Przewodnik dla początkujących do audytów płacowych

Prowadzenie listy płac wpływa na morale pracowników i odzwierciedla stabilność finansową i reputację organizacji. I chociaż nie powinno być miejsca na błędy, kilka rzeczy może pójść nie tak.

Możesz wprowadzić nieprawidłowe liczby, zapomnieć o usunięciu pracownika z listy płac lub nie dodać ostatnio podwyżki płacy pracodawcy. Przeprowadzenie audytu płacowego pomoże zidentyfikować i wyeliminować te problemy, ostrzegając Cię o wcześniejszych wpadkach.

W tym przewodniku pokażę Ci, jak przeprowadzić udany audyt płacowy i omówić kilka najlepszych praktyk płacowych, aby utrzymać wszystko w najlepszej formie.

Co To jest audyt płacowy?

Ogólnie rzecz biorąc, audyty są wykonywane w celu potwierdzenia, że kwoty dolara są prawidłowe i procedury są zakończone poprawnie.

Audyt płacowy analizuje procesy płacowe w firmie, aby zweryfikować ich przydatność i zapewnić dokładność i zgodność. Proces polega na przyjrzeniu się konkretnym aspektom, takim jak aktywni pracownicy firmy, płace, stawki płac i zwolnienia podatkowe.

Ogólnie rzecz biorąc, audyty płacowe są wewnętrzne. Oznacza to, że to Ty lub ktoś z Twojej firmy, który je prowadzi. Ale zalecam również uzyskanie pomocy zewnętrznej, jeśli to możliwe, aby uzyskać bezstronną opinię.

Podstawy audytu płacowego

Twoja lista płac określa, jak prosty będzie audyt płacowy. Na przykład, jeśli masz dziesięciu pracowników, audyt będzie stosunkowo prostą sprawą. Jednak w przypadku Przedsiębiorstwa Wielobranżowego zatrudniającego tysiące pracowników w różnych lokalizacjach, w tym niezależnych wykonawców lub pracowników sezonowych, sprawy będą bardziej złożone i czasochłonne.

Niezależnie od złożoności, powinieneś spróbować wdrożyć i wykonać skuteczną procedurę, która pomaga zidentyfikować i wyeliminować błędy związane z płacami. Poniżej znajduje się przegląd podstaw audytu płacowego.

Zweryfikuj pracowników na liście płac

Rotacja i wyniszczenie pracowników odbywa się przez cały rok. Dlatego ważne jest, aby tylko ci pracownicy, którzy faktycznie pracowali w tym okresie płacy, otrzymywali czeki.

Przejrzyj listę płac i sprawdź wszystkich pracowników. Ta lista powinna pasować do Twoich aktualnych danych o zatrudnieniu. Jeśli znajdziesz pracownika, który już dla ciebie nie pracuje, natychmiast go usuń.

Należy również sprawdzić wszystkich pracowników, którzy tymczasowo nie pracują z powodu FMLA, macierzyństwa, adopcji, ojcostwa lub zwolnienia lekarskiego. Wpływ tych rozważań na bieżące i przyszłe płace powinien być uwzględniony i odpowiednio udokumentowany.

Jeśli chodzi o niezależnych wykonawców i zewnętrznych dostawców, potwierdź okresy umowy dla każdego podmiotu, aby upewnić się, że płacisz im tylko należną kwotę.

Sprawdź stawki płac i Kategorie czasowe dla każdego pracownika

Przeanalizuj stawki płac wymienione w istniejącym systemie płac Twojej firmy, upewniając się, że są one prawidłowe dla każdego pracownika w określonych okresach płac, w tym dla jego wynagrodzenia podstawowego, odliczeń podatkowych, potrąceń, stawek za nadgodziny i innych obowiązujących opłat.

Dodatkowo, promocje, bonusy i podwyżki wynagrodzeń mogą się zdarzyć w każdej chwili przez cały rok. Jeśli więc jakikolwiek pracownik otrzyma podwyżkę lub awans w okresie audytu, należy natychmiast dostosować jego stawkę wynagrodzenia, aby odzwierciedlić zmiany.

