy.

Czasami trudno jest ludziom w organizacji zrozumieć, komu powinni zgłaszać lub komu powinni komunikować się z krytycznymi aktualizacjami lub rezultatami.

Wykresy Org rozwiązują tego typu problemy, prezentując pełną hierarchię różnych zespołów, działów i firmy jako całości.

Oprócz roli i hierarchicznej pozycji każdego pracownika często zdarza się, że wykresy org zawierają takie rzeczy, jak numery telefonów, adresy e-mail, lokalizacje biur, a nawet zdjęcia pracowników.

Więc kiedy ktoś w organizacji szuka kolegi na wykresie org, kontaktowanie się z tą osobą jest proste.

Łatwe Części tworzenia wykresu Org

Najłatwiejszą częścią tworzenia wykresu org jest rozpoczęcie. Zamiast zaczynać od pustego płótna, dokumentu Word lub arkusza kalkulacyjnego, nowoczesne oprogramowanie ułatwia każdemu tworzenie ich od zera.

W rzeczywistości wiele najlepszych opcji oprogramowania HR na rynku ma wbudowane narzędzia do Wykresów org. Ponieważ rozwiązania te zawierają już dane pracowników, nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania informacji.

Po ich utworzeniu łatwo jest udostępniać i rozpowszechniać wykresy org odpowiednim stronom w firmie.

Niektóre cyfrowe wykresy org są interaktywne, co oznacza, że więcej szczegółów na temat pracownika nie będzie wyświetlanych na samym wykresie, dopóki nie klikniesz nazwy lub pozycji. Pomaga to usunąć zaśmiecanie strony, dzięki czemu jest łatwiejsza do czytania i trawienia.

Trudne części tworzenia wykresu Org

Największym wyzwaniem w przypadku wykresów org jest to, że mogą one szybko stać się przestarzałe. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych firm o wysokim wskaźniku rotacji pracowników.

Łatwiej jest zaktualizować wykres cyfrowy w porównaniu z tym, który został wydrukowany i rozdany osobiście. Ale jeśli ktoś nie monitoruje i nie aktualizuje wykresu, aby odzwierciedlić nowych pracowników, promocje i zakończenia, Wykres szybko traci swoją skuteczność.

Ponadto, wykresy org pokazują tylko formalne relacje i linie władzy. Ale te niekoniecznie odzwierciedlają nieformalne relacje lub styl zarządzania, co oznacza, że mogą istnieć nieoficjalne hierarchie i powiązania w org, których Wykres nie zidentyfikuje.

Wreszcie, czasami wykresy org dla dużej organizacji mogą być nieco przytłaczające. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli organ, który pochodzi z niektórych tytułów zawodowych nie został wcześniej ustanowiony. Osoba tworząca Wykres org może potencjalnie stwarzać problemy, umieszczając rolę na niewłaściwej hierarchicznej linii wykresu.

Krok 1-określ, jaki typ wykresu Org ma zostać utworzony

Istnieje kilka różnych rodzajów wykresów org do rozważenia. Każdy ma swoje plusy i minusy. Przyjrzymy się bliżej niektórym z najczęstszych opcji poniżej, abyś mógł zdecydować, która z nich działa najlepiej dla Twojej organizacji.

Struktura Hierarchiczna Schemat Org

Ten typ wykresu org zaczyna się od góry i działa w dół. Zazwyczaj zaczynają się od dyrektora generalnego na górze, a reszta C-suite bezpośrednio poniżej.

Pozycje na wykresie org są połączone linią poziomą lub pionową. Pionowa linia między dwiema rolami wskazuje, że osoba na górze bezpośrednio nadzoruje osobę poniżej. Jeśli jest pozioma linia między dwiema rolami, ci ludzie są równi, ale mogą pracować w różnych działach.

Na przykład prezes może mieć pionową linię do CFO i CTO. Jednak między dyrektorem finansowym a dyrektorem technicznym byłaby horyzontalna linia, ponieważ stanowiska te mają jednakową władzę.

