Przewodnik dla początkujących do okresów płac

Jak dowiedzieć się, czy tygodniowy, dwutygodniowy—półtygodniowy – a nawet kombinacja trzech-byłby najbardziej optymalnym harmonogramem okresów płac dla Twojej firmy?

Czynniki takie jak Preferencje pracowników i prawa pracy są oczywiste względy. Ale zależy Ci również na częstotliwości, która przyciąga i utrzymuje najlepsze wyniki oraz równoważy koszty administracyjne z celami zarządzania talentami.

Nie martw się, to nie jest tak skomplikowane, jak się wydaje. Czytaj dalej, omawiając podstawy okresów płac, a także narzędzia i wskazówki, które pomogą Ci poprawić płace.

Jakie Są Okresy Płac?

Okresy płac to powtarzające się okresy, w których płace pracowników są obliczane i wypłacane.

Ustawa Fair Labor Standards Act (FLSA) wprowadziła obowiązek płacenia pracownikom przez firmy w dniu ich regularnej wypłaty.”Ale nie sprecyzowano, jak często muszą przychodzić te wypłaty. Państwa wzięły sprawy w swoje ręce i ustanowiły standardy poprzez prawa dotyczące częstotliwości wypłat.

Najczęstsze okresy płac są tygodniowe, dwutygodniowe, półroczne i miesięczne. Chociaż płacenie Miesięczne jest nadal uważane za akceptowalne, żadne państwo nie zezwala na dwumiesięczne harmonogramy płac w tej chwili.

To, jak często płacisz pracownikom, jest decydującą decyzją, ponieważ bezpośrednio wpływa na rekrutację i utrzymanie. Oznacza to również, że zawsze powinieneś być w stanie dostarczać wypłaty konsekwentnie w oparciu o wybrany harmonogram.

Brak wypłaty, nawet o dzień lub dwa, może prowadzić do urazy pracowników i otwiera Cię na skargi FLSA. Ponadto kary i grzywny związane z naruszeniem płac są dość wysokie.

Podstawy okresów płacowych

Okresy płac mają kilka niuansów. Gdy zrozumiesz je wyraźnie, wybór odpowiedniego harmonogramu dla Twojej firmy stanie się znacznie łatwiejszy.

Cztery Rodzaje Okresów Płacowych

Istnieją cztery rodzaje okresów płac: tygodniowy, dwutygodniowy, półroczny i miesięczny. US Bureau of Labor Statistics (BLS) stwierdził, że okresy płac dwutygodniowych są najbardziej popularne, z 42% pracodawców płacących zgodnie z tym harmonogramem, a następnie 34% płacących tygodniowo, 19% miesięcznie i 5% miesięcznie.

Zdekodujmy każdy z powyższych harmonogramów płac poniżej.

Tygodniowo (52 Okresy Płac Rocznie)
Wybór tygodniowego okresu wypłaty wiązałby się z płaceniem 52 czeków w ciągu roku.

Jest to dobry system dla firm zatrudniających pracowników godzinowych lub pracowników o niższych zarobkach, którzy zazwyczaj nie mają siatki bezpieczeństwa finansowego na nieoczekiwane wydatki. Dlatego tygodniowe wynagrodzenie jest powszechne w budownictwie, produkcji, górnictwie i transporcie.

Płatności tygodniowe są również najbardziej kosztownym i czasochłonnym harmonogramem płac. Niemniej jednak może to być warte twojego czasu, biorąc pod uwagę skład Twoich pracowników, praktyki księgowe i cele rekrutacyjne.

Dwutygodnik (26 Okresów Płac Rocznie)
Okresy płac dwutygodniowych oznaczają 26 wypłat rocznie.

Częstotliwość ta działa zarówno dla pracowników godzinowych, jak i pracowników najemnych i jest wyraźnym faworytem rozwijających się firm. Podczas gdy 73% dużych firm ma system płatności dwutygodniowych, 32% małych firm woli go. Ten okres wynagradzania jest niezwykle popularny w branży edukacji i służby zdrowia.

Półroczne (24 Okresy Płac Rocznie)
Ponieważ płacisz dwa razy w miesiącu, w półrocznym okresie płacenia będziesz musiał zapłacić 24 czeki w ciągu roku.

Jest to bardzo prosta częstotliwość płac, gdzie okres trwa od 1st miesiąca do 15th, a od 16th do końca miesiąca. Wynagrodzenia za pracę, takie jak technologie informatyczne, Finanse i usługi zawodowe, są najczęściej opłacane co pół roku.