Kategorie czasu są kolejnym czynnikiem przy płaceniu pracownikom.

Kilka firm przyznaje pracownikom określone kategorie czasu płac, takie jak płatny urlop i zwolnienie lekarskie. Twoim zadaniem jest prawidłowe oznaczanie tych godzin w oparciu o odpowiednią etykietę czasu pracy, taką jak urlop wypoczynkowy, urlop w żałobie i zwolnienie lekarskie. Gdy to zrobisz, sprawdź i porównaj stawki wynagrodzeń z rekordami obecności pracowników.

Zwracaj uwagę na godziny nadliczbowe, zwolnienia lekarskie i dni wolne podczas przeglądania dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć nadmiernej rekompensaty i niedopłat.

Pogodzić Wszystkie Swoje Listy Płac

Porównaj swoje dane płacowe z Księgą główną firmy, aby każdy wydatek płacowy odnotowany w księdze głównej odpowiadał ustaleniom audytu płacowego.

Ważne jest również uzgadnianie dokumentacji płacowej z wyciągami bankowymi firmy. Sprawdź, czy suma rachunku bankowego Twojej firmy pasuje do twoich wewnętrznych ksiąg. Wszelkie zmiany powinny odzwierciedlać zarówno wewnętrzne, jak i w wyciągach bankowych. Gorąco polecam posiadanie osobnego konta bankowego, aby uprościć uzgadnianie rachunków bankowych.

Sprawdź Prawidłowość Podatkową Zatrudnienia

Potwierdzenie dokładnego potrącenia i ograniczenia podatku jest kolejnym kluczowym aspektem audytu płacowego. W ten sposób nie będziesz płacił nadmiernych kar i opłat oraz unikniesz kosztownych błędów.

Upewnij się, że potrącasz odpowiednią kwotę podatków od wynagrodzeń każdego pracownika, w tym z Ubezpieczeń Społecznych, podatków Medicare i federalnych podatków dochodowych. Być może będziesz musiał wstrzymać Państwowy i lokalny podatek dochodowy, więc miej na to oko.

Należy również zweryfikować dokładność raportów płacowych, takich jak formularz IRS 941. Wszystkie płace i podatki potrącane u źródła wymienione w raportach płacowych powinny być zawsze zgodne ze starymi zapisami.

5 narzędzi usprawniających audyt płacowy

Wierzę w prostotę. Właśnie dlatego zachęcam właścicieli firm do wyboru wydajnych i nowoczesnych rozwiązań płacowych, aby audyt płac i płac był łatwy i dokładny.

Wykorzystanie technologii minimalizuje ręczną pracę wymaganą do przeprowadzenia audytu płacowego i sprawia, że jest to mniej czasochłonne. Mając to na uwadze, rzućmy okiem na jedne z najlepszych programów płacowych, które możesz wypróbować.

1. ADP

ADP to idealna opcja dla firm poszukujących kompleksowego rozwiązania. Oferuje wszystko, od zatrudniania do sprawdzania przeszłości do przetwarzania płatności. Nawet najtańszy plan oferuje pełną obsługę płac, samoobsługowy portal pracowników, bezpośrednie wpłaty i funkcje raportowania.

Oprogramowanie oferuje również mnóstwo integracji aplikacji. Współpraca z benefit providers umożliwia użytkownikom ADP (zarówno pracownikom, jak i działom HR) dostęp do wielu cennych korzyści, takich jak zniżki na produkty za pośrednictwem LifeMart i integracja z outsourcingowym oprogramowaniem HR i zegarem czasu.

2. Gusto

Gusto może w pełni zautomatyzować Twoją listę płac dzięki szerokiej gamie funkcji. Jego oferta obejmuje możliwość administrowania ubezpieczeniem zdrowotnym, bezpłatny depozyt bezpośredni i automatyczne wypełnianie podatków lokalnych, stanowych i federalnych.

To wydajne rozwiązanie płacowe oferuje również niezwykle oszczędną w czasie funkcję samodzielnego wdrażania pracowników. Z tego powodu nowi pracownicy mogą wprowadzać swoje dane osobowe bezpośrednio po zalogowaniu się do Serwisu i zostaną automatycznie zgłoszeni do administracji rządowej. Dodatkowo, każda część wynagrodzenia jest wysyłana e-mailem bezpośrednio do każdego pracownika.