Większość firm korzysta z hierarchicznego wykresu organizacji, ponieważ jest to najłatwiejsze do naśladowania i zrozumienia. Działa dla organizacji o różnych kształtach i rozmiarach.

Funkcjonalny Biznesowy Wykres Org

Funkcjonalny biznesowy Wykres org jest podobny do hierarchicznego wykresu org w tym sensie, że formatowanie i koncepcje są takie same. Ale wykresy funkcjonalne kładą większy nacisk na różne działy, co jest przydatne dla większych firm.

Te wykresy zaczynają się od wyświetlania szefa każdego działu, a następnie kto zgłasza się do kogo.

Struktura może się nieznacznie różnić dla każdego działu, jak również. Na przykład dział marketingu może mieć kilka linii władzy między szefem działu a pracownikami na dole wykresu. Ale zespół projektowy IT może po prostu mieć jednego menedżera projektu na górze ze wszystkimi programistami, projektantami, przedstawicielami QA wyświetlanymi na równi poniżej.

Matrix Org Chart

Macierzowe wykresy org działają dobrze dla pracowników, którzy mają wielu przełożonych. Wykresy te są skonfigurowane w sposób międzyfunkcyjny relacje między zespołami i działami.

Podobnie jak w przypadku hierarchicznych i funkcjonalnych Wykresów org, relacje między różnymi rolami będą reprezentowane przez stałe pionowe lub poziome linie. Ale macierzowe wykresy org zwykle zawierają przerywane linie, używane do wyświetlania mniej bezpośredniego, ale nadal ważnego połączenia między dwiema rolami.

Firmy, które chcą promować innowacyjność i kreatywność pracowników, używają matrycowych Wykresów org. To dlatego, że hierarchia jest mniej widoczna, a wydziały nie czują się tak rozdzielone.

Największą zaletą macierzy org chart jest to, że zachęca do komunikacji między różnymi działami, które mogą ostatecznie budować relacje i narażać pracowników na różne projekty lub inicjatywy.

Wykresy Org. Dywizji

Podział Org chart organizuje strukturę firmy wokół konkretnej działalności gospodarczej. Może to obejmować rynek, region lub grupę produktów.

Przedsiębiorstwa wielonarodowe i duże firmy mają tendencję do korzystania z tego typu Wykresów org, jeśli mają różne linie produktów lub usług.

W tej sytuacji każda Dywizja działa osobno, a Wykres org odzwierciedla ten związek.

Na przykład jeden podział może dotyczyć mrożonek w Ameryce Północnej. Innym podziałem mogą być napoje w Europie. W ramach każdego działu będą różne role i działy związane ze sprzedażą, produkcją, księgowością, badaniami i rozwojem, reklamą, obsługą klienta itp.

Wykresy Projektu Org

Jak sama nazwa wskazuje, wykresy projektu org koordynują role określonego działania. W wielu przypadkach projekt obejmie osoby z różnych działów lub obszarów organizacji, które zwykle nie mogą ze sobą współpracować.

Zamiast tworzyć mylące linie lub strzałki na już czystym wykresie org, warto utworzyć zupełnie nowy wykres dla konkretnego projektu.

Pomaga to wszystkim zrozumieć role i relacje między różnymi członkami zespołu. Nie ma więc wątpliwości, kto dowodzi, a kto ma uprawnienia do wydawania rozkazów związanych z projektem.

W wielu przypadkach wykresy projektu są tymczasowe i ważne tylko przez czas trwania predefiniowanego projektu.

Krok 2-Pobierz Oprogramowanie Org Chart

Następnie znajdź oprogramowanie, które obsługuje typ czatu org, który zdecydowałeś się utworzyć w pierwszym kroku.

Zamiast korzystać z samodzielnego rozwiązania dla Wykresów org, zdecydowanie polecam korzystanie z oprogramowania HR z wbudowanymi narzędziami do tego procesu. Oprogramowanie HR ma już wszystkie informacje o pracownikach i ogranicza potrzebę odbijania się tam iz powrotem między wieloma platformami.

Jest to bardziej wydajne niż korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i łatwiej będzie aktualizować Wykres, gdy role i pracownicy zmieniają się z czasem.

