Jeśli prowadzisz firmę, która wymaga zarejestrowanego agenta,możesz ulec pokusie, aby wziąć na siebie odpowiedzialność. Na pierwszy rzut oka bycie zarejestrowanym agentem wydaje się proste, ponieważ naprawdę masz za zadanie monitorowanie poczty i odbieranie korespondencji państwowej dla Twojej firmy.
Ale ta pozycja wiąże się ze znaczną odpowiedzialnością, a jeśli popełnisz błędy, możesz wylądować w kłopotach finansowych lub prawnych – lub obu tych.
Zanim zdecydujesz się zostać zarejestrowanym agentem, ważne jest, aby zrozumieć, co jest w to zaangażowane i co musisz zrobić, aby osiągnąć sukces.
Co To jest zarejestrowany Agent?
Jeśli zdecydujesz się prowadzić swoją firmę jako LLC lub korporacja, będziesz potrzebować zarejestrowanego agenta. Zarejestrowany agent pomaga połączyć firmę z Państwem i jest odpowiedzialny za przyjmowanie dokumentów państwowych w imieniu firmy i zapewnienie, że firma pozostaje zgodna z prawem stanowym. Niektóre firmy wybierają firmę zewnętrzną, aby działać jako zarejestrowany agent, ale możliwe jest również bycie własnym zarejestrowanym agentem, o ile przestrzegasz określonych wymagań. Istnieją jednak plusy i minusy bycia własnym zarejestrowanym agentem, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że jest to właściwy wybór zarówno dla Ciebie, jak i Twojej firmy.
Podstawy bycia własnym zarejestrowanym agentem
Aby zostać zarejestrowanym agentem, musisz spełnić surowe wymagania. Poniższe kroki mogą przeprowadzić Cię przez proces.
1. Dokładnie rozważ plusy i minusy
Stanie się własnym zarejestrowanym agentem może wydawać się idealne, ale istnieje kilka zalet i wad, które należy wziąć pod uwagę.
Jako zarejestrowany agent musisz opublikować fizyczny adres, pod którym działa Twoja firma. Jeśli to jest Twój dom, twój adres domowy będzie publiczny.
Będziesz także musiał otrzymać dokumenty państwowe i korespondencję pod tym adresem, w tym doręczenie w przypadku pozwu. Jeśli działasz poza firmą, twój personel zobaczy, że otrzymasz te dokumenty.
Musisz być również dostępny w normalnych godzinach pracy, przez cały rok. Jeśli często wybierasz się na wakacje lub masz elastyczny harmonogram, to zobowiązanie będzie trudne.
Wiele firm korzysta z usług zarejestrowanych agentów z tych powodów. Podczas gdy te usługi kosztują pieniądze, są one bardziej wygodne i mogą być bardziej dokładne niż może być podczas równoważenia normalnej pracy obowiązków z zobowiązaniem bycia zarejestrowanym agentem. Korzystanie z profesjonalnej usługi może pomóc w zapewnieniu, że dokumenty i korespondencja nie zostaną pominięte, a Twoja firma pozostanie w pełni zgodna z prawem.
Zostanie zarejestrowanym agentem może potencjalnie zaoszczędzić pieniądze firmy, ale ważne jest, aby rozważyć zalety i wady tego wyboru. Ta decyzja nie jest odpowiednia dla wszystkich i dla każdej firmy. Jeśli uważasz, że jest to właściwy wybór dla Ciebie, poniższe kroki mogą pomóc ci przejść do przodu z tego procesu.
2. Określ Adres Swojej Firmy
Jako zarejestrowany agent musisz mieć fizyczny adres, który znajduje się w stanie, w którym działa Twoja firma. Adres ten nie może być skrytką pocztową ani prywatną usługą pocztową.
Musisz podać fizyczny adres lokalizacji, w której możesz odbierać pocztę lub akceptować obsługę procesu.