3. QuickBooks Payroll

Gorąco polecam Intuit QuickBooks dla tych, którzy już używają QuickBooks do księgowości. Ale nawet jeśli nie, to oprogramowanie płacowe jest nadal doskonałą opcją dla tych, którzy preferują oprogramowanie z pełną obsługą lub potrzebują pomocy w konfigurowaniu płac, dzięki wysoce wydajnemu zespołowi, który przeprowadzi Cię przez Konfigurowanie deklaracji podatkowych i płatności podatkowych.

Wszystkie podatki lokalne, stanowe i federalne są obliczane i opłacane automatycznie w każdym sezonie podatkowym. Możesz również uruchomić Auto Payroll, aby przyspieszyć uruchamianie listy płac. Inną ciekawą cechą QuickBooks jest ochrona przed karami podatkowymi. QuickBooks zapłaci do $25,000, jeśli wystąpi błąd w liście płac, powodując, że zostaniesz uderzony karą podatkową.

4. OnPay

OnPay to platforma oparta na chmurze, która oferuje obsługę telefonu, poczty e-mail i czatu na żywo zaprojektowaną głównie dla mniejszych firm.

Jest wyposażony w automatyczne odliczenia od wynagrodzeń, płatności podatku od wynagrodzeń i gwarantowane dokładne i terminowe zgłoszenia podatkowe i płatności. Pomyśl o tym jako o najlepszym oprogramowaniu do płac, które utrzyma właścicieli małych firm na szczycie listy płac.

OnPay jest również idealny, jeśli szukasz specjalistycznego rozwiązania płacowego dla firm działających w określonych branżach z unikalnymi środkami. Więc jeśli prowadzisz restaurację, organizację non-profit, kościół lub farmę, wiesz, co kupić.

5. Rippling

Z technicznego punktu widzenia Rippling jest oprogramowaniem kadrowo-płacowym jako dodatkową funkcją. Mimo to wielu użytkowników preferuje go ze względu na wysoką przystępność cenową i solidne funkcje integracji oprogramowania. Jego zdolność do integracji z ponad aplikacjami 500+, z których wiele możesz już korzystać, jest jednym z głównych powodów, dla których oprogramowanie znajduje się na tej liście.

Może automatycznie zsynchronizować wszystkie dane, aby uruchomić listę płac, dzięki czemu cały proces jest szybszy i łatwiejszy. Możesz także zarządzać swoimi korzyściami, zgodnością i innymi powiązanymi aspektami na jednej nowoczesnej platformie.

5 sztuczek do audytu płac

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób możesz zwiększyć efektywność audytów płac i płac.

1. Zastosuj Zaawansowane Oprogramowanie Płacowe

Ręczne wykonywanie płac lub korzystanie z przestarzałych narzędzi do obsługi płac to najczęstsze przyczyny nieefektywności w zakresie płac. Więc jeśli zrobisz jedno z tych dwóch, najwyższy czas, aby uaktualnić.

Dobre oprogramowanie do zarządzania płacami nie tylko pomoże Ci poprawić wydajność płac, ale także zautomatyzuje powtarzalne i monotonne procesy i pomoże wcześnie zidentyfikować błędy. Dodatkowo, kilka rozwiązań programowych oferuje doskonałą obsługę klienta, aby jeszcze łatwiejsze było prowadzenie płac. To sytuacja, w której wszyscy wygrywają.

2. Przejrzystość Systemu Praktyki

Musisz ustanowić politykę płacową i umieścić ją na piśmie, jeśli chcesz zapobiec przypadkowej kradzieży czasu, niedostatecznie opłacanych podatków, błędnej klasyfikacji pracowników i innych błędów płacowych.

Polityka powinna określać, w jaki sposób pracownicy są klasyfikowani i jak obliczane są płace, pensje, awanse i podwyżki. Należy również wspomnieć o tym, jak działa proces płatności, kiedy wchodzą w życie zmiany w zakresie płac i jak firma radzi sobie z błędami płacowymi. Chodzi o to, aby uwzględnić każdy aspekt, aby płace były jak najbardziej przejrzyste.