Freshteam jest naszą najlepszą rekomendacją tutaj. To kompleksowe rozwiązanie do HR, Rekrutacji, informacji o pracownikach i nie tylko.

Oprogramowanie cieszy się zaufaniem ponad 5000+ firm z wielu branż.

Freshteam upraszcza sposób aktualizacji Wykresów organizacji. Oprogramowanie jest dostarczane z inteligentną bazą danych pracowników. Tak więc za każdym razem, gdy dodajesz nowego pracownika lub aktualizujesz czyjąś rolę, Freshteam automatycznie dodaje go do wykresu organizacji we właściwej pozycji.

Jeśli nie chcesz korzystać z nowego narzędzia, Freshteam naprawdę ułatwia rozpoczęcie pracy. Istnieje bezpłatny plan forever o nazwie Sprout, który obsługuje organizacje zatrudniające do 50 pracowników. Nawet ten darmowy plan podstawowy ma możliwość tworzenia wykresu organizacyjnego.

Płatne plany zaczynają się od $ 50 miesięcznie i możesz wypróbować je za darmo w 21-dniowym okresie próbnym. Rejestracja zajmuje mniej niż minutę i możesz natychmiast rozpocząć tworzenie wykresu organizacji.

Chociaż interfejs i przyciski dokładne będą wyglądać nieco inaczej, jeśli używasz innego narzędzia, będziemy nadal używać Freshteam przez resztę tego samouczka. Podstawowe kroki pozostają takie same, niezależnie od używanego rozwiązania.

Krok 3-Dostosuj Swój Wykres Org

Freshteam automatycznie wypełni twój wykres org z własnymi informacjami podczas rejestracji. Jeśli więc jesteś menedżerem HR, zostaniesz odpowiednio umieszczony na wykresie. Jeśli jesteś prezesem, zostaniesz umieszczony na górze.

Następnie wystarczy dodać nowych pracowników, role i inne informacje, które poprawią Wykres. Oto jak to zrobić:

Wybierz Schemat Org Od Pracownicy Menu

Przejdź do lewej strony pulpitu Freshteam. Czwarta ikona od góry to twoja Pracownicy menu.

Najedź myszką na tę ikonę i wybierz Schemat Org z rozwijanej listy.

Edytuj domyślny Wykres Org

Schemat organizacyjny nie istnieje z jedną osobą. Tak więc oprócz imienia i roli, Freshteam dodaje kilka przykładowych pozycji do wykresu org, jak również na początek.

Usuń te pozycje lub po prostu edytuj nazwy, aby pasowały. Oto przykładowy wykres org, który obejmuje Dyrektora Generalnego, Dyrektora Sprzedaży i dwóch przedstawicieli handlowych:

Domyślnie informacje kontaktowe i dodatkowe informacje nie są wyświetlane, dopóki nie klikniesz na nie. Liczba pod kartą kontaktową oznacza, ilu podwładnych zgłasza się bezpośrednio na to stanowisko.

W powyższym przykładzie ze Stuartem Errolem, ma on dwóch przedstawicieli handlowych, którzy się do niego zgłaszają.

Przedstawiciele handlowi umieszczeni bezpośrednio pod Stuart nie mają żadnych numerów pod swoją kartą kontaktową—co oznacza, że nie są odpowiedzialni za innych pracowników.

Aby wprowadzić zmiany w czyichś informacjach, zacznij od kliknięcia ich nazwy na wykresie. Od tego momentu zostaniesz automatycznie przekierowany do profilu pracownika.

Kliknij Edytuj Profil w prawym górnym rogu ekranu, aby edytować te informacje.

Wprowadzone tutaj zmiany zostaną automatycznie odzwierciedlone w schemacie organizacji firmy.

Krok 4-Dodaj wszystkich pracowników do wykresu organizacji

Będzie to potencjalnie najbardziej czasochłonny etap procesu. To zależy od tego, jakie informacje masz już pod ręką.

Jeśli obecnie Masz plik zawierający nazwiska pracowników, stanowiska i dane kontaktowe, możesz przesłać te dane do katalogu pracowników Freshteam. Możesz też dodać każdego nowego pracownika ręcznie.