W przypadku firm internetowych lub mniejszych firm, które działają z domu, adres firmy może być adresem domowym. Jest to dopuszczalne, ale twój adres domowy może zostać udostępniony publicznie. Możesz otrzymać dokumenty prawne w swoim domu, a prawdopodobnie otrzymasz zwiększoną ilość wiadomości-śmieci. Możesz również mieć obawy dotyczące bezpieczeństwa, jeśli twój adres zostanie publicznie dołączony do firmy.
Starannie przemyśl adres firmy, z którego najlepiej korzystać. Jeśli pracujesz poza domem, ale rozważasz uzyskanie powierzchni biurowej, może to być czas, aby dokonać tego przejścia, więc masz adres firmy, który nie jest twoim domem.
Pamiętaj, że za każdym razem, gdy zmieniasz adres firmy, musisz powiadomić o tym stan zmiany adresu. Zmiana adresu wiąże się zwykle z opłatą, A wypełnianie wymaganych dokumentów może być również czasochłonne. Z tych powodów najlepiej ograniczyć zmiany adresów do minimum.
3. Ustal odpowiedni harmonogram
Innym wymogiem bycia zarejestrowanym agentem jest to, że musisz mieć regularne godziny pracy pod adresem firmy przez cały rok. Ma to na celu akceptację poczty i obsługi procesu w przypadku pozwu.
Jeśli masz małą firmę lub firmę domową i nie masz dodatkowego personelu, może być trudno zapewnić, że firma jest zatrudniona w godzinach pracy przez cały rok. Dokładnie zaplanuj swój harmonogram i upewnij się, że jesteś gotowy na to zobowiązanie. Zastanów się, co zrobisz z pokryciem podczas wakacji i zaplanuj, jak będziesz zarządzać tego typu harmonogramem.
4. Wyznaczaj zarejestrowanych agentów w każdym stanie
Jeśli Twoja firma działa w wielu stanach, musisz mieć zarejestrowanego agenta w każdym stanie. Może to być trudne, jeśli nie prowadzisz jeszcze biznesu stacjonarnego w każdym stanie, w którym działasz, i może to uzasadniać zatrudnienie zarejestrowanego agenta w niektórych lub tych stanach.
Chociaż możesz pracować jako zarejestrowany agent w swoim stanie, zanim podejmiesz decyzję o przejściu do przodu, upewnij się, że masz plan zapewnienia zarejestrowanych agentów dla innych stanów.
5. Zorganizuj Się
Jako zarejestrowany agent jesteś odpowiedzialny za otrzymywanie powiadomień i upewnianie się, że otrzymują one odpowiednią uwagę od Twojej firmy. Jesteś również odpowiedzialny za akceptację obsługi procesu.
Skup się na sposobach, dzięki którym możesz mieć pewność, że jesteś zorganizowany i nie przegapisz żadnej ważnej poczty. Może to oznaczać opracowanie procedur obsługi poczty dla Twojego zespołu, zapewnienie codziennej kontroli skrzynki pocztowej, a nawet samodzielne przejęcie obowiązków związanych z obsługą poczty.
Poczta nie zawsze jest rozpoznawalna i ważne jest, aby szybko otrzymywać korespondencję państwową. Opracuj procedurę, aby cała poczta była otwierana i czytana codziennie.
6. Stwórz Plan działania
Aby upewnić się, że wszystkie otrzymane powiadomienia są odpowiednio obsługiwane, współpracuj ze swoimi pracownikami i menedżerami biznesowymi, aby opracować plan działania. Wykonaj kilka kroków, aby w przypadku otrzymania korespondencji państwowej, która wymaga działania, wiedzieć, z kim się połączyć, jak zainicjować odpowiednią reakcję i jak postępować w celu sprawdzenia, czy podjęto odpowiednie działania.