Pamiętaj, że zarządzanie tymi płatnościami jest trudne, ponieważ okresy płac nie pokrywają się już z tygodniem pracy.

Co byś zrobił, gdy Twoja wypłata wypada w weekend? Jak obliczyć nadgodziny w oparciu o 40-godzinny tydzień pracy? Są to pytania, na które musisz odpowiedzieć, aby ta częstotliwość płac działała.

Jednak zgodnie z tym harmonogramem zaoszczędzisz od tego okazjonalnego dylematu konieczności płacenia trzech wypłat w ciągu miesiąca.

Miesięcznie (12 Okresów Płacowych Rocznie)
Miesięczny okres wypłaty daje 12 wypłat w roku.

Chociaż najmniej powszechne we wszystkich grupach biznesowych, miesięczne okresy płac są najłatwiejszym i najtańszym harmonogramem do administrowania i nadaje się do pracy na stanowiskach. Płacąc swoim pracownikom nadal musisz starannie planować i budżetować.

Zastosowanie Prawa Pracy

Przy ustalaniu okresów płac należy wziąć pod uwagę przepisy federalne i stanowe.

Co sprawia, że rzeczy interesujące jest stany regulują częstotliwość płac okres, a nie IRS. W Kalifornii częstotliwość płac pracowników jest regulowana zgodnie z datą kalendarzową i ma różne zasady mające zastosowanie do różnych branż. Z drugiej strony, niektóre państwa mają specjalne przepisy w celu ochrony określonych rodzajów pracowników. Rhode Island, na przykład, daje pracownikom opieki nad dziećmi możliwość wyboru, jak często są one wypłacane.

Dlatego musisz skontaktować się z Departamentem pracy swojego stanu, aby uzyskać dokładniejsze informacje na temat przepisów dotyczących płac, w których działasz.

Obliczanie Wynagrodzenia Brutto

Okresy płac wpływają również na wynagrodzenie brutto jednostki za rok. Dlatego pracodawcy i pracownicy muszą zrozumieć swoje harmonogramy płac przy obliczaniu całkowitej płacy brutto, ponieważ uwzględnia to zgłoszenia podatkowe, odliczenia i oczekiwania dotyczące zarobków.

W przypadku osób otrzymujących wynagrodzenie roczne wynagrodzenie brutto jest po prostu ich wynagrodzeniem, ale ich miesięczne wynagrodzenie brutto jest wynagrodzeniem podzielonym przez 12. W przypadku pracowników zatrudnionych w godzinach pracy wynagrodzenie brutto jest obliczane poprzez pomnożenie liczby przepracowanych godzin przez ich wynagrodzenie godzinowe, plus wszelkie korekty za nadgodziny.

Jak widać, istnieje wyraźne rozróżnienie między pracownikami zatrudnionymi na etacie a pracownikami zatrudnionymi na etacie. Podczas gdy wynagrodzenie brutto pierwszego z nich jest spójne w poszczególnych okresach płac, drugi otrzymuje zróżnicowane wypłaty w różnych okresach płac.

Rozważania Nadgodzin

Zgodnie z FLSA Nadgodziny powinny być wypłacane w wysokości 1,5-krotności zwykłej stawki godzinowej za przepracowane godziny powyżej 40 w tygodniu. Jednak kilka państw ma dodatkowe wymagania.

Ponadto Departament Pracy wydał ostateczną zasadę nadgodzin, aby zwiększyć próg minimalnego wynagrodzenia za zwolnienie z nadgodzin z 23 660 USD rocznie do 35 568 USD rocznie. Każdy pracodawca będzie zatem musiał dokonać przeglądu swoich zwolnionych pracowników i ustalić, czy potrzebują nowego progu, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Jeśli masz większą liczbę pracowników nieobjętych zwolnieniem uprawnionych do zarabiania w godzinach nadliczbowych, powinieneś wziąć pod uwagę oba czynniki przy wyborze cyklu płac. Jeśli zdecydujesz się na przykład na rozkład miesięczny, będziesz musiał zapłacić 15 i ostatniego dnia miesiąca, a każdy okres płatności będzie miał inną liczbę dni. Dodatkowo, możliwe jest również, że okres płacy kończy się w środku tygodnia pracy.

Z tego powodu Twoim menedżerom HR trudniej będzie obliczyć Nadgodziny dla pracowników godzinowych w tym harmonogramie.

