Polityka mediów społecznościowych jest kluczowym narzędziem dla każdej organizacji-nawet jeśli Twoja organizacja nie korzysta z mediów społecznościowych. Ponieważ Twoi pracownicy prawie na pewno tak.
Bonus: uzyskaj bezpłatny, konfigurowalny szablon polityki mediów społecznościowych, aby szybko i łatwo stworzyć wytyczne dla swojej firmy i pracowników.
Co to jest polityka social media?
Polityka mediów społecznościowych to oficjalny dokument firmy, który zawiera wytyczne i wymagania dotyczące korzystania z mediów społecznościowych w Twojej organizacji. Obejmuje on oficjalne kanały Twojej marki, a także sposób, w jaki pracownicy korzystają z mediów społecznościowych, zarówno osobiście, jak i zawodowo.
Polityka ta dotyczy wszystkich, od dyrektora generalnego PO stażystów letnich, więc musi być łatwa do zrozumienia. Może być częścią szerszej strategii marketingowej w mediach społecznościowych lub może żyć z materiałami wdrożeniowymi i innymi zasadami firmy.
Dlaczego potrzebujesz polityki mediów społecznościowych dla pracowników?
Oficjalna polityka social media firmy jest ważnym dokumentem. Pomaga utrzymać głos marki, jednocześnie ograniczając ryzyko związane z mediami społecznościowymi. Oto niektóre z najważniejszych powodów, dla których warto wdrożyć politykę mediów społecznościowych.
Utrzymuj tożsamość marki w różnych kanałach
Prawdopodobnie masz wiele osób zarządzających wieloma kontami w wielu kanałach. Solidna Polityka mediów społecznościowych utrzymuje spójność i markę.
Chroń się przed wyzwaniami prawnymi i regulacyjnymi
Dobrze opracowana i egzekwowana polityka społeczna chroni Cię przed naruszeniem Zasad i przepisów. Konsekwencje ich złamania mogą być poważne.
Na przykład firma ubezpieczeniowa MassMutual została ukarana grzywną w wysokości 4 milionów dolarów, poddana przeglądowi zgodności z mediami społecznościowymi i nakazana zmiana zasad mediów społecznościowych po tym, jak przedsiębiorca dla zależnych usług MML Investors pomógł podsycić szał handlowy GameStop za pośrednictwem kanałów społecznościowych.
Ułatwianie różnorodności i integracji
Kansas State University niedawno stworzył politykę mediów społecznościowych dla studentów, aby ułatwić integrację i różnorodność na kampusie. Między innymi zakazuje cyberprzemocy i doxingu, a także „komentarzy lub zachowań stanowiących dyskryminację, molestowanie [lub] odwet.”
Trochę późno na to, ale ten artykuł robi świetną robotę omawiając nową Politykę mediów społecznościowych K-State. Byłem szczęśliwy, że udzielono mi wywiadu, aby promować i wyjaśniać uczniom zasady!
Nowa polityka social media oferuje wskazówki, włączenie do studentów https://t.co/altqMGvlGm
— Zach Perez (@ZachPerez1999) 20 Wrzeďżnia 2021 Rok
Zapobieganie naruszeniom bezpieczeństwa
Solidna Polityka mediów społecznościowych w połączeniu z odpowiednimi protokołami bezpieczeństwa pomaga chronić Twoje konta przed phishingiem, hakowaniem i kontami oszustów.
Zapobiegaj kryzysowi PR
Niejasna polityka społeczna, lub niespójne stosowanie tych polityk, spowodowały problemy dla Associated Press, gdy nagle zwolnili dziennikarkę Emily Wilder. Jaśniejsze wytyczne dotyczące stosowania polityk i działań mających na celu wyeliminowanie naruszeń zapobiegłyby temu, że stałoby się to poważnym problemem w zakresie PR.
Moje oświadczenie o zwolnieniu z pracy z Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx
– emily wilder (@vv1lder) 22 maja 2021 roku
Reaguj szybko, jeśli dojdzie do kryzysu lub naruszenia
Pomimo twoich starań, brkażdy lub kryzys może się jeszcze zdarzyć. Czasami naruszenie lub kryzys pochodzi z części organizacji, która nie ma nic wspólnego z mediami społecznościowymi. Nadal będziesz musiał zająć się tym na kanałach społecznościowych. Polityka społeczna zapewnia, że masz plan reagowania kryzysowego w miejscu.