Pokażę Ci, jak to zrobić poniżej:

Dodawanie za pomocą importu istniejących danych pracowników

Przejdź do Pracownik menu po lewej stronie pulpitu Freshteam (tak jak zrobiliśmy to na początku kroku # 3). Następnie wybierz Katalog Pracowników z listy opcji.

Następnie kliknij Import w prawym górnym rogu ekranu.

Stąd możesz pobrać dane pracowników z pliku CSV, katalogu G Suite lub katalogu Office 365 i przenieść je do Freshteam. Oprogramowanie wykorzysta te informacje do automatycznego utworzenia wykresu org.

Twoje istniejące dane prawdopodobnie nie będą zawierały wszystkiego, co oferuje Freshteam. Może więc być konieczne zweryfikowanie dokładności danych po imporcie. Zawsze możesz wprowadzać zmiany i dodawać informacje również stąd.

Ręczne Dodawanie Nowych Pracowników

Jeśli nie masz jeszcze bazy danych pracowników do zaimportowania do Freshteam, to dobrze. Ale w zależności od wielkości organizacji proces ten może trochę potrwać.

Dla startupów i małych firm proces ten może być na tyle łatwy, że i tak nie warto importować danych. Następnie możesz upewnić się, że wszystko jest dokładne i ograniczyć liczbę edycji, które musisz zrobić później.

Wróć do wykresu organizacji i kliknij Dodaj Nowy w prawym górnym rogu. Następnie wybierz Pracownik z rozwijanego menu.

Stąd możesz dodać takie informacje jak:

  • Nazwa
  • E-mail
  • Identyfikator pracownika
  • Dział
  • Nazwa Stanowiska
  • Lokalizacja Biura
  • Zespół Podstawowy
  • Shift
  • Data Rozpoczęcia

Jeśli chodzi o funkcje wykresu org, powinieneś skupić się na Informacje Dotyczące Sprawozdawczości sekcja na stronie.

Po dodaniu menedżera raportowania pracownik zostanie umieszczony bezpośrednio pod tą osobą na wykresie organizacji.

Jeśli cofniesz się do przykładowego wykresu org, którego używamy do tej pory, przypomnisz sobie, że obaj przedstawiciele handlowi zgłaszają się do Stuarta Errola, Dyrektora Sprzedaży.

Jeśli więc klikniesz na profil któregoś z przedstawicieli handlowych, zobaczysz Stuarta na liście jako menedżera raportowania.

Będziesz mieć również możliwość dodawania dodatkowych menedżerów i partnerów HR powiązanych z każdym pracownikiem. Dotyczy to tylko większych organizacji, ponieważ mniejsze firmy zwykle pozostawiają te sekcje puste.

Krok 5-Plan Na Przyszłość

Jak wcześniej wspomniano, wykresy org są bezużyteczne, jeśli są niedokładne. Dlatego ważne jest, abyście zrozumieli, jak zmienią się w czasie.

Freshteam upraszcza ten proces, automatycznie aktualizując Wykres za każdym razem, gdy dodajesz, usuwasz lub edytujesz pracownika.

Ale możesz dostosować wykres jeszcze dalej od Ustawienia menu.

Ta część ekranu umożliwia Zarządzanie lokalizacjami, działami, poddziałami, zespołami i nie tylko. Możesz nawet zmienić role i uprawnienia pracowników we Freshteam, aby kontrolować, kto ma dostęp do różnych części oprogramowania, w tym do wykresu organizacji.

Po prostu zrozum, że tworzenie wykresu organizacji nie jest zadaniem jednorazowym. W miarę skalowania i ewolucji organizacji zawsze będą się zmieniać ruchome elementy.

Dlatego tak ważne jest stosowanie niezawodnego oprogramowania HR, które może się rozwijać wraz z tymi zmianami.

Total
0
Shares
Related Posts

Comeet Review

Comeet jest unikalnym oprogramowaniem do śledzenia kandydatów, ponieważ obejmuje wszystkich pracowników w procesie rekrutacji, a nie tylko rekruterów.…