Wyjątki Od Roku Przestępnego

Niektóre lata będą miały dodatkowy okres płacy w zależności od tego, jak skonfigurujesz listę płac i kiedy przypada ostatni okres płacy. Jest to znany jako okres płatny rok przestępny, który dotyczy tylko pracowników najemnych, wypłacanych co dwa tygodnie, co skutkuje 27-tym okresem wynagrodzenia w roku.

Na szczęście istnieją opcje radzenia sobie z dodatkowym okresem wynagrodzenia.

Jeśli przewidujesz dodatkowy okres płacy i zapewnisz uczciwe powiadomienie, możesz podzielić indywidualną roczną pensję przez 27 zamiast 26 lub przez 53 tygodnie zamiast 52. Jeśli jednak nie złapiesz go na czas, po prostu będziesz musiał wprowadzić poprawki. Wielu pracodawców pozwala na dodatkowy okres wynagrodzenia i bierze stratę w płacach.

5 narzędzi usprawniających płatności w okresie płatniczym

Przetwarzanie listy płac może być kosztowne. Musisz zrekompensować czas potrzebny na obliczenie wynagrodzenia i nie ma znaczenia, czy zatrudnisz kogoś do zrobienia tego ręcznie, czy korzystasz z zaawansowanej usługi płac online.

Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę dokładność i wygodę, korzystanie z usługi płacowej nie wymaga myślenia. Poniżej zestawiliśmy listę pięciu najlepszych usług płacowych, aby usprawnić płace w oparciu o okresy płac.

Gusto

Gusto jest tak przyjazny dla użytkownika, jak usługa płacowa online może uzyskać. Prawie każdy może skonfigurować, zarządzać i płacić pracownikom.

Uruchamianie listy płac zajmuje kilka minut i można to zrobić na autopilocie, zakładając, że sprawy nie zmieniają się w każdym cyklu płac. Wszystko, co musisz zrobić, to karmić w harmonogramie wynagrodzeń i oglądać swoich pracowników dostać swoje składki w wyznaczonym terminie. Nieograniczony cykl płac pozwala na wydawanie płatności w dowolnym momencie, dzięki czemu nie jesteś zablokowany w cyklach tygodniowych lub dwutygodniowych.

To rozwiązanie płacowe może obliczyć i złożyć podatki. Wszystkie podatki lokalne, stanowe i federalne są automatycznie wypłacane do właściwego biura rządowego za każdym razem, gdy prowadzisz listę płac. Co więcej, otrzymujesz tę korzyść bez dodatkowych kosztów!

ADP Payroll

ADP Payroll to kompleksowe rozwiązanie HR, które zajmuje się większością działań biznesowych, w tym zatrudnianiem, śledzeniem czasu, sprawdzaniem przeszłości i przetwarzaniem płatności.

Oprogramowanie przejmuje kontrolę po zakończeniu wprowadzania pracowników do systemu i konfigurowania ich harmonogramów płac i stawek. Nie tylko pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także zapewnia dokładne i szybkie płace i podatki. Dodatkowo możesz śledzić godziny pracy swoich pracowników, zarządzać ich dniami urlopowymi i wnioskami o WOM.

ADP Payroll ma aplikację mobilną, która pozwala menedżerom zatwierdzać płace w podróży. Możliwość integracji z innymi aplikacjami to kolejna korzyść, która może być pomocna dla Twojej firmy.

OnPay

OnPay to kolejna łatwa w użyciu usługa płacowa, która oferuje opcje obsługi pracowników i kontrahentów.

Możesz używać oprogramowania do płacenia zarówno pracownikom W-2, jak i 1099 kontrahentom i eliminowania typowych pracochłonnych i kosztownych zadań związanych z listą płacową, takich jak wyciąganie drukowanych formularzy podatkowych. Ta usługa prowadzi listy płac we wszystkich 50 stanach bez dodatkowych kosztów i może nawet współpracować z IRS w Twoim imieniu!

Pracownicy mają możliwość samoobsługi własnej listy płac. Mogą oni wejść na pokład, uzyskać dostęp do swojego konta nawet po opuszczeniu firmy i zmienić swoje dane osobowe w dowolnym momencie. Pracownicy mogą również zarządzać dobrowolnymi potrąceniami związanymi ze świadczeniami pracowniczymi bezpośrednio online.

QuickBooks Payroll

Chociaż bardziej znany z rozwiązań księgowych, rozwiązanie płacowe QuickBooks stale staje się popularne wśród właścicieli firm ze względu na niestandardowe rozwiązania.