Wyjaśnij obowiązki pracowników w zakresie mediów społecznościowych
Sędzia z Tennessee został niedawno ukarany za wysyłanie nieodpowiednich Wiadomości do kobiet z kont, które pokazywały go w szacie sądowej. Pismo z naganą stwierdza:
„Od sędziów oczekuje się, że przez cały czas będą przestrzegać najwyższych standardów postępowania i godności urzędu sądowego … nie ma wyjątku od tej zasady w przypadku korzystania z mediów społecznościowych.”
Trwa:
„Powstrzymasz się od używania swojego zdjęcia w szacie sądowej jako zdjęcia profilowego na dowolnej platformie społecznościowej, chyba że będziesz prowadził działalność sądową.”
Nie możesz zakładać, że pracownicy lub współpracownicy podejmą właściwą decyzję w mediach społecznościowych, chyba że wyraźnie to określisz. Na przykład, jeśli nie chcesz, aby publikowali posty podczas noszenia munduru, Powiedz to.
Zachęć swoich pracowników do wzmocnienia przekazu Twojej marki
Wszystko to powiedziawszy, nie chcesz zniechęcać pracowników do wzmacniania przekazu marki w mediach społecznościowych. Jasna polityka społeczna pomaga pracownikom wiedzieć, czym mogą i co powinni dzielić się w mediach społecznościowych, a co powinni pomijać.
Co powinna zawierać Polityka social media?
1. Role i obowiązki
Kto jest właścicielem jakich kont społecznościowych? Kto pokrywa jakie obowiązki na co dzień, co tydzień lub w razie potrzeby? Pomocne może być podanie nazwisk i adresów e-mail dla kluczowych ról, aby pracownicy z innych zespołów wiedzieli, z kim się skontaktować.
Obowiązki do pokrycia mogą obejmować:
Przynajmniej ta sekcja powinna ustalić, kto może mówić w imieniu Twojej marki w mediach społecznościowych-a kto nie.
2. Protokoły bezpieczeństwa
Jak wspomniano powyżej, istnieje wiele zagrożeń bezpieczeństwa w mediach społecznościowych. W tej sekcji masz możliwość dostarczenia wskazówek dotyczących ich identyfikacji i radzenia sobie z nimi.
Tematy do omówienia mogą obejmować:
- Jak często zmieniane są hasła do konta?
- Kto je utrzymuje i kto ma do nich dostęp?
- Jak często aktualizowane jest oprogramowanie Twojej organizacji?
- Z jakich urządzeń można korzystać w sieci?
- Czy pracownicy mogą korzystać z osobistych kont społecznościowych na komputerach biurowych?
- Z kim pracownicy powinni porozmawiać, jeśli chcą eskalować obawy?
3. Plan działania na kryzys bezpieczeństwa lub PR
Jednym z celów polityki mediów społecznościowych jest zapobieganie potrzebie planu zarządzania kryzysowego w mediach społecznościowych. Ale najlepiej mieć jedno i drugie.
Zastanów się, czy powinny to być dwa oddzielne dokumenty, zwłaszcza jeśli polityka mediów społecznościowych zostanie opublikowana publicznie.
Twój plan zarządzania kryzysowego powinien zawierać:
- Aktualna lista kontaktów w nagłych wypadkach z konkretnymi rolami: zespół social media, eksperci prawni i PR – aż do decydentów na poziomie C
- Wytyczne dotyczące określenia zakresu kryzysu
- Plan komunikacji wewnętrznej
- Proces zatwierdzania odpowiedzi
Wcześniejsze przygotowanie poprawi twój czas reakcji i zmniejszy stres dla osób bezpośrednio zarządzających kryzysem.
4. Zarys postępowania zgodnie z prawem
Szczegóły będą się różnić w zależności od kraju, a nawet stanu. Wymagania są znacznie bardziej rygorystyczne dla organizacji w branżach regulowanych. Pamiętaj, aby skonsultować się z doradcą prawnym w tej sekcji.