Faza kontrolna jest szczególnie ważna, zwłaszcza jeśli korespondencja wymaga od kogoś innego w branży podjęcia jakiegoś działania. Mimo że to działanie może nie być twoją odpowiedzialnością, nadal musisz monitorować postępy i sprawdzać, czy działanie zostało ukończone w wyznaczonym terminie. Rozważ korzystanie z kalendarzy, list kontrolnych, automatycznych przypomnień i innych narzędzi, które pomogą Ci nie przegapić niczego ważnego i są w stanie zobaczyć proces aż do zakończenia.
7. Przejrzyj Wszelkie Dodatkowe Wymagania Dotyczące Stanu
Powyższe wymagania, aby stać się zarejestrowanym agentem, są nieco ogólne i szeroko stosowane, ale każde państwo ma swoje własne zasady i przepisy. Pamiętaj, aby zbadać specyficzne wymagania twojego stanu, aby upewnić się, że kwalifikujesz się jako zarejestrowany agent.
8. Złóż Oświadczenie o zmianie
Jeśli korzystasz już z zarejestrowanego agenta i chcesz zostać własnym agentem, Twoja firma będzie musiała złożyć oświadczenie o zmianie w swoim stanie. Opłaty za zgłoszenie i czas przetwarzania mogą się różnić.
Jeśli zaczynasz nową LLC lub włączasz swoją firmę, musisz zidentyfikować się jako zarejestrowany agent podczas składania dokumentów.
3 narzędzia do poprawy bycia własnym zarejestrowanym agentem
Bycie zarejestrowanym agentem jest pełne wyzwań, a coś tak prostego, jak przeoczone zawiadomienie, może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla Twojej firmy. Te trzy narzędzia mogą ułatwić Ci pracę i pomóc upewnić się, że nie przeoczysz niczego ważnego.
monday.com
monday.com to program do zarządzania przepływem pracy, który może pomóc w płynnej współpracy Ciebie i całego zespołu. Z monday.com, możesz upewnić się, że każdy podejmie odpowiednie działania po otrzymaniu ważnej korespondencji od państwa.
Możesz użyć monday.com aby przypisać zadania i terminy członkom zespołu, a następnie na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy wykonali te zadania, czy nie. Wszyscy członkowie zespołu korzystający z monday.com będzie widział zadania i terminy, i będzie w stanie dostarczać aktualizacje bezpośrednio przez system, informując wszystkich na bieżąco. Możesz uzyskać dostęp do platformy w telefonie, dzięki czemu zawsze masz najnowsze aktualizacje i możesz utrzymać postęp swojej firmy.
Dzwonek Wideo Dzwonek
Jeśli pracujesz poza domem, ważne jest, aby być dostępnym do odbierania korespondencji i dostaw w normalnych godzinach pracy. Korzystanie z Dzwonka Wideo Ring może pomóc ci nigdy nie przegapić dostawy lub gościa, który przychodzi do Twojego domu. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli Twoje biuro znajduje się z tyłu nieruchomości lub jeśli w inny sposób nie zawsze słyszysz dzwonek do drzwi.
Ten Dzwonek Wideo wykrywa ruch i wysyła powiadomienie bezpośrednio do telefonu, tabletu lub komputera. Następnie możesz zobaczyć i porozmawiać z Gośćmi w czasie rzeczywistym, informując ich, że zaraz ich Powitasz. Może to pomóc zapobiec nieodebranym dostawom lub próbom dostarczenia usługi procesu.
TickTick
Podczas gdy system zarządzania przepływem pracy, taki jak monday.com jest doskonałym wyborem dla tych większych zadań i zadań, możesz także użyć aplikacji z osobistym przypomnieniem, aby upewnić się, że nie zapomnisz o tych małych szczegółach i projektach, nad którymi pracujesz każdego dnia. TickTick to aplikacja, która pomoże Ci zarządzać zadaniami, bez względu na to, jak mały i jak krótki jest termin.