Usługa automatycznie oblicza i płaci wszystkie podatki federalne, stanowe i lokalne w każdym cyklu płatniczym. Istnieje również system ochrony przed karami podatkowymi, w którym firma zapłaci do $25,000, jeśli wystąpi błąd w liście płac, który spowoduje, że zostaniesz ukarany karą podatkową.

Wszystkie rejestry i raporty księgowe są aktualizowane w czasie rzeczywistym w każdym cyklu płatniczym, co ułatwia udostępnianie informacji księgowemu. Gorąco polecamy tę usługę płac online, jeśli już korzystasz z QuickBooks Online dla swoich potrzeb księgowych.

Rippling

Rippling to w pełni automatyczne rozwiązanie płacowe, które sprawia, że płacenie pracownikom jest proste.

Możesz użyć tego narzędzia, aby zapłacić wszystkim pracownikom i kontrahentom, niezależnie od ich demografii. Synchronizuje dane kadrowe z płacami, co eliminuje potrzebę ręcznej pracy. Usługa jest również superszybka, z każdym uruchomieniem listy płac trwającym tylko około 90 sekund.

Zgodność z przepisami podatkowymi i ich wypełnianie są w pełni zautomatyzowane.

Rippling jest również wyposażony w kompleksowe rozwiązanie do raportowania, dzięki któremu możesz być na bieżąco ze wszystkimi sprawami związanymi z płacami. Jak mówią, wiedza to potęga!

3 sztuczki dla udanych okresów wypłat

Przyjrzyjmy się trzem najlepszym praktykom, aby przygotować się na sukces płacowy.

Zautomatyzuj swój system płacowy jak najszybciej

Według American Payroll Association, wskaźniki błędów z ręcznych procesów płacowych może kosztować 1% -8% całkowitej listy płac. Jeśli jednak zautomatyzujesz system płacowy, konfigurując oprogramowanie płacowe, błędy te drastycznie się zmniejszą.

Przez większość czasu konfiguracja systemu jest procesem jednorazowym. Wprowadzasz dane swojego pracownika, ustalasz okres wypłaty i stawki i gotowe! Bułka z masłem.

Zapobiegaj Kradzieży Czasu

Kradzież czasu polega na tym, że pracownicy celowo rejestrują nieprawidłowo godziny pracy, biorą zbyt długie przerwy i spędzają godziny pracy na czynnościach niezwiązanych z pracą. Niektóre z nich mogą nawet używać “buddy punching”, aby zameldować się w systemie, nawet gdy są nieobecni.

Oczywiście praktyki te są nieuczciwe i mają katastrofalne skutki dla Twojej firmy.

Aby zapobiec kradzieży czasu, należy wdrożyć system sprawdzania, który automatycznie rejestruje godziny pracownika po zalogowaniu się lub przesunięciu karty. Wykorzystanie biometrycznego sprzętu do logowania, takiego jak skaner linii papilarnych, to kolejna dobra wskazówka.

Przeprowadzanie Regularnych Audytów Procesów

Niezależnie od tego, czy masz ręczny system kart czasowych, czy komputerowy, ważne jest, aby kontrolować swoje procesy co najmniej raz w roku. Tak, nawet zautomatyzowany system może powodować błędy.

Nie złapanie błędów procesowych na czas może skończyć się drogo kosztować. Możesz błędnie zaklasyfikować nowego pracownika, zapomnieć o zwiększeniu wynagrodzenia niedawno promowanego pracownika lub przepłacić pracownika z powodu błędu matematycznego—tak wiele rzeczy może pójść nie tak.

Właśnie dlatego powinieneś dokładnie sprawdzić wszystkie dokumenty i procesy, aby upewnić się, że wszystko jest w optymalnym stanie.

Co dalej

Decydujące znaczenie ma wybór odpowiednich okresów płac—takich, które zapewnią pracownikom satysfakcję i nieprzerwaną pracę. Gdy już to posortujesz, powinieneś skupić się na czynnikach, które usprawniają przetwarzanie płac, czyniąc je bezbłędnymi i zgodnymi z przepisami.

Oto kilka innych przewodników, które mogą jeszcze bardziej usprawnić procesy płacowe:

  • Najlepsi dostawcy usług PEO
  • Najlepsze systemy rejestracji czasu pracy
  • Najlepsze usługi outsourcingu HR
Total
0
Shares
Related Posts

Przegląd JazzHR

Głównym celem JazzHR jest pomoc małym i średnim firmom w przyciąganiu i zatrudnianiu kandydatów. Jest to nasz najlepszy…