Co najmniej twoja polityka powinna dotyczyć następujących kwestii:
- Jak postępować zgodnie z prawem autorskim w mediach społecznościowych, zwłaszcza w przypadku korzystania z treści stron trzecich
- Jak postępować z informacjami o klientach i innymi prywatnymi danymi
- Ograniczenia lub wyłączenia odpowiedzialności wymagane dla opinii lub oświadczeń marketingowych
- Poufność informacji wewnętrznych organizacji
5. Wskazówki dotyczące osobistych kont pracowników w mediach społecznościowych
Wymagało to nagany od władz, aby wspomniany wyżej sędzia dowiedział się, że nie powinien używać szat na swoim zdjęciu profilowym na kontach osobistych. Nie zostawiaj pracowników w niewiedzy o tym, czego się od nich oczekuje.
Oczywiście nie można zbyt drakońsko mówić o tym, jak pracownicy korzystają z osobistych kont społecznościowych. Zwłaszcza, jeśli nie ma sposobu, aby przypadkowy obserwator zidentyfikował go jako pracownika Twojej firmy. Oto kilka wspólnych elementów polityki mediów społecznościowych związanych z kontami pracowników:
- Wytyczne dotyczące treści przedstawiających miejsce pracy
- Wytyczne dotyczące treści ukazujących Mundur
- Czy można wspomnieć o firmie w profilu bios
- Jeśli tak, wymagane są zastrzeżenia dotyczące treści przedstawiających opinie osobiste, a nie korporacyjne
- Wymóg identyfikacji się jako pracownik podczas omawiania firmy lub konkurentów
6. Wytyczne dotyczące rzecznictwa pracowników
Twój zespół mediów społecznościowych prawdopodobnie mówi głosem Twojej marki we śnie. A twoi oficjalni rzecznicy są gotowi odpowiedzieć na trudne pytania w locie. A co z resztą?
Pracownicy, którzy są podekscytowani swoją pracą, mogą być jednymi z najlepszych adwokatów w mediach społecznościowych.
Ale nie zawsze mogą dokładnie wiedzieć, co należy powiedzieć i kiedy. Na przykład nie chcesz, aby nadmiernie zapalony pracownik pisał o nowym produkcie lub funkcji przed jego uruchomieniem. Gdy ta funkcja zostanie uruchomiona, chcesz, aby mieli wszystkie narzędzia, których potrzebują, aby podzielić się nią ze światem.
Niektóre ważne elementy, które należy uwzględnić w tej sekcji polityki to:
- Czy masz zatwierdzoną bibliotekę treści i w jaki sposób pracownicy mogą uzyskać do niej dostęp?
- Czy pracownicy mogą nawiązywać kontakty z osobami wymieniającymi markę na portalach społecznościowych?
- Jak pracownicy powinni radzić sobie z negatywnymi komentarzami na temat firmy w mediach społecznościowych i kogo powinni powiadomić?
Jak wdrożyć politykę social media dla pracowników
1. Pobierz nasz szablon polityki mediów społecznościowych
Jest bezpłatny i zadaje wszystkie pytania, których potrzebujesz, aby zacząć.
Bonus: uzyskaj bezpłatny, konfigurowalny szablon polityki mediów społecznościowych, aby szybko i łatwo stworzyć wytyczne dla swojej firmy i pracowników.
2. Zasięgnij opinii zainteresowanych stron
Prawdopodobnie możesz uzyskać kilka świetnych pomysłów na temat swoich unikalnych potrzeb:
- mocni użytkownicy Twojego produktu
- zespół marketingu
- zespół społeczny
- zespół HR
- każdy rzecznik publiczny
- Twój zespół prawny
Nie zapomnij zaangażować w dyskusję stałych pracowników. W końcu ta polityka dotyczy wszystkich z nich.
Nie oznacza to, że potrzebujesz informacji zwrotnej od każdego pracownika. Ale uzyskaj informacje od kierowników zespołów, przedstawicieli związków lub innych osób, które mogą reprezentować grupy pracowników, aby poinformować Cię o wszelkich pomysłach, pytaniach lub wątpliwościach.
Na przykład większe konsultacje z dziennikarzami personelu mogły zaoszczędzić BBC wielu bólów głowy, gdy opublikowała nową Politykę mediów społecznościowych.
Wśród innych zasad, Polityka stwierdza:
„Jeśli Twoja praca wymaga zachowania bezstronności, nie wyrażaj osobistej opinii w sprawach porządku publicznego, polityki lub kontrowersyjnych tematów.’”