Po zakończeniu upewnij się, że każdy pracownik ma jego kopię lub dostęp do niego za pośrednictwem portalu pracowniczego.

3. Bądź na bieżąco z najnowszymi zasadami i przepisami

Federalne i stanowe przepisy pracy i tabele podatkowe IRS zmieniają się z roku na rok. Właśnie dlatego powinieneś upewnić się, że Twoja znajomość tych przepisów jest zawsze aktualna.

Najlepszym sposobem na to jest pobranie najnowszych tabel podatkowych ze strony IRS. Jeśli korzystasz z oprogramowania do obsługi płac, skonfiguruj ustawienia, aby aktualizować je automatycznie co roku, aby zachować zgodność z przepisami. Należy również zwrócić uwagę na wszelkie zmiany przepisów rządowych, a mianowicie potrącanie podatku dochodowego, potrącanie alimentów na dzieci,podatki od bezrobocia oraz różne obliczanie i opodatkowanie świadczeń.

4. Spraw, aby audyt stał się rutynową praktyką

Spróbuj przeprowadzić audyt płacowy co najmniej raz w roku, jeśli chcesz ograniczyć straty czasu i pieniędzy. Dotyczy to również osób z systemem skomputeryzowanym, ponieważ nawet zautomatyzowane mogą powodować błędy.

Możesz przepłacić pracownika z powodu błędu matematycznego, nieprawidłowo sklasyfikować status podatkowy nowego pracownika lub zapomnieć o podwyżce wynagrodzenia innego pracownika. Dlatego musisz dokładnie sprawdzić wszystkie dokumenty i procesy, aby upewnić się, że wszystko działa tak, jak powinno.

5. Analizuj wyniki, aby wprowadzić ulepszenia

Zapoznaj się z wynikami audytu płacowego, analizując wyniki i formułując przemyślane zalecenia skupione na ulepszaniu obecnych procesów i opracowywaniu nowych strategii, aby kadry płacowe były wydajne i dokładne. To z tego powodu eksperci zachęcają do uzyskania dostawcy outsourcingu płac zamiast audytora wewnętrznego.

Audytor wewnętrzny może mieć trudności z obiektywnym spojrzeniem na procesy, ponieważ często rozwijają je własne działy lub współpracownicy. Przeciwnie, zewnętrzny audytor ma bardziej obiektywny punkt widzenia i może wydawać zalecenia bez przeszkód ze względu na wewnętrzne uprzedzenia.

Niezależnie od tego, co robisz, upewnij się, że przyspieszysz rozwój płac Twojej firmy, pomagając jej osiągnąć większą dokładność, zgodność i wydajność w krótszym czasie.

Co dalej

Chociaż nie każdy błąd płac spowoduje, że Urząd Skarbowy zapuka do Twoich drzwi, nadal powinieneś podejmować aktywne wysiłki, aby upewnić się, że wszystkie działania naprawcze są prawidłowe i mogą naprawdę pomóc w naprawieniu błędów.

Oczywiście najlepszym sposobem na uniknięcie błędów związanych z płacami jest rutynowy i dokładny audyt płacowy. Musisz również znać liczbę pracowników na liście płac, ich stawki płac i harmonogramy, a także znać stale zmieniające się przepisy, zasady i przepisy prawne.

Aby to zapewnić, oto kilka innych przewodników, które mogą jeszcze bardziej usprawnić procesy płacowe:

  • Najlepsze systemy rejestracji czasu pracy
  • Najlepsze usługi outsourcingu HR
  • Najlepsi dostawcy usług PEO
Total
0
Shares
Related Posts

Gusto vs. QuickBooks

Gusto i QuickBooks to internetowe systemy płac zaprojektowane, aby pomóc Ci zarządzać wszystkimi tajnikami zarządzania płacami, w tym…

Comeet Review

Comeet jest unikalnym oprogramowaniem do śledzenia kandydatów, ponieważ obejmuje wszystkich pracowników w procesie rekrutacji, a nie tylko rekruterów.…