Za pomocą TickTick możesz ustawić przypomnienia o wszystkim, od sprawdzania poczty po monitorowanie właścicieli firm. Ta aplikacja oferuje pięć widoków kalendarza, aby utrzymać cię w zadaniu, a Powiadomienia przypomną ci o tych ważnych elementach, których nie możesz zapomnieć.
3 sztuczki za bycie własnym zarejestrowanym agentem
Bycie zarejestrowanym agentem może być trudne, a błędy mogą być kosztowne dla Twojej firmy. Te trzy sztuczki mogą pomóc ci przygotować się do tej odpowiedzialności.
Dowiedz się, jak obsługiwać usługę procesu
Istnieje wiele potencjalnych konsekwencji niewłaściwej obsługi lub pomijania korespondencji państwowej, ale niewłaściwe wykonanie usługi procesowej może potencjalnie prowadzić do orzeczenia o niewykonaniu zobowiązania wobec Twojej firmy w sprawie prawnej. Na wypadek, gdybyś otrzymał usługę procesu, ważne jest, abyś wiedział, jak prawidłowo ją obsługiwać.
Zapoznaj się z procesem, który musisz wykonać, jeśli kiedykolwiek zostaniesz obsłużony. Jest to doskonałe pytanie do omówienia z prawnikiem, który może pomóc w opracowaniu planu gry-na wszelki wypadek.
Opracowanie kalendarza
Ważne jest, abyś był dostępny w godzinach pracy przez cały rok kalendarzowy. Wyjątkiem są tylko weekendy i święta federalne. Ustal kalendarz z dużym wyprzedzeniem i upewnij się, że możesz odbierać korespondencję w tych godzinach.
Potrójnie-Sprawdź Terminy
Gdy otrzymujesz korespondencję, musisz ją uważnie przeczytać i poszukać istotnych informacji, w tym terminów związanych z żądaniem. Rozważ zrobienie kserokopii korespondencji, abyś mógł ją podświetlić i narysować na niej, sporządzając notatki, które pomogą Ci lepiej zrozumieć dokument.
Kiedy określasz terminy, umieść je w kalendarzu. Zawsze mądrze jest wykonać kopię zapasową terminów na kilka dni, więc masz trochę więcej czasu, jeśli coś pójdzie nie tak. Następnie skontaktuj się ze wszystkimi zaangażowanymi w proces, aby sprawdzić, czy poprawne działanie zostało zakończone na czas.
Co dalej
Ważne jest, aby dokładnie rozważyć, czy bycie własnym zarejestrowanym agentem jest właściwą decyzją dla Ciebie i Twojej firmy. Pieniądze, które możesz zaoszczędzić, mogą być atrakcyjne, ale bądź szczery ze sobą, czy możesz zaangażować się w obowiązki, które przynosi ta decyzja. Błędy i pominięta korespondencja mogą być bardzo kosztowne i niosą znaczące konsekwencje dla Twojej firmy, dlatego ważne jest, aby przyjąć tę rolę tylko wtedy, gdy masz pewność, że możesz to zrobić dobrze.
Zanim zdecydujesz się zostać zarejestrowanym agentem, zbadaj niektóre usługi zarejestrowanych agentów. Zapytaj o wycenę i uzyskaj szczegółowe informacje na temat działania usług. Ich stawki mogą cię zaskoczyć i może się okazać, że inwestycja jest warta spokoju, który daje praca z usługą.
Jeśli nadal zastanawiasz się, jaki rodzaj działalności biznesowej jest dla Ciebie odpowiedni, zrób kilka badań nad porównaniem LLC i korporacji. Pomocne może być również zbadanie, jak założyć LLC, co może dać ci informacje na temat innych wymagań, które Twoja firma będzie musiała spełnić. Im więcej informacji masz na temat tych opcji biznesowych i wymagań bycia własnym zarejestrowanym agentem, tym lepiej będziesz mógł podjąć dobrze świadomą decyzję o tym, jak obsługiwać swoją firmę.