Ale Krajowy Związek Dziennikarzy powiedział, że mają obawy:
„Zmiany mogą ograniczać zdolność jednostek do znaczącego uczestnictwa i angażowania się w ważne dla nich sprawy – czy to w ich związkach zawodowych, społecznościach, czy w wydarzeniach takich jak duma.”
Prawdopodobnie rozwiązanie to mogło zostać rozwiązane przed wprowadzeniem polityki, a nie publicznie po fakcie.
# Nuj Michelle Stanistreet powiedziała: „to rozczarowujące, że nie było konsultacji ze związkami pracowniczymi w sprawie zmian zasad w mediach społecznościowych i będziemy podnosić wszystkie obawy członków i przedstawicieli NUJ, którymi podzielili się z nami, gdy spotkamy się z # BBC.”https://t.co/fFLqavU42k
— NUJ (@NUJofficial) Październik 30, 2020
Przygotowując swoją polisę, nie daj się wciągnąć w samouczki lub szczegóły. Nitty-gritty nieuchronnie się zmieni i szybko. Skup się na szerszej perspektywie.
3. Zdecyduj, gdzie będzie mieszkać Twoja polisa
Zdecydowanie zalecamy dodanie polisy do podręcznika pracowników, aby nowi pracownicy mogli z niej korzystać podczas wdrażania.
Ale gdzie dotychczasowi pracownicy będą mieli do niego dostęp? Czy będzie działał w firmowym intranecie lub na współdzielonych dyskach? W zależności od potrzeb Twojej organizacji, możesz rozważyć umieszczenie go również na zewnętrznej stronie internetowej (jak firmy użyte jako przykłady na końcu tego postu!).
4. Uruchom go (lub uruchom ponownie)
Niezależnie od tego, czy jest to wersja, czy zupełnie nowy dokument, upewnij się, że wszyscy wiedzą, że są nowe informacje, które muszą znać. Niezależnie od tego, czy ogłosisz to za pośrednictwem wewnętrznego e-maila, czy na spotkaniu dla wszystkich, upewnij się, że zostawiasz dużo miejsca i możliwości na pytania.
Jeśli uruchamiasz nową aktualizację, Dołącz listę kluczowych zmian i datę aktualizacji.
5. Zaplanuj aktualizację na przyszły rok (lub nawet następny kwartał)
Nierzadko zdarza się, że polityka mediów społecznościowych sięga ciemnych wieków 2013 Lub 2011. (Można powiedzieć, ponieważ używają buzzwords, takich jak „Web 2.0 „i” mikroblogi.”)
Media społecznościowe są w ciągłym ruchu, a twoje zasady dotyczące mediów społecznościowych będą wymagały regularnych aktualizacji. Sieci i funkcjonalności zmieniają się, pojawiają się nowe portale społecznościowe, a inne upadają.
Twoja polityka mediów społecznościowych nie może po prostu siedzieć w szufladzie (lub dokumencie Google.). Te polityki z początku 2010 roku nie mógł przewidzieć wzrost TikTok lub stały poziom połączenia ludzie mają teraz z ich urządzeń mobilnych.
Zobowiązanie się do corocznego, dwuletniego, a nawet kwartalnego przeglądu zapewni, że polityka pozostanie przydatna i trafna. Przynajmniej będziesz chciał upewnić się, że wszystkie szczegóły i informacje kontaktowe są aktualne.
6. Wyegzekwować
Tworzenie polityki mediów społecznościowych jest świetne. Ale jeśli nikt tego nie egzekwuje, po co się trudzić?
W maju Generalny Inspektor usług pocztowych Stanów Zjednoczonych opublikował rozczarowującą recenzję kanałów mediów społecznościowych USPS.
Wśród innych ustaleń, raport oznaczył:
„…niezatwierdzone konta dla 15 urzędów pocztowych, dziewięciu działów, trzech zespołów sprzedaży i wielu pracowników korzystających z ich społecznych mrachunki edia w charakterze urzędowym bez odpowiedniego zatwierdzenia.”
Dlaczego? Bo nie egzekwowali swojej polityki w mediach społecznościowych.
USPS następnie wydało pracownikom i kontrahentom” przypomnienie o polityce mediów społecznościowych”, że nie wolno im wypowiadać się w imieniu organizacji na stronach internetowych, blogach i innych formach mediów społecznościowych bez zgody.”Zauważyli również, że” zespół mediów społecznościowych przeprowadza rutynowe audyty witryn, które twierdzą, że reprezentują usługę pocztową.”
Lekcje dotyczą słuchania w mediach społecznościowych i audytów mediów społecznościowych.
Po pierwsze, Polityka mediów społecznościowych powinna zawierać harmonogram regularnych audytów w celu zidentyfikowania nowych kont, które twierdzą, że reprezentują twoją firmę.
Po drugie, twój zespół powinien angażować się w słuchanie społeczne. Pozwoli to zidentyfikować rozmowy społecznościowe na temat Twojej marki i wszelkie posty, które są sprzeczne z Twoją Polityką.
Upewnij się, że twoja polityka społeczna zawiera szczegóły dotyczące konsekwencji naruszenia wymagań, aby nikt nie był zaskoczony postępowaniem dyscyplinarnym, jeśli złamie zasady.
Przykłady polityki mediów społecznościowych
Czasami nie ma to jak przykład z prawdziwego świata, aby wszystko się zaczęło. Oto kilka świetnych modeli do modelowania podczas tworzenia własnej polityki mediów społecznościowych.
Nordstrom
Polityka Nordstrom w zakresie mediów społecznościowych jest krótka i na temat, ale obejmuje kluczowe szczegóły dla pracowników.
Key takeaway: „możesz być prawnie odpowiedzialny za treści, które publikujesz, więc szanuj marki, znaki towarowe i prawa autorskie.”
Gartner
Firma badawczo-doradcza Gartner prowadzi solidną politykę w zakresie mediów społecznościowych, która zachęca pracowników do zastanowienia się nad różnicą między ich osobistymi i zawodowymi osobami w mediach społecznościowych.
„Działając w swojej” profesjonalnej osobowości ” i publicznie identyfikując się jako współpracownik Gartnera, traktuj każdy swój post jako reprezentację marki Gartner, a nie jako osobę fizyczną.”
Dell
Firma Dell stworzyła prostą i przejrzystą politykę z rozsądnymi poradami dla każdego, kto korzysta z mediów społecznościowych.
„Wszyscy członkowie zespołu są zachęcani do mówienia o firmie i dzielenia się wiadomościami i informacjami, ale tylko autoryzowani i wyszkoleni rzecznicy mogą mówić w imieniu firmy Dell Technologies i wydawać oficjalne odpowiedzi firmy.”
Canadian Bar Association
Prawdopodobnie nie jest zaskoczeniem, że polityka mediów społecznościowych dla Stowarzyszenia Prawników i innych prawników jest dość szczegółowa na temat jego zasad i wymagań oraz tego, jak mają one zastosowanie do odpowiedniego prawa. Mimo to wytyczne są łatwe do zrozumienia.
Klucz na wynos: „wszystko, co piszesz lub publikujesz online, może być udostępniane poza określoną społecznością online, z którą jesteś zaangażowany. Dlatego twórz wszystko, co publikujesz, z założeniem,że może to przeczytać każdy.”
Rząd Kolumbii Brytyjskiej
Ten interaktywny, przyjemny wizualnie przewodnik zawiera wiele przykładów i pytań, o których pracownicy powinni pomyśleć podczas publikowania w mediach społecznościowych. Ma Wymagany poziom informacji o polityce, ale daje pracownikom agencję, zachęcając ich do zastanowienia się, jak ich posty społeczne wpływają na ich kolegów i pracodawcę.
Źródło: Rząd brytyjski Columbia
„Wybory, których dokonujemy i nawyki, które rozwijamy w naszym życiu osobistym w odniesieniu do mediów społecznościowych, mogą nie być odpowiednie w środowisku pracy. Pracownicy mają zaufanie do dokonywania etycznych wyborów. Jesteś odpowiedzialny za wykorzystanie swojego najlepszego osądu i sięganie po pomoc, gdy nie jesteś pewien.”
Łatwo zarządzaj wszystkimi profilami w mediach społecznościowych za pomocą Hootsuite. Z jednego pulpitu możesz planować i publikować posty, angażować obserwujących, monitorować odpowiednie rozmowy, mierzyć wyniki, zarządzać reklamami i wiele więcej.
Rozpocznij
Z łatwością zarządzaj wszystkimi mediami społecznościowymi w jednym miejscu i oszczędzaj czas dzięki Hootsuite.
